Kysymyksiä ja vastauksia

Uutta EU:n tietosuoja-asetusta aletaan soveltaa lainsäädännön tasolla 25.5.2018, jolloin nykyinen kansallinen henkilötietolaki lakkaa. Tavoitteena on luoda ensimmäistä kertaa kaikkiin EU-maihin yhtenäinen säännöstö henkilötietojen käsittelystä. Säännöissä kerrotaan, millaisia oikeuksia meillä kaikilla on omiin henkilötietoihimme sekä millaisia vastuita niiden keruuseen ja käsittelyyn liittyy. Ilmarinen on käsitellyt henkilötietoja vastuullisesti jo ennen EU:n uutta tietosuoja-asetusta. EU:n uusi tietosuoja-asetus muuttaa osittain henkilötietojen käsittelyä Ilmarisessa.

Miten EU:n uusi tietosuoja-asetus ja sen tuomat muutokset näkyvät asiakkaille?

Tietosuoja-asetuksen tuomien muutosten myötä asiakas voi luottaa, että me Ilmarisessa huomioimme EU:n tietosuoja-asetuksen tuomat muutokset toiminnassamme ja käsittelemme hänen tietojaan vastuullisesti, luottamuksellisesti ja EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti. Muutokset näkyvät asiakkaille esimerkiksi seuraavanlaisissa yhteyksissä:

  • Asiakkaat huomaavat asetuksen vaikutukset kattavamman tietosuojainformoinnin kautta. Päivitämme ja täydennämme tietosuojainformointia verkossa ja asiakaskohtaamisissa, joissa keräämme asiakkaalta henkilötietoja. Päivitykset verkkoon ja tietosuojaselosteisiin tehdään vuoden 2017 loppuun mennessä.
  • Asiakkailla on jatkossa entistä kattavammat mahdollisuudet vaikuttaa omien tietojensa käsittelyyn. Heillä on oikeus saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä sekä esimerkiksi tarkistaa, oikaista, rajoittaa ja poistaa henkilötietojansa. Lisäksi asiakkaat voivat kieltää suoramarkkinoinnin.
  • Asiakkaat voivat myös nähdä henkilötietojen käsittelyn tarkentuvat käytännöt asioinnin yhteydessä kehittyneinä tunnistautumistapoina tai muutoksina tavoissa, joilla henkilötietoja Ilmarisen toiminnassa hyödynnetään.

Vaikuttaako EU:n tietosuoja-asetus työeläkevakuutuksen ottajan ja Ilmarisen väliseen toimintaan? Pitääkö tehdä erillisiä sopimuksia tietojen käsittelystä?

Ilmarinen on työntekijän eläkelain (TyEL) mukaista lakisääteistä työeläketurvaa hoitaessaan Julkisuuslain 4 § 2 momentin tarkoittama julkista tehtävää hoitava yhteisö, joka käyttää julkista valtaa. Tätä tehtävää hoitaessamme rinnastumme esimerkiksi verottajaan. Vakuutuksenottajalla on velvollisuus luovuttaa työntekijöitä koskevat tiedot llmariselleTyEL-vakuutuksen toimeenpanoa varten. TyEL-vakuutusta hoitaessaan llmarinen toimii siten henkilötietolain ja jatkossa EU:n tietosuoja-asetuksen tarkoittamana rekisterinpitäjänä ja llmarista koskevat lainsäädännön mukaiset rekisterinpitäjää koskevat velvoitteet. llmarinen ei TyEL-vakuutusta hoitavana työeläkeyhtiönä ole vakuutuksenottajan tietojen käsittelijä. Näistä syistä johtuen ei asiakassuhteessamme tarvitse tehdä erillisiä sopimuksia tietojen käsittelystä.

Rajoittaako tietosuoja-asetus asiakastietojen käyttöä?

Tietosuoja-asetus tarkentaa nykyisiä pelisääntöjä henkilötietojen käsittelystä: karkeasti voidaan kuitenkin sanoa, että asetus sallii henkilötietojen käsittelyn samassa laajuudessa kuin nykyinen henkilötietolaki. Asetus ei estä laillista, perusteltua ja yleisesti yhteiskunnassamme hyväksyttyä henkilötietojen käsittelyä. Ilmarisen ydintoiminnasta säädellään laissa muun muassa eläkevakuutustoiminnan ja sijoittamisen osalta. Nämä ovat sallittuja käyttötarkoituksia jatkossakin.

Asetus pyrkii estämään henkilötietojen käyttöä henkilöiden kannalta vahingollisella tai lainvastaisella tavalla. Tällaista yksilöille vahingollista toimintaa Ilmarinen ei harjoita.

Voiko asiakas tarkastaa mitä tietoja hänestä on tallennettu Ilmarisen asiakasrekisteriin? Miten?

Kyllä voi. Asiakkaalla on henkilötietolain ja asetuksen mukainen oikeus tarkastaa hänestä tallennetut tiedot. Ilmarisen asiakkaan tulee toimittaa tarkastuspyyntö kirjallisesti ja allekirjoitettuna Ilmarisen postiosoitteeseen: Tarkastuspyynnöt, Keskinäinen Eläkevakuutusyhtiö Ilmarinen, 00018 ILMARINEN.

Asiakkaan tulee esittää tarkastuspyynnössä tietojensa etsimiseksi nimensä ja henkilötunnuksensa. Ilmarinen toimittaa tarkastuspyynnön vastauksen asiakkaan väestötietojärjestelmästä varmennettuun osoitteeseen.

Voiko asiakas kieltää häntä koskevien henkilötietojen käsittelyn?

Asiakas ei voi kieltää eläkevakuutustoiminnan täytäntöönpanossa tarpeellisten tietojen käsittelyä. Näiden käsittely perustuu lainsäädäntöön.

Asiakas voi kieltää häntä koskevien henkilötietojen käsittelyn esimerkiksi suoramarkkinoinnissa.

Mistä asiakas saa tietoa henkilötietojen käsittelystä Ilmarisessa?

Asiakas löytää verkkosivuiltamme tietoa tietosuojasta kuten Ilmarisen henkilörekisterikohtaiset tietosuojaselosteet ja muita henkilötietojen käsittelyyn, tarkistamiseen ja poistamiseen liittyviä tietoja. Ilmarinen informoi asiakkaita entistä paremmin henkilötietojen käsittelystä myös erilaisissa asiakaspalvelutilanteissa ja -tapahtumissa.