Tietojen käsittely ja rekisteriselosteet

Ilmarinen hoitaa lakisääteistä työeläketurvaa. Tätä tehtävää varten Ilmarinen ylläpitää ja käsittelee henkilötietoja vakuutetuista ja eläkkeensaajista. Ilmarinen käsittelee henkilötietoja eri lakien ja määräyksien mukaisesti, muun muassa henkilötietolain ja vakuutuslainsäädännön mukaan.

Tietoja Ilmarisen henkilörekistereihin hankitaan asiakkailta itseltään sekä heidän valtuuttamilta tahoiltaan. Lisäksi tietoja saadaan myös sellaisista julkisten viranomaisten rekistereistä, joihin Ilmarisella on laillinen käyttöoikeus. Näiden lisäksi Ilmarinen kerää henkilötietoja niiden puheluiden osalta, joita olemme valinneet nauhoitettaviksi. Ilmarinen kerää henkilötietoja vain edellä mainittuihin tarkoituksiin ja vain siinä laajuudessa kuin on tarpeen. Ilmarinen pyrkii varmistamaan, että tiedot ovat oikeita, täydellisiä ja ajantasaisia.

Henkilörekisteritietojen tarkistaminen

Kaikilla, joiden henkilötietoja on yhtiön ylläpitämissä rekistereissä, on oikeus henkilötietolain mukaisesti tarkistaa itseään koskevat tiedot ja pyytää mahdolliset virheelliset tiedot korjattaviksi. Tarkastusoikeus on henkilökohtainen oikeus, mitä ei voi toteuttaa asiamiehen välityksellä. Ilmarisessa henkilörekisteriasioista ja tarkastuspyynnöistä voi ottaa yhteyttä asiakaspalveluun, puhelin 010 195 000.

Rekisteriselosteet

Rekisteriselosteet Ilmarisen ylläpitämistä henkilörekistereistä ovat nähtävissä myös Ilmarisen toimitalon vastaanotossa osoitteessa Porkkalankatu 1, Helsinki.

Julkisuuslainsäädännön mukainen tietojärjestelmäseloste (pdf) oikeushenkilöiden tiedoista.

Tietojen luovuttaminen rekistereistä

Ilmarinen luovuttaa henkilötietoja vain rekisteröidyn suostumuksella tai mikäli luovutuksensaajalla on lakisääteinen oikeus saada tietoja. Lakisääteinen oikeus saada tietoja on esimerkiksi Eläketurvakeskuksella. Ilmarinen voi lakisääteisen työeläketurvan toteuttamiseksi käyttää palvelutoiminnassaan alihankkijoita. Alihankkijoille voidaan luovuttaa tehtävän toteuttamista varten tietoja rekistereistä. Alihankkijoita koskevat samat lakisääteiset tietojen salassapitovelvollisuudet kuin Ilmarisen omia työntekijöitä. Lisäksi alihankkijoilta edellytetään vaitiolositoumusta.

Tietoja voidaan luovuttaa EU:n ulkopuolelle tietosuojalainsäädännön määräyksiä noudattaen.

Ilmarisen henkilöstöä, jotka käsittelevät rekisteritietoja koskee salassapitovelvollisuus lain nojalla. Lisäksi Ilmarisen henkilöstö antaa osana työsopimustaan vaitiolositoumuksen.

Henkilötietorekisterit on eristetty julkisesta tietoverkosta. Oikeudeton pääsy tietojärjestelmiin on estetty teknisin korkeatasoisin suojakeinoin. Mikäli luottamuksellista tietoa siirretään julkisessa tietoliikenneverkossa, tiedot salataan teknisin keinoin huolellisesti.