Ohjeita palkkatietojen ilmoittamiseen tulorekisteriin

Tälle sivulle on koottu vastauksia yleisimpiin kysymyksiin palkkailmoituksista tulorekisteriin, eläkevakuutusten näkökulmasta. Ohjeiden avulla säästät aikaa ja vaivaa. Virhe pitää korjata viivytyksettä tulorekisteriin, jotta se on kaikkien tiedon hyödyntäjien käytettävissä. Tietoja säilytetään ja niitä voi korjata tulorekisterissä 10 vuoden ajan.

Ohjeita ilmoittamiseen

Palkkatietoilmoitus tehdään erikseen jokaisesta työntekijästä jokaisena palkanmaksupäivänä. Palkkatietoilmoitus eli ansioilmoitus täytyy tehdä aina viisi päivää palkanmaksupäivän jälkeen. Kaikki maksetut palkkatiedot pitää ilmoittaa tulorekisteriin palkansaajan iästä tai palkan suuruudesta riippumatta. Myös yrittäjälle maksettu palkka pitää ilmoittaa. Kannattaa muistaa, että palkkoja voi ilmoittaa myös ennen palkanmaksua. Ilmoituksen voi tehdä aikaisintaan 45 päivää ennen palkkojen maksamista.

Lue lisää tilapäisesti palkkaamisesta 

Palkkatiedot ilmoitetaan tulorekisteriin käyttämällä tulolajeja. Tulolajeissa on oletuksena, ovatko ne sosiaalivakuutusmaksujen, kuten eläkevakuutusmaksun alaista tuloa vai eivät. Osassa tulolajeista tätä oletustietoa voi muuttaa. Esimerkiksi jos palkka jää alle TyEL-vakuuttamisen alarajan, tai työntekijä on alle 17 tai yli 68-vuotias, pitää palkkatietoilmoituksella ilmoittaa vakuuttamisen poikkeustyyppi-tiedolla, ettei ilmoitettu palkka ole TyEL-vakuutettavaa tuloa. Silloin näistä palkoista ei tule myöskään tietoa työeläkeyhtiöön.  

Lue lisää tulorekisteri-ohjeesta

Työntekijöille maksetut luontaisedut ilmoitetaan aina palkkatieto-ilmoituksella. Tätä varten tulorekisterissä on käytössä omia ilmoittamiseen käytettäviä tulolajikoodeja. Ilmoita luontoisedun verotusarvo kokonaisuudessaan omalla tulolajillaan. Jos tulonsaajalta on peritty korvaus, ilmoita korvaus omalla tulolajillaan. 

Lisäohjeita ilmoittamiseen löydät tulorekisterin sivulta.

Tiedot voi antaa manuaalisesti verkkolomakkeella tulorekisterin sähköisessä asiointipalvelussa. Ilmoittajan pitää tunnistautua Suomi.fi-tunnistuksella.

Täytä ja ilmoita tulorekisteriin työnantajan nimi, y-tunnus tai henkilötunnus ja osoitetiedot sekä työntekijän suku- ja etunimet sekä henkilötunnus.

Ilmoituksessa on aina käytettävä TyEL-vakuutusnumeroa eli eläkejärjestelynumeroa. Valinta ei ole näkyvissä, jos olet valinnut ilmoittajatyypiksi Tilapäinen työnantaja.

Täytä lomake huolellisesti, sillä tietojen puuttuessa joudumme pyytämään uuden ilmoituksen tulorekisteriin.

Katso lisätietoja ilmoitusten korjaamisesta

Työnantajan erillisilmoituksen yritys tekee kerran kuukaudessa. Erillisilmoitus on työnantajakohtainen, eikä siinä ilmoiteta työntekijäkohtaisia tietoja. Tee se viimeistään palkanmaksua seuraavan kuukauden viidenteen päivään mennessä. Esimerkiksi ilmoitus tammikuun palkoista täytyy tehdä viimeistään helmikuun viidentenä päivänä.

Erillisilmoituksen voivat antaa säännöllinen työnantaja, satunnainen työnantaja ja kotitaloustyönantaja.

Työnantajan erillisilmoituksella annetaan jokin alla olevista tiedoista:

  • Kuukauden aikana maksettujen työnantajan sairausvakuutusmaksujen yhteismäärä ja siitä mahdollisesti tehdyt vähennykset.
  • Kun työnantaja kuuluu työnantajarekisteriin, tieto siitä, ettei palkkoja ole kuukauden aikana maksettu (Ei palkanmaksua -tieto).
  • Kuukauden aikana maksetut tulot, jotka eivät ole sairausvakuutusmaksun alaisia (0-tieto). Ilmoita tämä tieto, esimerkiksi, jos olet maksanut ainoastaan verovapaita kustannusten korvauksia.

Lue lisää työnantajan erillisilmoituksesta tulorekisterin sivuilta

Tiedot voi ilmoittaa tulorekisteriin vain erityisestä syystä paperilomakkeella. Erityinen syy voi olla esimerkiksi silloin, jos sähköinen ilmoittaminen on yksityishenkilölle, kuolinpesälle, satunnaiselle työnantajalle tai ulkomaalaiselle teknisen esteen vuoksi mahdotonta.

Löydät tulorekisterin ohjeita sähköisen asiointipalvelun käyttöön alla olevista linkeistä. Tarkempia lisäohjeita löydät palvelussa valtsemalla i-kuvakkeen.

Verkkoseminaari: Tulorekisteri: Näin käytät sähköistä asiointipalvelua (YouTube, pituus 37 min)

Katso lyhyt video: Valjasta tulorekisteri rengiksesi (YouTube, pituus 1:04 min)

Voit katsella tulorekisteriin ilmoitettuja tietoja tulorekisterin sähköisessä asiointipalvelussa. Palvelussa voit ilmoittaa palkkatietoja ja korjata niitä. Voit tilata raportteja annetuista tiedoista.

Kirjaudu palveluun. Valitse aloitusvalikosta, haluatko jatkaa asiointia yksityishenkilönä, yrityksen tai organisaation edustajana vai haluatko asioida toisen yksityishenkilön puolesta. Sivulta pääset myös lataamaan tiedostoja tulorekisteriin. Ohje koskee henkilöitä, joilla on oikeus ilmoittaa palkkatietoja tulorekisteriin.

Lisäohjeita tulorekisterin ohjevideolla

Vakuutusnumeron ilmoittaminen

Ilmarisen eläkejärjestelynumeron alku on 46- ja se on 11 merkkiä pitkä.

Työnantaja järjestää työntekijänsä eläketurvan joko tilapäisenä työnantajana tai sopimustyönantajana. Kun TyEL-vakuutus on voimassa, pitää kaikki palkkatiedot ilmoittaa siihen vakuutukseen. Vakuutus voidaan päättää vain, jos työnantajalla ei enää ole työsuhteessa työntekijöitä. Tilapäisellä työnantajalla ei ole eläkevakuutussopimusta eläkevakuuttajan kanssa. 

Sopimustyönantaja

Eläkejärjestelynumero on työnantajan TyEL-vakuutuksen numero, jonka eläkelaitos on antanut sopimustyönantajalle. TyEL-vakuutusnumero löytyy vakuutuskirjasta tai kirjautumalla verkkopalveluumme. Sopimusasiakas saa asiakashyvitystä työntekijöiden palkkasumman perusteella. Lue lisää muista sopimustyönantajan eduista ilmarinen.fi/tyel

Tilapäinen työnantaja

Jos tilapäinen työnantaja maksaa työntekijöilleen työeläkkeen perusteena olevaa työansiota, työnantajan on kuitenkin ilmoitettava työeläkelaitoksen yhtiötunnus (46). Lisäksi palkkatietoilmoitukselle pitää valita "Tilapäinen työnantaja"- tieto. Tilapäiselle työnantajalle ei kartu asiakashyvitystä. Eläkeyhtiö ei voi muuttaa tilapäisenä työnantajana tehtyjä palkkatietoilmoituksia sopimustyönantajan ilmoituksiksi. Korjaus tulee tehdä tulorekisteriin mitätöimällä tehty ilmoitus ja tekemällä uusi ilmoitus.

Lue lisää tilapäisestä työnantajasta 

Jos tulonsaajien palkkatiedot toimitetaan tulorekisteriin teknisen rajapinnan tai latauspalvelun kautta tai paperilomakkeella, on tilapäisen työnantajan eläkejärjestelynumero 46-3000000V ja eläkeyhtiötunnus 46. Tätä numeroa saa käyttää vain tilapäisen työnantajan palkkatietojen ilmoittamiseen. 

Tulorekisterissä työeläkeyhtiön vakuutusnumeroa kutsutaan eläkejärjestelynumeroksi. Eläkejärjestelynumero on aina 11 merkkiä pitkä.

Jos yrityksesi vakuutusnumero on lyhyempi kuin 11 merkkiä, se on täydennettävä 11 merkin mittaiseksi. Tämä tehdään lisäämällä tarvittava määrä nollia heti välimerkin jälkeen.

Jos tulonsaaja on työeläkevakuutettu, palkkojen ilmoittajan pitää aina ilmoittaa ilmoituksessa työeläkelaitoksen yhtiötunnus. Ilmarisen yhtiötunnus on 46.

Työntekijä jää eläkkeelle

Kyllä. Jos työsuhteen loppupalkka maksetaan vasta, kun henkilö on jo jäänyt eläkkeelle, Ilmarinen kohdistaa sen jo myönnettyyn vanhuuseläkkeeseen seuraavasti:

  • Loppupalkan maksupäivän tulee olla vanhuuseläkkeen alkamiskuukaudella. Jos vanhuuseläke alkaa 1.1., loppupalkka pitää maksaa viimeistään 31.1.
  • Kun loppupalkkaa ilmoitetaan, pitää ilmoituksella olla myös eläkkeen alkamista aikaisempi työsuhteen päättymispäivä, joka esimerkkitilanteessa pitää olla viimeistään 31.12.
  • Ilmoita aina eläkkeelle jäävälle työntekijälle maksetun palkan lisäksi myös työsuhteen päättymispäivä! 

Sisältyvät. Maksut on kuitenkin maksettava sen kuun aikan, jolloin vanhuuseläke alkaa. Kun ilmoitat loppupalkan, pitää ilmoituksella olla myös eläkkeen alkamista aikaisempi työsuhteen päättymispäivä. Jos eläke alkaa kuun ensimmäinen päivä, työsuhteen päättymispäivän on oltava viimeistään edeltävän kuun viimeinen päivä.

Nopeutimme eläkepäätöksen saamista antamalla hakijalle väliaikaisen eläkepäätöksen heti hakemisen jälkeen. Eläkepäätöksen saa parhaimmillaan saman päivän aikana, jos eläkettä hakee verkossa.

Lue lisää eläkkeelle jäämisestä

Suosittelemme vanhuuseläkkeen hakemista kirjautumalla verkkopalveluumme. Verkossa näet myös ajantasaisen työeläkeotteesi ja voit tarkistaa arvion eläkekarttumastasi ennen hakemuksen tekoa. Hakemus kannattaa tehdä noin kuukautta ennen eläkkeen alkamista.

tee eläkehakemus

Poikkeukset ilmoittamisessa

Työntekijän eläkevakuutuksen piiriin kuuluvat kaikki 17–67-vuotiaat, joille maksetaan palkkaa yli 59,36 euroa kuukauden aikana. Vakuuttamisvelvollisuus alkaa seuraavan kuukauden alusta siitä, kun työntekijä on täyttänyt 17 vuotta ja päättyy sen kuukauden lopussa, kun työntekijä täyttää 68 vuotta.

Jos työntekijä on alle 17-vuotias tai 68-vuotta tai vanhempi, valitse lisätiedoksi ilmoitukselle ”Ei vakuuttamisvelvollisuutta (työeläkevakuutus)”. Valitse tieto myös, jos työntekijälle maksetaan palkkaa alle 59,36 euroa kuukaudessa.

Jos olet kuitenkin pidättänyt alle 59,36 euron palkasta työeläkemaksun, et voi valita ”Ei vakuuttamisvelvollisuutta” -tietoa. Kun palkasta on pidätetty työntekijän osa TyEL-maksusta, työnantajan täytyy maksaa koko työeläkemaksu. Tällöin työntekijälle karttuu lain mukaisesti eläkettä.

Yrittäjän eläkevakuutuksen (YEL) ottaneet yrittäjät eivät kuulu työntekijän eläkevakuutuksen (TyEL) piiriin, vaikka he maksaisivat itselleen palkkaa yrityksestään. 

Jos tulonsaajalla on YEL-vakuutus ja hän on yrittäjänä palkkaa maksavassa yrityksessä, ilmoita jokaisella palkkatietoilmoituksella työeläkevakuutustietona ”YEL”. Jos yrittäjällä on YEL-vakuutus, hänen palkkatietoilmoituksessaan ei saa antaa muuta työeläkevakuutustietoa. Virheellinen tieto voi aiheuttaa eläkemaksun määräämisen kahteen kertaan samasta ansiosta.

Huomaathan, että tulorekisteriin ilmoitetaan vain yrittäjän saama palkka, ei yrittäjän työtuloa. Palkka ilmoitetaan rekisteriin verotusta varten.

Lisätietoja ja apua

Pääsääntöisesti tulorekisterin asiakaspalvelu vastaa tulorekisterin käyttöä ja ilmoitusten tekemistä koskeviin kysymyksiin. Tulorekisterin asiakaspalvelun tavoitat täältä

Tulorekisteriviranomainen neuvoo

  • tietojen ylläpitämisestä tulorekisterissä.
  • tulorekisterin käyttöä edellyttävissä sopimusasioissa
  • tulorekisterin teknisissä asioissa, jotka liittyvät tulorekisteriin ilmoittamiseen, tietojen jakeluun ja järjestelmän käyttöön, kuten rajapinnat palkkahallinto-ohjelmistojen välillä.
  • tietojen ilmoittamisesta ja virheellisten tietojen korjaamisesta
  • tietojen jakamisesta sekä lain tulotietojärjestelmästä soveltamisessa.

Ilmarisen asiakaspalvelu vastaa eläkevakuutuksia koskeviin kysymyksiin. Meiltä saat myös neuvoja tulorekisteriin tekemissäsi ilmoituksissa, jotka liittyvät työeläkevakuuttamiseen. Neuvomme

  • yleisesti tulorekisterin käytöstä.
  • miten ja mitkä ansiotiedot ilmoitetaan tulorekisteriin.
  • tietojen korjaamisesta tulorekisteriin.

Ilmarisen asiakaspalvelu arkisin klo 8-17 puh. 010 195 000. Voit myös kysyä Ilmari-chatbotilta mihin tahansa aikaan vuorokaudesta neuvoa tulorekisteristä.

Lue lisää tulorekisteristä ja chattaa Ilmari-botin kanssa

Lue lisää ja ilmoita palkkatietoja (tulorekisteri.fi)