Ohjeita palkkatietojen ilmoittamiseen tulorekisteriin

Tälle sivulle on koottu vastauksia yleisimpiin kysymyksiin palkkailmoituksista tulorekisteriin, eläkevakuutusten näkökulmasta. Ohjeiden avulla säästät aikaa ja vaivaa: vain tiedon ilmoittaja voi korjata virheellisesti ilmoitetut tiedot mitätöimällä vanhan ilmoituksen ja luomalla uuden.

Ohjeita ilmoittamiseen

Palkkatietoilmoitus tehdään erikseen jokaisesta työntekijästä jokaisena palkanmaksupäivänä. Palkkatietoilmoitus eli ansioilmoitus täytyy tehdä aina viisi päivää palkanmaksupäivän jälkeen. Ilmoitusten tekemiseen ei ole ylä- tai alarajoja. Kannattaa muistaa, että palkkoja voi ilmoittaa myös ennen palkanmaksua. Ilmoituksen voi tehdä aikaisintaan 45 päivää ennen palkkojen maksamista.

Huomaathan, että palkkatietoilmoituksen viiden päivän sääntö koskee vakituisesti työllistäviä. Tilapäisen työnantajan tarvitsee tehdä ilmoitus vain kerran kuussa.

Lue lisää tilapäisesti palkkaamisesta 

Työntekijöille maksetut luontaisedut ilmoitetaan aina palkkatieto-ilmoituksella. Tätä varten tulorekisterissä on käytössä oma ilmoittamiseen käytettävä tulolajikoodi. Lisäohjeita ilmoittamiseen löydät tulorekisterin sivulta.

Tiedot voi antaa manuaalisesti verkkolomakkeella tulorekisterin sähköisessä asiointipalvelussa. Ilmoittajan pitää tunnistautua Suomi.fi-tunnistuksella.

Täytä ja ilmoita tulorekisteriin työnantajan nimi, y-tunnus tai henkilötunnus ja osoitetiedot sekä työntekijän suku- ja etunimet sekä henkilötunnus.

Ilmoituksessa on aina käytettävä TyEL-vakuutusnumeroa eli eläkejärjestelynumeroa. Valinta ei ole näkyvissä, jos olet valinnut ilmoittajatyypiksi Tilapäinen työnantaja.

Täytä lomake huolellisesti, sillä tietojen puuttuessa joudumme pyytämään uuden ilmoituksen tulorekisteriin. Tällöin joudut mitätöimään aiemman ilmoituksen ja ilmoittamaan kaikki tiedot uudelleen.

Työnantajan erillisilmoituksen yritys tekee kerran kuukaudessa. Tee se viimeistään palkanmaksua seuraavan kuukauden viidenteen päivään mennessä. Esimerkiksi ilmoitus tammikuun palkoista täytyy tehdä viimeistään helmikuun viidentenä päivänä.

Erillisilmoituksen voivat antaa säännöllinen työnantaja, satunnainen työnantaja ja kotitaloustyönantaja.

Työnantajan erillisilmoituksella annetaan jokin alla olevista tiedoista:

  • Kuukauden aikana maksettujen työnantajan sairausvakuutusmaksujen yhteismäärä ja siitä mahdollisesti tehdyt vähennykset.
  • Kun työnantaja kuuluu työnantajarekisteriin, tieto siitä, ettei palkkoja ole kuukauden aikana maksettu (Ei palkanmaksua -tieto).
  • Kuukauden aikana maksetut tulot, jotka eivät ole sairausvakuutusmaksun alaisia (0-tieto). Ilmoita tämä tieto, esimerkiksi, jos olet maksanut ainoastaan verovapaita kustannusten korvauksia.

Tiedot voi ilmoittaa tulorekisteriin vain erityisestä syystä paperilomakkeella. Erityinen syy voi olla esimerkiksi silloin, jos sähköinen ilmoittaminen on yksityishenkilölle, kuolinpesälle, satunnaiselle työnantajalle tai ulkomaalaiselle teknisen esteen vuoksi mahdotonta.

Voit katsella tulorekisteriin ilmoitettuja tietoja tulorekisterin sähköisessä asiointipalvelussa. Palvelussa voit ilmoittaa palkkatietoja ja korjata niitä. Voit tilata raportteja annetuista tiedoista.

Kirjaudu palveluun. Valitse aloitusvalikosta, haluatko jatkaa asiointia yksityishenkilönä, yrityksen tai organisaation edustajana vai haluatko asioida toisen yksityishenkilön puolesta. Sivulta pääset myös lataamaan tiedostoja tulorekisteriin. Ohje koskee henkilöitä, joilla on oikeus ilmoittaa palkkatietoja tulorekisteriin.

Lisäohjeita tulorekisterin ohjevideolla

Korjaa tietoja

Palkan maksaja on velvollinen korjaamaan tiedoissa olevan virheen viipymättä.

Useimmissa tapauksissa tiedot korjataan tulorekisteriin korvaavalla menettelyllä. Käytännössä alkuperäisen ilmoituksen kaikki tiedot on annettava uudestaan.

Tee korvaava ilmoitus samalle maksupäivälle kuin alkuperäinen ilmoitus.

Virheestä ei voi ilmoittaa tulorekisterin tai Ilmarisen asiakaskaspalveluun. Riittää, että suorituksen maksaja antaa korvaavan ilmoituksen.

Huomaathan, että joissain tapauksissa virhe on korjattava mitätöimällä virheellinen ilmoitus ja luomalla kokonaan uusi ilmoitus.

Korvaava ilmoitus vai mitätöinti ja uusi ilmoitus?

Lue lisää korjaamisesta (tulorekisteri.fi)

Työnantajalla on velvollisuus korjata tiedossaan oleva virhe viipymättä. Korjaa tiedot tulorekisteriin korvaavalla menettelyllä. Tämä tarkoittaa käytännössä, että annat alkuperäisen ilmoituksen kaikki tiedot uudestaan.

Tee korvaava ilmoitus samalle maksupäivälle kuin alkuperäinen ilmoitus.

Virheestä ei voi ilmoittaa tulorekisterin asiakaskaspalveluun. Riittää, että suorituksen maksaja antaa korvaavan ilmoituksen.

Maksoitko liian vähän? Toimi näin:

Tee uusi ilmoitus viiden kalenteripäivän kuluessa siitä, kun olet maksanut puuttuva palkan osan.

Ilmoita kyseisenä maksupäivänä maksettujen palkkojen tiedot.

Maksoitko liikaa? Toimi näin:

Perusteeton etu: Maksoitko suoritusta väärin perustein, väärälle henkilölle tai oliko maksu liian suuri?

Tee korjaus viimeistään kuukauden kuluessa siitä, kun olet huomannut perusteettoman etuuden. Kohdista korjaus liian suuren suorituksen maksupäivälle. Käytä ilmoituksessa samaa tulolajia kuin alkuperäisessä ilmoituksessa.

Muista merkitä tiedoksi "perusteeton etu".

Kun tulonsaaja on maksanut liian suuren suorituksen takaisin, tee uusi ilmoitus. Tee ilmoitus viiden kalenteripäivän kuluessa siitä, kun suoritus on kohdistettu oikeaan henkilöön takaisinperintätietojen avulla. Käytössäsi on kaksi takaisinperinnän tapaa: brutto- ja nettoperintä.

Liikasuorituksen voi myös käsitellä ennakkopalkkana

Jos käsittelet liian suurta suoritusta ennakkopalkkana, tee uusi ilmoitus seuraavan suorituksen yhteydessä.

Vähennä tällöin liian suuren suorituksen osa uudesta maksusta. Ilmoita maksettu määrä.

Tulorekisteriin korjataan tietoja kahdella tavalla: korvaavalla ilmoituksella tai mitätöimällä ja tekemällä kokonaan uusi ilmoitus. Tietojen mitätöiminen tarkoittaa tiedon poistamista tulorekisteristä kokonaan.

Useimmissa tapauksissa voit korjata alkuperäisen ilmoituksen korvaavalla ilmoituksella.

Jos tietojen korjaaminen vaatii vanhan tiedon poistamista, katso lisäohjeita alta.

Milloin tiedot täytyy poistaa eli mitätöidä tulorekisteristä?

Mitätöi ansiotietoilmoitus aina, kun teet jonkin seuraavista korjauksista:

  • maksupäivän korjaus
  • palkanmaksukauden korjaus
  • suorituksen maksajan ja tulonsaajan asiakastunnisteiden korjaus
  • Sijaismaksaja-tietoryhmän varsinaisen työnantajan asiakastunnisteiden korjaus
  • tulonsaajan syntymäajan korjaus
  • eläkejärjestelynumeron korjaus
  • työtapaturmavakuutusyhtiön tunnisteen tai vakuutusnumeron korjaus
  • Vakuuttamisen poikkeustilanteen tyyppi -tietojen korjaukset:
    • Ei vakuuttamisvelvollisuutta -tietojen muutokset taannehtivasti
    • Ei kuulu Suomen sosiaaliturvan soveltamispiiriin -tietojen muutokset taannehtivasti.

Kun korjaat jotain näistä tiedoista mitätöi aiempi ilmoitus ja anna sen jälkeen kokonaan uusi ilmoitus.

Kohdenna mitätöinti oikeaan ilmoitukseen tulorekisterin ilmoitusviitteellä tai maksajan ilmoitusviitteellä.

Lue lisää

Näin teet korvaavan ilmoituksen (tulorekisteri.fi)

Näin mitätöit tietoja tulorekisteristä (tulorekisteri.fi)

Vakuutusnumeron ilmoittaminen

Ilmarisen eläkejärjestelynumeron alku on 46- ja se on 11 merkkiä pitkä.

Työnantaja järjestää työntekijänsä eläketurvan joko tilapäisenä työnantajana tai sopimustyönantajana. Eläkejärjestelynumero on työnantajan vakuutuksen numero, jonka eläkelaitos on antanut sopimustyönantajalle. Tilapäisellä työnantajalla ei ole eläkevakuutussopimusta eläkevakuuttajan kanssa.

Jos tilapäinen työnantaja maksaa työntekijöilleen työeläkkeen perusteena olevaa työansiota, työnantajan on kuitenkin ilmoitettava sen työeläkelaitoksen yhtiötunnus (46) ja eläkejärjestelynumero, jossa työntekijät on vakuutettu.

Jos tulonsaajien palkkatiedot toimitetaan tulorekisteriin teknisen rajapinnan tai latauspalvelun kautta tai paperilomakkeella, on tilapäisen työnantajan eläkejärjestelynumero 46-3000000V ja eläkeyhtiötunnus 46. Tätä numeroa saa käyttää vain tilapäisen työnantajan palkkatietojen ilmoittamiseen. Jos työnantajalla on voimassa oleva TyEL-vakuutus, silloin kaikki palkkailmoitukset tehdään siihen vakuutukseen (eläkejärjestelynumeroon).

Jos yrityksesi on ollut asiakkaana Ilmariseen vuosi sitten yhdistyneessä Eterassa, kiinnitä huomiota oikean vakuutusnumeron valintaan. Eteran asiakkailla käytössä olleet 90-alkuiset vakuutusnumerot eivät enää ole käytössä.

Kaikilla Ilmarisen asiakkailla on käytössään 46-alkuinen vakuutusnumero, jota käytetään tietojen ilmoittamiseen tulorekisteriin.

Tulorekisterissä työeläkeyhtiön vakuutusnumeroa kutsutaan eläkejärjestelynumeroksi. Eläkejärjestelynumero on aina 11 merkkiä pitkä.

Jos yrityksesi vakuutusnumero on lyhyempi kuin 11 merkkiä, se on täydennettävä 11 merkin mittaiseksi. Tämä tehdään lisäämällä tarvittava määrä nollia heti välimerkin jälkeen.

Jos tulonsaaja on työeläkevakuutettu, palkkojen ilmoittajan pitää aina ilmoittaa ilmoituksessa työeläkelaitoksen yhtiötunnus. Ilmarisen yhtiötunnus on 46.

Poikkeukset ilmoittamisessa

Työntekijän eläkevakuutuksen piiriin kuuluvat kaikki 17–68-vuotiaat, joille maksetaan palkkaa yli 59, 36 euroa kuukauden aikana. Myöskään yrittäjän eläkevakuutuksen (YEL) ottaneet yrittäjät eivät kuulu työntekijän eläkevakuutuksen piiriin, vaikka he maksaisivat itselleen palkkaa yrityksestään. Yrittäjän palkkojen ilmoittamisesta löydät lisäohjeita alta.

Katso lisää yrittäjälle maksettujen palkkojen ilmoittamisesta

Jos työntekijä on alle 17-vuotias tai 68-vuotta tai vanhempi, valitse lisätiedoksi ilmoitukselle ”Ei vakuuttamisvelvollisuutta (työeläkevakuutus)”. Valitse tieto myös, jos työntekijälle maksetaan palkkaa alle 59,36 euroa kuukaudessa.

Jos olet kuitenkin pidättänyt alle 59,36 euron palkasta työeläkemaksun, et voi valita ”Ei vakuuttamisvelvollisuutta” -tietoa. Kun palkasta on pidätetty työntekijän osa TyEL-maksusta, työnantajan täytyy maksaa koko työeläkemaksu. Tällöin työntekijälle karttuu lain mukaisesti eläkettä.

Jos tulonsaajalla on YEL-vakuutus ja hän on yrittäjänä palkkaa maksavassa yrityksessä, ilmoita jokaisella palkkatietoilmoituksella työeläkevakuutustietona ”YEL”. Jos yrittäjällä on YEL-vakuutus, hänen palkkatietoilmoituksessaan ei saa antaa muuta työeläkevakuutustietoa. Virheellinen tieto voi aiheuttaa eläkemaksun määräämisen kahteen kertaan samasta ansiosta.

Huomaathan, että tulorekisteriin ilmoitetaan vain yrittäjän saama palkka, ei yrittäjän työtuloa. Palkka ilmoitetaan rekisteriin verotusta varten.

Lisätietoja ja apua

Pääsääntöisesti tulorekisterin asiakaspalvelu vastaa tulorekisterin käyttöä ja ilmoitusten tekemistä koskeviin kysymyksiin. Tulorekisterin asiakaspalvelun tavoitat täältä.

Tulorekisteriviranomainen neuvoo

  • tietojen ylläpitämisestä tulorekisterissä.
  • tulorekisterin käyttöä edellyttävissä sopimusasioissa
  • tulorekisterin teknisissä asioissa, jotka liittyvät tulorekisteriin ilmoittamiseen, tietojen jakeluun ja järjestelmän käyttöön, kuten rajapinnat palkkahallinto-ohjelmistojen välillä.
  • tietojen ilmoittamisesta ja virheellisten tietojen korjaamisesta
  • tietojen jakamisesta sekä lain tulotietojärjestelmästä soveltamisessa.

Ilmarisen asiakaspalvelu vastaa eläkevakuutuksia koskeviin kysymyksiin. Meiltä saat myös neuvoja tulorekisteriin tekemissäsi ilmoituksissa, jotka liittyvät työeläkevakuuttamiseen. Neuvomme

  • yleisesti tulorekisterin käytöstä.
  • miten ja mitkä ansiotiedot ilmoitetaan tulorekisteriin.
  • tietojen korjaamisesta tulorekisteriin.

Ilmarisen asiakaspalvelu arkisin klo 8-17 puh. 010 195 000. Voit myös kysyä Ilmari-chatbotilta mihin tahansa aikaan vuorokaudesta neuvoa tulorekisteristä.

Lue lisää tulorekisteristä ja chattaa Ilmari-botin kanssa

Lue lisää ja ilmoita palkkatietoja (tulorekisteri.fi)