Esimies, näin onnistut kehityskeskusteluissa

Loppuvuosi on useissa organisaatiossa kehityskeskusteluiden kuuminta aikaa. Verkko on pullollaan määritelmiä kehityskeskusteluista ja ohjeita onnistuneisiin keskusteluihin. Tuhannet yritykset valmentavat esimiehiä ja alaisia tuloksekkaisiin kehityskeskusteluihin. Miksi henkilöstökyselyissä kuitenkin usein saadaan vain keskinkertaisia arvioita kehityskeskustelujen hyödystä? Työntekijöiden kommentit esimiesten suorituksista kehityskeskusteluissa netin keskustelupalstoilla ovat surkuhupaisaa luettavaa ja saavat jokaisen itseään edes kohtuullisena esimiehenä pitävän punoittamaan kommenttien kohteena olevien esimiesten puolesta myötähäpeästä.

Peruskonsepti kehityskeskusteluihin on yksinkertainen ja kaikkien tiedossa: sitä lienee turha kerrata. Mikä meitä sitten oikein estää käymästä hyödyllisiä ja molemmille osapuolille virtaa-antavia keskusteluja, joista seuraisi yhdessä sovittavia kehitystoimenpiteitä ja niiden toteutumista? Alla on muutamia ajatuksiani esimiehenä ja HR-edustajana onnistuneisiin kehityskeskusteluihin – ennen kaikkea esimiesten poimittaviksi ja eteenpäin vietäviksi. Mielestäni kaiken punainen lanka on ennakkoon valmistautuminen.

1. Ota keskustelut tosissaan

Ensinnäkin kyse on ennakkoasenteesta: jos osapuolet suhtautuvat kehityskeskusteluun jo etukäteen tympääntyneesti, ovat onnistumisen mahdollisuudet huonot. Asenteiden pitäisi muuttua! Minulla ei ole tarjota tähän ei ole hokkuspokkus-keinoa, mutta ainakin itseäni onnistunut keskustelu ja sen johtaminen toivottuihin lopputuloksiin auttaa motivoitumaan seuraaviin keskusteluihin.

Päätä esimiehenä, että haluat satsata keskusteluihin tosissasi ja kannusta myös tiimiläisiäsi tekemään niin. Pyydä myös alaisiltasi palautetta keskustelujen onnistumisesta.

2. Varmista yhdenmukaiset odotukset

Asenteiden lisäksi kyse on ennakko-odotuksista. Jos osapuolten odotukset keskustelun sisällölle ovat erilaiset, on keskustelussa vaikea saavuttaa hyvää lopputulosta. Käy tiimisi kanssa etukäteen läpi heidän odotuksiaan kehityskeskusteluille ja kertaa keskustelun tavoitteet. Kerro myös, miten toivot alaistesi valmistautuvan keskusteluun.

Jos pidättelet korjaavan palautteen antamista koko vuoden ja läväytät kaiken pöytään keskustelussa, saat varmasti keskustelun tehokkaasti tyrehtymään ja tyrittyä. Alaisen ei tulisi kokea suuria yllätyksiä keskustelussa.

3. Tunne alaisesi

Esimiehenä sinulla tulee olla tarpeeksi ennakkotietoja keskustelun läpiviemiseksi. Jos esimiehenä et ole riittävän hyvin perillä henkilön työtehtävistä, työtilanteesta, osaamisesta tai muista alaisen työhön liittyvistä asioista, et saa keskustelusta uskottavaa ja aika menee sinun tietojen ajan tasalle päivittämiseen. Nämä itsestään selvät asiat pitää olla tiedossasi jo ennen keskustelua. Silloin voitte keskittyä oleellisiin kehittymisasioihin.

4. Pyydä myös alaista valmistautumaan ennakkoon

Kehityskeskustelun pitäisi olla alaisen – ei esimiehen – show. Jos mietit esimiehenä pääsi puhki mm. miten alaisesi työtä, työskentelyä ja osaamista pitäisi kehittää ja millä toimenpiteillä, niin keskustelusta tulee helposti sinun yksinpuheluasi eikä siitä seuraa kummallekaan mitään ”heureka!” -elämyksiä. Koska kyse on alaisen kehittymisestä, hänen tulee ottaa valmistautumisessa vähintään yhtä suuri rooli kuin esimiehen. Tässä auttaa esimerkiksi se, että alainen valmistelee keskustelun aihealueita, luonnostelee keskustelurungon ja toimittaa pohdinnan tuloksen esimiehelle jo etukäteen.

5. Varaa aikaa seurannalle

Etteivät sovitut asiat jäisi pölyttymään kehityskeskustelulomakkeelle vaan ne konkretisoituvat, kannattaa tehdä sovittujen asioiden seurannan kalenterointi jo keskustelussa tai heti sen jälkeen. Näin varmistatte, että keskustelussa sovittuihin asioihin palataan. Seuraamalla asioiden kehittymistä, ne tulevat todennäköisemmin tehtyä. 

Minna Santala
henkilöstöpäällikkö
Ilmarinen