Anvisningar om hur du anmäler löneuppgifter till inkomstregistret

Den här sidan innehåller svar på de vanligaste frågorna om anmälan av löneuppgifter till inkomstregistret då det gäller pensionsförsäkringen. Med hjälp av anvisningarna sparar du både tid och möda. Ett fel i inkomstregistret ska korrigeras utan dröjsmål så att uppgiften finns tillgänglig för alla som behöver den. Uppgifterna sparas och de kan korrigeras i inkomstregistret i 10 år.

Anmälningsanvisningar

Anmälan om löneuppgifter ska lämnas skilt för varje arbetstagare för varje löneutbetalningsdag. Anmälan om löneuppgifter dvs. inkomstanmälan ska alltid lämnas fem dagar efter lönebetalningsdagen. Alla uppgifter om betalda löner ska anmälas till inkomstregistret oberoende av löntagarens ålder eller lönens storlek. Även lön till företagare ska anmälas. Det lönar sig att komma ihåg att löner även kan anmälas före lönebetalningen. Anmälan kan lämnas tidigast 45 dagar före lönebetalningen.

Läs mer om anställning av en tillfällig arbetsagare

Löneuppgifterna ska anmälas till inkomstregistret genom att använda inkomstslag. Då det gäller inkomstslagen är antagandet att det är inkomst som omfattas av socialförsäkringsavgifter, t.ex. pensionsförsäkringsavgift eller inte. För vissa inkomstslag kan antagandet ändras. Om t.ex. lönen är under den nedre gränsen för att omfattas av ArPL eller arbetstagaren är under 17 eller över 68 år, ska det med uppgiften Typ av undantagssituation för försäkring på anmälan om löneuppgifter uppges att lönen inte är inkomst som ska försäkras enligt ArPL. I sådana fall får inte heller arbetspensionsbolaget information om lönen.

Läs mer i anvisningarna i inkomstregistret (inkomstregistret.fi)

Naturaförmåner till arbetstagarna ska alltid anmälas i anmälan om löneuppgifter. Det finns egna inkomstlagskoder för anmälan av dem i inkomstregistret. Anmäl naturaförmånens beskattningsvärde i sin helhet som ett eget inkomstslag. Om det tagits ut en ersättning av löntagaren, ska ersättningen anmälas som ett eget inkomstslag. 

Närmare anmälningsanvisningar finns på inkomstregistrets webbplats.

Uppgifterna kan ges manuellt på en webblankett i inkomstregistrets e-tjänst. Anmälaren ska identifiera sig med Suomi.fi-koderna.

Fyll i och anmäl arbetsgivarens namn, FO-nummer eller personbeteckning och adressuppgifter samt arbetsgivarens för- och efternamn samt personbeteckning i inkomstregistret.

ArPL-försäkringsnumret, dvs. pensionsarrangemangsnumret ska alltid användas i anmälan. Valet syns inte om du har valt Tillfällig arbetsgivare som typ av anmälare.

Fyll i blanketten omsorgsfullt, eftersom vi blir tvungna att begära att du gör en ny anmälan till inkomstregistret ifall uppgifter saknas.

Se närmare information om hur du korrigerar en anmälan

Ett företag ska lämna arbetsgivarens separata anmälan en gång per månad. Den separata anmälan gäller per arbetsgivare, och på den anmäls inte uppgifter om enskilda arbetstagare. Lämna anmälan senast den femte dagen i den månad som följer på lönebetalningen. Anmälan om januarilönerna ska t.ex. lämnas senast den femte februari.

Den separata anmälan kan lämnas av en regelbunden arbetsgivare, en tillfällig arbetsgivare och ett hushåll.

På arbetsgivarens separata anmälan ges någon av följande uppgifter:

  • Det sammanlagda beloppet av arbetsgivarens sjukförsäkringsavgifter som betalats under månaden och eventuella avdrag från det.
  • Då en arbetsgivare hör till arbetsgivarregistret, uppgifter om att det inte har betalats några löner under månaden (uppgiften Ingen lönebetalning).
  • Löner som betalats under månaden och som inte omfattas av arbetsgivarens sjukförsäkringsavgift (0-uppgift). Uppge denna uppgift, t.ex. om du endast har betalat skattefria kostnadsersättningar.

Läs mer om arbetsgivarens separata anmälan på inkomstregistrets webbplats

Uppgifterna kan endast av särskilda skäl anmälas till inkomstregistret på en pappersblankett. Ett särskilt skäl kan till exempel vara att en elektronisk anmälan av tekniska skäl är omöjlig för en fysisk person, ett dödsbo, en tillfällig arbetsgivare eller en utlänning.

Du kan läsa de uppgifter som anmälts till inkomstregistret i inkomstregistrets e-tjänst. I tjänsten kan du anmäla löneuppgifter och korrigera dem. Du kan beställa rapporter om uppgifterna.

Logga in i tjänsten. Välj i rullgardinsmenyn om du vill fortsätta som privatperson, företag eller som representant för en organisation eller om du vill sköta ärenden på en annan privatpersons vägnar. På sidan kan du även ladda ner filer i inkomstregistret. Anvisningen gäller personer som har rätt att anmäla inkomstuppgifter till inkomstregistret.

Närmare anvisningar finns i inkomstregistrets videor

Anmälan av försäkringsnummer

Ilmarinens pensionsarrangemangsnummer börjar på 46- och består av 11 tecken.

En arbetsgivare ordnar pensionsskydd för sin arbetstagare antingen som en tillfällig arbetsgivare eller som en arbetsgivare med försäkringsavtal. Pensionsarrangemangsnumret är arbetsgivarens försäkringsnummer som pensionsanstalten har gett avtalsarbetsgivaren. En tillfällig arbetsgivare har inte ingått ett pensionsförsäkringsavtal med pensionsbolaget.

Om en tillfällig arbetsgivare betalar sina arbetstagare arbetsinkomster som ger rätt till arbetspension, ska arbetsgivaren emellertid anmäla bolagskoden (46) och pensionsarrangemangsnumret för den arbetspensionsanstalt, i vilken arbetstagarna är försäkrade.

Om inkomsttagarnas löneuppgifter inlämnas via inkomstregistrets tekniska gränssnitt eller via uppladdningstjänsten eller på pappersblankett, är den tillfälliga arbetsgivarens pensionsordningsnummer 46-3000000V och pensionsbolagets kod 46. Detta nummer kan endast användas för att anmäla löneuppgifter i egenskap av tillfällig arbetsgivare. Om arbetsgivaren har en gällande ArPL-försäkring, ska alla löneanmälningar göras till den aktuella försäkringen (det aktuella pensionsarrangemangsnumret).

I inkomstregistret kallas arbetspensionsbolagets försäkringsnummer för pensionsarrangemangsnummer. Pensionsarrangemangsnumret är alltid 11 tecken långt.

Om ditt företags försäkringsnummer är kortare än 11 tecken, ska det kompletteras så att det är 11 tecken långt. Detta görs genom att lägga till nödvändigt antal nollor genast efter skiljetecknet.

Om inkomsttagaren är försäkrad med en arbetspensionsförsäkring, ska den som anmäler lönerna alltid uppge arbetspensionsanstaltens bolagskod i anmälan. Ilmarinens bolagskod är 46.

En arbetsagare går i pension

Ja. Om anställningens slutlön betalas först efter att en person redan gått i pension, hänför Ilmarinen lönen till den redan löpande ålderspensionen enligt följande:

  • Slutlönen ska utbetalas samma månad som ålderspensionen började. Om ålderspensionen börjar den 1 januari, ska slutlönen betalas senast den 31 januari.
  • Då slutlönen anmäls ska även slutdatumet för anställningen före pensioneringen uppges i anmälan. I exemplet är detta datum senast den 31 december.
  • Anmäl förutom den utbetalade lönen även anställningens slutdatum för en arbetstagare som går i pension!

Ja, de ingår. Avgifterna ska emellertid betalas inom den månad när ålderspensionen börjar. Då du anmäler slutlönen, ska även slutdatumet för anställningen före pensioneringen synas på anmälan. Om pensionen börjar den första dagen i en månad, ska anställningens slutdatum vara senast den sista dagen i månaden innan.

Vi har påskyndat pensionsbeslutet genom att ge den sökande ett tillfälligt pensionsbeslut genast efter ansökan. Pensionsbeslutet ges i bästa fall samma dag, förutsatt att ansökan har gjorts via nätet.

Läs mer om att gå i pension

Vi rekommenderar att du ansöker om ålderspension genom att logga in i vår webbtjänstI tjänsten ser du också ditt uppdaterade pensionsutdrag och du kan göra en förhandsberäkning av din pensionstillväxt före ansökan. Det lönar sig att lämna in ansökan ungefär en månad innan pensionen är avsedd att börja.

Undantag i anmälan

Pensionsförsäkringen för arbetstagare omfattar alla 17–67-åringar som får en lön på över 59,36 euro i månaden. Försäkringsskyldigheten börjar från ingången av den månad när arbetstagaren har fyllt 17 år och slutar vid utgången av den månad när arbetstagaren fyller 68 år.

Om arbetstagaren är yngre än 17 år eller 68 år eller äldre, välj ”Ingen försäkringsskyldighet (arbetspensionsförsäkring)” som tilläggsuppgift på anmälan. Välj uppgiften också om den lön som betalas till arbetstagaren är mindre än 59,36 euro i månaden.

Om du emellertid har innehållit arbetspensionsavgift av en lön som är mindre än 59,36 euro, kan du inte välja uppgiften ”Ingen försäkringsskyldighet”. Då arbetstagarens andel av ArPL-lönen har innehållits av lönen, ska arbetsgivaren betala hela arbetspensionsavgiften. I sådant fall intjänar arbetstagaren pension enligt lagen.

Företagare som tecknat en pensionsförsäkring för företagare (FöPL) omfattas inte av pensionsförsäkringen för arbetstagare (ArPL), fastän de skulle betala lön åt sig själva från företaget. 

Om en inkomsttagare har en FöPL-försäkring och fungerar som företagare i det företag som betalar lönen, ska ”FöPL” uppges som arbetspensionsförsäkrings­uppgift på samtliga anmälningar om löneuppgifter. Om företagaren har en FöPL-försäkring, får någon annan arbetspensionsförsäkringsuppgift inte ges i anmälan om löneuppgifter. Felaktiga uppgifter kan medföra att pensionsavgift fastställs två gånger för samma inkomster.

Observera att endast företagarens lön, inte arbetsinkomsten ska anmälas till inkomstregistret. Lönen anmäls till registret i beskattningssyfte.

Närmare information och hjälp

I regel svarar inkomstregistrets kundtjänst på frågor som gäller användningen av inkomstregistret och inlämnande av anmälningar. Inkomstregistrets kundtjänst kan nås här.

Inkomstregistermyndigheten ger råd

  • om hur man upprätthåller uppgifter i inkomstregistret
  • om vilka avtal som förutsätts för användningen av inkomstregistret
  • i tekniska ärenden som gäller inkomstregistret, vilka ansluter sig till anmälan till inkomstregistret, distributionen av uppgifter och användningen av systemet, t.ex. gränssnitten mellan löneadministrationsprogrammen.
  • om hur man gör en anmälan och korrigerar felaktiga uppgifter
  • om distributionen av uppgifter samt om tillämpandet av lagens inkomstdatasystem

Ilmarinens kundtjänst svarar på frågor om pensionsförsäkringen. Vi ger också råd om arbetspensionsförsäkring i de anmälningar som ska lämnas till inkomstregistret. Vi ger råd om

  • hur inkomstregistret allmänt ska användas
  • på vilket sätt och vilka inkomstuppgifter som ska anmälas till inkomstregistret
  • om hur man korrigerar uppgifter i inkomstregistret

Ilmarinens kundtjänst betjänar vardagar kl. 8–17 tfn 010 195 000. Du kan även fråga råd om inkomstregistret av Ilmari-chattbot dygnet runt.

Läs mer om inkomstregistret och chatta med Ilmari-chattbot