Hankintaperiaatteet

Soveltaminen

Näitä hankintaperiaatteita sovelletaan kaikkiin Ilmarisen hankintoihin. 

Hankintatoiminta

Ilmarisen hankintatoiminta on suunnitelmallista ja jatkuvaa toimintaa tavaran- ja palveluntoimittajien kartoituksen sekä valinnan osalta. Hankintatoiminnalla tarkoitetaan yhtiölle ostettavien tavaroiden ja palveluiden sekä aineettomien oikeuksien ostamista. Ilmarisessa hankinnat hoidetaan keskitetysti yhtiö- tai linjatasolla sovitun vastuunjaon mukaisesti. 

Tavoitteet ja valtuudet

Ilmarisen hankinnat tehdään kriittisen tarveharkinnan perusteella suunnitelmallisesti, kustannustehokkaasti sekä mahdollisimman yhdenmukaisesti ja keskitetysti. Noudatamme vakioituja tarjous-, päätöksenteko- ja sopimus-menettelyjä, jotta hankinnat tehdään Ilmarisen tarpeiden kannalta optimaalisesti. 

Hankintavaltuudet perustuvat Ilmarisen päätöksentekovaltuuksiin. Hankintatoiminnan tavoitteiden saavuttamiseksi sekä laadukkaan osto-osaamisen varmistamiseksi hankinnat tehdään yhtiö- tai linjatasolla keskitetysti hankintaohjeiden mukaisesti. 

Vastuullisuus

Ilmarisen hankinnat tehdään lain ja määräysten sekä Ilmarisen sisäisten ohjeiden mukaisesti. Hankintaperiaatteet ja -ohjeet perustuvat Ilmarisen liiketoimintaperiaatteisiin (Code of Conduct), lähipiiriohjeistukseen sekä lahjonnan vastaisiin periaatteisiin.  Huolehdimme myös siitä, että eturistiriidat eivät vaikuta päätöksentekoon Ilmarisessa.

Liikesuhteittemme solmimisen ja ylläpidon lähtökohtana on, että tavaran- ja palvelutuottajamme sitoutuvat vastuullisiin toimintatapoihin sekä muutenkin noudattavat hyvää liiketoimintatapaa.

Otamme hankinnoissamme huomioon myös ympäristönäkökohdat.

Hankintaprosessi ja valintaperusteet

Ilmarisen hankinnat tehdään hyvän tavan mukaisin markkinaehdoin ja pääsääntöisesti hankinnat kilpailutetaan.

Hankinnat perustuvat tarjouspyyntöjen perusteella saatuihin tarjouksiin. Sopimusprosessissa hyödynnetään juridista asiantuntemusta. Hankintasopimukset talletetaan Ilmarisen sopimusrekisteriin.

Hankintaprosessi on mahdollisimman tarkoituksenmukainen ja kustannustehokas. Esimerkiksi kilpailutuksen järjestäminen ja sen laajuus päätetään hankinnan merkittävyyden perusteella.

Hankintatoiminnassa otetaan huomioon markkinoiden jatkuva muuttuminen ja kehittyminen muun muassa teknisten ominaisuuksien, palvelun laadun ja hinnan osalta. Toimittajaa valittaessa kiinnitetään huomiota siihen, miten hyvin kokonaisratkaisu palvelee Ilmarisen tarpeita.

Valintakriteereinä ovat muun muassa yrityksen ammattitaito, luotettavuus, vastuullisuus, resurssit ja toimituksen kilpailukykyinen hinta.

Hankintaperiaatteita täydentävät hankintaohjeet

Hankintaperiaatteiden pohjalta on laadittu yhtiötasoiset hankintaohjeet, jotka tarkentavat hankintamenettelyn tarjous- ja sopimusprosessia, ja jotka koskevat kaikkia hankintoja. Eräiden hankintojen osalta on laadittu lisäksi erilliset yksityiskohtaiset hankintaohjeet (esim. IT-hankinnat ja kiinteistö-rakennuttaminen), jotka noudattavat Ilmarisen hankintaperiaatteita ja yhtiötason hankintaohjeita.