Hyvä työympäristö alkaa kysymyksestä: Mitä me täällä teemme?

Toimistoa ei kannata suunnitella seinien väri, kahvikone tai näyttävä ensivaikutelma edellä. Ilmarisen työympäristöasiantuntija Heli Romppaisen mukaan hyvä työympäristö rakentuu ihmisistä ja työn tekemisen todellisista tarpeista. Hybridityön aikana toimistolta odotetaan ennen kaikkea mahdollisuuksia kohtaamiseen, keskittymiseen ja sujuvaan arkeen.

Työympäristöt ovat muuttuneet aina työn mukana. Aikoinaan toimiston mitoitusta määrittivät kopiokoneet, kaapit ja paperipinot. Nyt suuri osa tietotyöstä tapahtuu digitaalisissa ympäristöissä ja monessa eri paikassa.

Ilmarisen työympäristöasiantuntija Heli Romppainen on koulutukseltaan sisustusarkkitehti. Perinteisen sisustussuunnittelun sijaan hänen työnsä on painottunut asiakkaiden ja työyhteisöjen muutosten tukemiseen. Työssään Ilmarisessa Romppainen toimii tulkkina käyttäjien tarpeiden ja toimitilojen mahdollisuuksien välillä.

– Työympäristön kehittämisessä pitäisi ensimmäiseksi kysyä, mitä, miksi ja miten me haluamme tehdä asioita. Vasta sen jälkeen kannattaa miettiä osoitetta, tilaratkaisuja tai seinien väriä, Heli Romppainen sanoo.

Kaikille ei ole yhtä oikeaa toimistoa

Keskustelu työelämästä ajautuu helposti vastakkainasetteluun: onko etätyö hyvästä vai pahasta. Heli Romppaisen mielestä yleispätevää vastausta ei ole. Keskustelun pitäisi alkaa vastakkainasettelun sijaan siitä, mitä työssä halutaan saada aikaan.

Täysin etänä toimiva organisaatio tarvitsee erilaisen työympäristön kuin yritys, jossa töitä tehdään pääosin yhdessä toimistolla. Myös saman työyhteisön sisällä työskentelytavat ja tarpeet poikkeavat usein toisistaan. Hyvä työympäristö ei ole valmis tilamalli, jonka voi kopioida organisaatiosta toiseen. Olennaista on ymmärtää, ketkä tilaa käyttävät ja mitä heidän pitää siellä pystyä tekemään.

Hybridityö on tullut jäädäkseen, ja on hyvä muistaa, ettei työpaikalle tulla vain työpöydän vuoksi. Hybridityö on vaikuttanut toimistojen tilantarpeeseen, mutta samalla tilojen toiminnallisuuteen ja viihtyisyyteen panostetaan aiempaa enemmän.

– Ei ole yksiselitteisesti hyviä tai huonoja ratkaisuja. On vain erilaisia ratkaisuja erilaisiin tarpeisiin, Romppainen summaa.

Kohtaamisia, mutta myös lupa vetäytyä

Kun osa työstä tehdään kotona, toimiston merkitys kohtaamisen paikkana kasvaa. Työpaikalle tullaan tapaamaan kollegoita, vaihtamaan ajatuksia ja ratkaisemaan asioita yhdessä. Kasvokkainen kohtaaminen rakentaa myös yhteisöllisyyttä ja työpaikkaan liittyvää identiteettiä.

Kohtaamisten rinnalla tarvitaan myös rauhaa. Jos työntekijä ei tiedä, mistä löytää hiljaisen tilan tärkeälle puhelulle tai keskittymistä vaativalle tehtävälle, ympäristö alkaa kuormittaa.

– Toimivassa työympäristössä pitäisi olla aina paikka, johon voi rauhassa mennä. Se tuo arkeen turvallisuuden tunnetta, vaikka emme sitä välttämättä tietoisesti huomaa.

Työkyvyn näkökulmasta kyse ei ole vain säädettävistä pöydistä ja työtuoleista. Fyysisen ergonomian lisäksi työympäristön pitäisi auttaa säätelemään melua, keskeytyksiä ja muuta kognitiivista kuormitusta.

Vau-efekti kestää hetken, sujuva arki pidempään

Toimistolle houkutteleminen ei Heli Romppaisen mukaan ratkea biljardipöydillä tai limsa-automaateilla. Niillä voi olla paikkansa yrityksen ensivaikutelmassa ja rekrytoinnissa, mutta työpäivän laatu syntyy arkisemmista asioista.

Työympäristö vaikuttaa myös ihmisten työkykyyn. Toimivatko välineet? Löytyykö rauhallinen tila? Onko työkavereiden kanssa hyvä tehdä töitä?

– Vau-efekti kestää ehkä viikon. Lopulta ratkaisee se, kenen kanssa teemme töitä, onko meillä hyvä olla ja toimiiko arki.

Muutoksessa tarvitaan rohkeutta ja kokeiluja

Työympäristön uudistaminen on aina myös muutos ihmisten tavoissa tehdä työtä. Siksi käyttäjiä pitää kuunnella ja ratkaisuja kannattaa kokeilla käytännössä. Työympäristön uudistaminen epäonnistuu helposti, jos tavoite on kunnianhimoinen mutta toteutus jää varovaiseksi kompromissiksi. Silloin vanha toimintatapa ei enää toimi, mutta uusikaan ei pääse kunnolla syntymään.

Heli Romppainen kannustaa kokeilemaan uusia ratkaisuja käytännössä. Tilaa ei pidä ajatella valmiina ja muuttumattomana tuotteena.

– Työympäristö on elävä organismi. Jos jokin asia hiertää tai arvioitiin väärin, sitä pitää voida muuttaa. Käyttäjiä kannattaa kuunnella. Hyvä kysymys on, mitä tilan käyttäjä tarvitsee työnsä tekemiseen huomenna, Heli Romppainen sanoo.

Vanha rakennus voi saada uuden elämän

Käyttäjien tarpeiden ennakointi korostuu historiallisten rakennusten peruskorjauksissa. Ilmarisen omistaman Postitalon kaltaisessa suojellussa kohteessa modernin työympäristön vaatimukset pitää sovittaa rakennuksen ominaisuuksiin, tekniikkaan ja suojeluarvoihin.

Työ alkaa jälleen samasta kysymyksestä: mitä tilassa pitäisi tulevaisuudessa pystyä tekemään? Sen jälkeen arvioidaan, mitä olemassa oleva rakennus mahdollistaa ja missä tarvitaan kompromisseja.

– Historiallisen rakennuksen vanhat ratkaisut eivät ole pelkkä painolasti. On mahtavaa antaa rakennukselle uusi elämä ja samalla säilyttää sen historiallinen perimä.

Kun käyttäjien tulevia tarpeita osataan arvioida ajoissa, tiloja ei tarvitse korjata ja muuttaa jatkuvasti uudelleen. Tavoitteena on rakennus, joka säilyttää historiansa mutta palvelee tämän päivän työtä.

Yksi neuvo työympäristöä uudistavalle johdolle

Heli Romppaisen viesti yritysjohdolle on lopulta yksinkertainen: muodostakaa selkeä visio, mutta älkää yrittäkö kehittää työympäristöä yksin.

– Kysykää ihmisiltä. Toimivaan työympäristöön ei löydy oikeita vastauksia ilman, että kuunnellaan niitä, jotka tilaa käyttävät.

Lue lisää

• Tutustu Ilmarisen toimitiloihin 
• Ready to Fly tarjoaa ketterän ratkaisun toimitiloihin