Ohjeita palkkatietojen ilmoittamiseen tulorekisteriin

Tälle sivulle on koottu vastauksia yleisimpiin kysymyksiin palkkailmoituksista tulorekisteriin, eläkevakuutusten näkökulmasta. Ohjeiden avulla säästät aikaa ja vaivaa: vain tiedon ilmoittaja voi korjata virheellisesti ilmoitetut tiedot mitätöimällä vanhan ilmoituksen ja luomalla uuden.

Ohjeita palkkatietojen ilmoittamiseen tulorekisteriin

Palkkatietoilmoitus tehdään erikseen jokaisesta työntekijästä jokaisena palkanmaksupäivänä. Palkkatietoilmoitus eli ansioilmoitus täytyy tehdä aina viisi päivää palkanmaksupäivän jälkeen. Ilmoitusten tekemiseen ei ole ylä- tai alarajoja. Kannattaa muistaa, että palkkoja voi ilmoittaa myös ennen palkanmaksua. Ilmoituksen voi tehdä aikaisintaan 45 päivää ennen palkkojen maksamista.

Huomaathan, että palkkatietoilmoituksen viiden päivän sääntö koskee vakituisesti työllistäviä. Tilapäisen työnantajan tarvitsee tehdä ilmoitus vain kerran kuussa.

Lue lisää tilapäisesti palkkaamisesta 

Työnantajan erillisilmoituksen yritys tekee kerran kuukaudessa. Tee se viimeistään palkanmaksua seuraavan kuukauden viidenteen päivään mennessä. Esimerkiksi ilmoitus tammikuun palkoista täytyy tehdä viimeistään helmikuun viidentenä päivänä.

Erillisilmoituksen voivat antaa säännöllinen työnantaja, satunnainen työnantaja ja kotitaloustyönantaja.

Työnantajan erillisilmoituksella annetaan jokin alla olevista tiedoista:

  • Kuukauden aikana maksettujen työnantajan sairausvakuutusmaksujen yhteismäärä ja siitä mahdollisesti tehdyt vähennykset.
  • Kun työnantaja kuuluu työnantajarekisteriin, tieto siitä, ettei palkkoja ole kuukauden aikana maksettu (Ei palkanmaksua -tieto).
  • Kuukauden aikana maksetut tulot, jotka eivät ole sairausvakuutusmaksun alaisia (0-tieto). Ilmoita tämä tieto, esimerkiksi, jos olet maksanut ainoastaan verovapaita kustannusten korvauksia.

Tiedot voi antaa manuaalisesti verkkolomakkeella tulorekisterin sähköisessä asiointipalvelussa. Ilmoittajan pitää tunnistautua Suomi.fi-tunnistuksella.

Täytä ja ilmoita tulorekisteriin työnantajan nimi, y-tunnus tai henkilötunnus ja osoitetiedot sekä työntekijän suku- ja etunimet sekä henkilötunnus.

Ilmoituksessa on aina käytettävä TyEL-vakuutusnumeroa eli eläkejärjestelynumeroa. Valinta ei ole näkyvissä, jos olet valinnut ilmoittajatyypiksi Tilapäinen työnantaja.

Täytä lomake huolellisesti, sillä tietojen puuttuessa joudumme pyytämään uuden ilmoituksen tulorekisteriin. Tällöin joudut mitätöimään aiemman ilmoituksen ja ilmoittamaan kaikki tiedot uudelleen.

Tiedot voi ilmoittaa tulorekisteriin vain erityisestä syystä paperilomakkeella. Erityinen syy voi olla esimerkiksi silloin, jos sähköinen ilmoittaminen on yksityishenkilölle, kuolinpesälle, satunnaiselle työnantajalle tai ulkomaalaiselle teknisen esteen vuoksi mahdotonta.

Tulorekisterissä työeläkeyhtiön vakuutusnumeroa kutsutaan eläkejärjestelynumeroksi. Eläkejärjestelynumero on aina 11 merkkiä pitkä.

Jos yrityksesi vakuutusnumero on lyhyempi kuin 11 merkkiä, se on täydennettävä 11 merkin mittaiseksi. Tämä tehdään lisäämällä tarvittava määrä nollia heti välimerkin jälkeen.

Jos yrityksesi on ollut asiakkaana Ilmariseen vuosi sitten yhdistyneessä Eterassa, kiinnitä huomiota oikean vakuutusnumeron valintaan. Eteran asiakkailla käytössä olleet 90-alkuiset vakuutusnumerot eivät enää ole käytössä.

Kaikilla Ilmarisen asiakkailla on käytössään 46-alkuinen vakuutusnumero, jota käytetään tietojen ilmoittamiseen tulorekisteriin.

Ilmoita aina vakuutusnumeron kanssa: jos sinulla on voimassaoleva vakuutus, et voi ilmoittaa tilapäisenä työnantajan. Jos valitset sähköiselle lomakkeelle Tilapäinen työnantaja, et voi syöttää vakuutusnumeroasi. Vakuutusnumero eli eläkejärjestelynumero ilmoitetaan sähköisellä lomakkeella tai se syötetään palkanlaskentaohjelmaan. Virheellinen ilmoitus teettää tuplatyön.

Jos tulonsaaja on työeläkevakuutettu, palkkojen ilmoittajan pitää aina ilmoittaa ilmoituksessa työeläkelaitoksen yhtiötunnus. Ilmarisen yhtiötunnus on 46.

Voit katsella tulorekisteriin ilmoitettuja tietoja tulorekisterin sähköisessä asiointipalvelussa. Palvelussa voit ilmoittaa palkkatietoja ja korjata niitä. Voit tilata raportteja annetuista tiedoista.

Kirjaudu palveluun. Valitse aloitusvalikosta, haluatko jatkaa asiointia yksityishenkilönä, yrityksen tai organisaation edustajana vai haluatko asioida toisen yksityishenkilön puolesta. Sivulta pääset myös lataamaan tiedostoja tulorekisteriin. Ohje koskee henkilöitä, joilla on oikeus ilmoittaa palkkatietoja tulorekisteriin.

Lisäohjeita tulorekisterin ohjevideolla

Työntekijän eläkevakuutuksen piiriin kuuluvat kaikki 17–68-vuotiaat, joille maksetaan palkkaa yli 59, 36 euroa kuukauden aikana. Myöskään yrittäjän eläkevakuutuksen (YEL) ottaneet yrittäjät eivät kuulu työntekijän eläkevakuutuksen piiriin, vaikka he maksaisivat itselleen palkkaa yrityksestään. Yrittäjän palkkojen ilmoittamisesta löydät lisäohjeita alta.

Jos työntekijä on alle 17-vuotias tai 68-vuotta tai vanhempi, valitse lisätiedoksi ilmoitukselle ”Ei vakuuttamisvelvollisuutta (työeläkevakuutus)”. Valitse tieto myös, jos työntekijälle maksetaan palkkaa alle 59,36 euroa kuukaudessa.

Jos olet kuitenkin pidättänyt alle 59,36 euron palkasta työeläkemaksun, et voi valita ”Ei vakuuttamisvelvollisuutta” -tietoa. Kun palkasta on pidätetty työntekijän osa TyEL-maksusta, työnantajan täytyy maksaa koko työeläkemaksu. Tällöin työntekijälle karttuu lain mukaisesti eläkettä.

 

Jos tulonsaajalla on YEL-vakuutus ja hän on yrittäjänä palkkaa maksavassa yrityksessä, ilmoita jokaisella palkkatietoilmoituksella työeläkevakuutustietona ”YEL”. Jos yrittäjällä on YEL-vakuutus, hänen palkkatietoilmoituksessaan ei saa antaa muuta työeläkevakuutustietoa. Virheellinen tieto voi aiheuttaa eläkemaksun määräämisen kahteen kertaan samasta ansiosta.

Huomaathan, että tulorekisteriin ilmoitetaan vain yrittäjän saama palkka, ei yrittäjän työtuloa. Palkka ilmoitetaan rekisteriin verotusta varten.

Palkan maksaja on velvollinen korjaamaan tiedoissa olevan virheen viipymättä. Tiedot korjataan tulorekisteriin korvaavalla menettelyllä. Käytännössä alkuperäisen ilmoituksen kaikki tiedot on annettava uudestaan.

Tee korvaava ilmoitus samalle maksupäivälle kuin alkuperäinen ilmoitus.

Virheestä ei voi ilmoittaa tulorekisterin asiakaskaspalveluun. Riittää, että suorituksen maksaja antaa korvaavan ilmoituksen.

Työntekijöille maksetut luontaisedut ilmoitetaan aina palkkatieto-ilmoituksella. Tätä varten tulorekisterissä on käytössä oma ilmoittamiseen käytettävä tulolajikoodi. Lisäohjeita ilmoittamiseen löydät tulorekisterin sivulta.

Pääsääntöisesti tulorekisterin asiakaspalvelu vastaa tulorekisterin käyttöä ja ilmoitusten tekemistä koskeviin kysymyksiin. Tulorekisterin asiakaspalvelun tavoitat täältä.

Tulorekisteriviranomainen neuvoo

  • tietojen ylläpitämisestä tulorekisterissä.
  • tulorekisterin käyttöä edellyttävissä sopimusasioissa
  • tulorekisterin teknisissä asioissa, jotka liittyvät tulorekisteriin ilmoittamiseen, tietojen jakeluun ja järjestelmän käyttöön, kuten rajapinnat palkkahallinto-ohjelmistojen välillä.
  • tietojen ilmoittamisesta ja virheellisten tietojen korjaamisesta
  • tietojen jakamisesta sekä lain tulotietojärjestelmästä soveltamisessa.

Ilmarisen asiakaspalvelu vastaa eläkevakuutuksia koskeviin kysymyksiin. Meiltä saat myös neuvoja tulorekisteriin tekemissäsi ilmoituksissa, jotka liittyvät työeläkevakuuttamiseen. Neuvomme

  • yleisesti tulorekisterin käytöstä.
  • miten ja mitkä ansiotiedot ilmoitetaan tulorekisteriin.
  • tietojen korjaamisesta tulorekisteriin.

Ilmarisen asiakaspalvelu arkisin klo 8-17 puh. 010 195 000. Voit myös kysyä Ilmari-chatbotilta mihin tahansa aikaan vuorokaudesta neuvoa tulorekisteristä.

Lue lisää tulorekisteristä ja chattaa Ilmari-botin kanssa

Lue lisää ja ilmoita palkkatietoja (tulorekisteri.fi)