ENERGINEN YMPÄRISTÖ TUKEE TIETOTYÖTÄ

6.4.2016
|
Artikkeli
image

Voivatko hyvät työtilat parantaa työelämän laatua? Tähän uskotaan Ilmarisella, missä työtilat muunnettiin vastaamaan myös yrityksen strategiaa.

"Masentava koppimaisema." Jotakuinkin näin kuvailee Päivi Sihvola aiempaa työympäristöään Ilmarisen pääkonttorilla Helsingin Ruoholahdessa. Nyt näkymää on vaikea kuvitella synkkänä ja ankeana, sillä tilat uhkuvat valoa, väljyyttä ja väriä. Poissa ovat yksittäiset työhuoneet ja karut käytävät, tilalla ovat monitoimitilat vapaasti valittavine työpisteineen, hiljaisine huoneineen ja kerroskahviloineen. Seinällä on valokuvataidetta, samoin sohvatyynyissä, kaikkialla on raikasta ja avaraa.

 – Ymmärryksemme siitä, mikä parantaa työelämän laatua ja kuinka se edistää tuottavuutta, kasvaa jatkuvasti. Meille ja asiakkaillemme on tärkeää, että ihmiset ovat hyvässä vireessä – etenkin kun samalla pienenee työkyvyttömyyden riski. Tämä on paitsi taloudellinen kysymys myös erittäin tärkeä asia inhimilliseltä kannalta jokaisen ihmisen kohdalla, viestintä- ja henkilöstöjohtaja Sihvola sanoo.

Toimitilojen uudistaminen on Sihvolan mukaan yksi tapa toteuttaa Ilmarisen strategiaa, jossa energisoiva työyhteisö on keskeinen painopiste.

– Työyhteisöön voi tuoda lisää virtaa monella tavalla, mutta tilaratkaisut, kalusteet ja työvälineet siivittävät omalta osaltaan uusia tapoja työskennellä ja toimia yhdessä.

– Omissa huoneissaan ihmiset ovat melko eristyksissä eikä yllättäviä ja ilahduttavia kohtaamisia tapahdu, mutta fiksut työtavat parantavat tuottavuutta. Hyvä henkilöstökokemus tuo hyvän asiakaskokemuksen, se tuo paljon positiivista mukanaan.

Etätyö on tehokasta

Ilmarisella muutosta on pohjustettu ja tehty pari vuotta. Ajatus avotiloista synnytti aluksi monenlaisia epäilyjä. Yleisiä pelkoja olivat esimerkiksi, että vain omassa huoneessa voi keskittyä tai käsitellä luottamuksellista tietoa.

– Mittaukset osoittavat, että kollegat ovat aika tyytyväisiä. Eniten tulee kiitosta siitä, että työkaverit ovat lähellä. Avoimessa tilassa keskittyminen puolestaan tuntuu olevan osalle vaikeaa. Olemmekin kuunnelleet muutostoiveita ja lisänneet hiljaisia huoneita. Olemme myös painottaneet, että tietoturva pitää olla meillä kaikilla kirkkaana mielessä koko ajan – työskenteli sitten työpöydän ääressä tai kotona, Sihvola tähdentää.

Myös Ilmarisen toimitusjohtaja Timo Ritakallio työskentelee monitoimitiloissa, hän on Sihvolan mukaan tämän muutoksen pääarkkitehti.

Ilmarinen käyttää nyt vain puolet niistä neliöistä mitä aikaisemmin oli käytössä. Vaikka sijoittelu on väljää, erilaisia työpisteitä ja neuvottelutilojen tuoleja on edelleen paljon enemmän kuin henkilöstöä.

 – Aiemmissa toimitiloissamme työpisteiden käyttöaste oli noin 40 %, se on tyypillinen toimiston käyttöaste. Kaikki eivät ole yhtä aikaa paikalla eikä tarvitsekaan, mobiilit välineet mahdollistavat joustavan työnteon ja neuvotteluhuoneet ovat ahkerassa käytössä.

Toimintamalliin kuuluu sekin, että Ilmarinen kannustaa entistä enemmän olemaan "etänäkin läsnä". Sihvolan mukaan Ilmarisella on kokemusta siitä, että etätyö on erittäin tehokasta. Kun tunnin työmatka ja ruuhkassa hermoilu jäävät väliin, aamu alkaa hyvällä energialla ja tehoilla.

Vapautus paperipinoista

Ajatus paperittomasta toimistosta saa uudessa työympäristössä uutta vauhtia, sillä jokaisella työntekijällä on tavaran säilytykseen yksi kompakti kaappi. Sinne ei paperipinoja mahdu, vaan asiat käsitellään pääosin sähköisinä.

– On hirmu vapauttavaa, ettei pöydälle enää kerry lukemista odottavia pinoja, Sihvola naurahtaa.

Ilmarisella on nyt omassa käytössään puolet vähemmän toimitilaa kuin aiemmin. Muutokseen ei kuitenkaan lähdetty ensisijaisesti rahansäästö mielessä, vaan kysymyksessä on investointi toimintakulttuuriin muuttamiseksi.

– Jokaisen organisaation on tehtävä päätös, mikä on ensisijainen tavoite, rahansäästö vai toimintakulttuurin muutos vai joku muu. Johdon on myös mietittävä, mitkä asiat se haluaa linjata heti aluksi ja missä asioissa on hyvä osallistaa oma henkilöstö valmisteluun.

Sihvolan mukaan työympäristön muutokseen kannattaa nimetä mielellään toimitusjohtajavetoinen projektiorganisaatio, sillä isoja päätöksiä täytyy tehdä nopeassa tahdissa. Tietotekniikka-asiat tulee ottaa mukaan heti projektin alkuun.

– Aikaa muutokseen saa kulumaan vaikka viisi vuotta. Jotkut sitä oikeasti tarvitsevatkin, jos rakentavat kivijalasta asti uutta. Alle vuodessa näin iso työympäristön muutos tuskin syntyy ja toimintakulttuurin pysyvät muutokset vievät luonnollisesti vielä pidempään.

Sihvolan mukaan ilmarislaiset ovat olleet ensi vaiheessa muutokseen tyytyväisiä, syksyllä tehtävä kartoitus antaa tarkempaa tietoa. Kiinnostuneita organisaatioita on käynyt Ruoholahdessa vierailulla tiheään.

– Työelämä muuttuu ja toimitilojen uudistus on osa muutoksen johtamista, Päivi Sihvola summaa.

 

Siivitä työkaveri tähtihetkeen

Ilmarisen uuteen strategiaan kirjattiin tavoite energisoivasta työyhteisöstä. Yhtiö haluaa ottaa roolin työpaikkana, joka näyttää koko Suomelle mallia, kuinka työelämä voi energisoida ihmisiä. Hyvä fiilis saa asiakkaat ilahtumaan ja tukee tuottavuutta, Ilmarisella uskotaan.

Hyvää fiilistä vahvistetaan selvillä, aukikirjoitetuilla tavoitteilla. Ilmarinen haluaa olla yllättävän ilahduttava, sen ilmarislaiset tekevät kuuntelemalla asiakkaita ja toisiaan, olemalla joustavia ja valmiita improvisoimaan sekä kiittämällä usein ja välttämällä kielteisyyttä. Työkaveria autetaan saavuttamaan tähtihetkensä.

Hyvä syke syntyy työympäristöstä, joka tukee ketterää vuorovaikutusta ja jossa opitaan niin onnistumisista kuin virheistäkin. Liike ja terveelliset ravitsemusvalinnat vahvistavat hyvää virettä, jonka voi ylläpitää koko päivän.

Tehokkuutta lisää kokousten vähentäminen, joka onnistuu avotilojen ja parantuvan tiedonkulun ansiosta. Kun oikeat ihmiset ovat oikeissa tehtävissä ja tehtävissä on valta ja vastuu kohdillaan, toiminta on tehokasta ja työpaikan arki sujuvaa.

 

ILMARISEN CLEAN OFFICE -PELISÄÄNNÖT

1. Työpiste tulee vapauttaa, jos siitä poistuu yli kolmeksi tunniksi.

2. Työympäristö pysyy siistinä, kun jokainen korjaa omat jälkensä.

3. Pyrimme toimimaan digitaalisesti.

4. Huolehdimme tietoturvasta.

 

Teksti: Jaana Ahlblad
Kuvat: Mikko Käkelä & Olli Urpela