Näin suunnittelet työkyvyn tiedolla johtamista

Työkykyjohtamisen tehtävä on tukea liiketoimintaa. Siksi työkykytiedolla johtamisen tavoitteet asetetaan yrityksesi strategian perusteella. Kun olet määritellyt tavoitteet, panosta sen jälkeen suunnitteluun ja mittareiden valintaan.

Aloita määrittelemällä tavoitteet

Liiketoimintalähtöinen ja strateginen työkykyjohtaminen tarkoittaa sitä, että määrittelette yhdessä tavoitteet yrityksesi strategian perusteella. Näin varmistatte, että tavoitteet ovat oikeat. Tavoitteita on hyvä olla kerralla vain muutamia. Kun olette saavuttaneet ne, voitte asettaa uusia.

Asettakaa pitkän, keskipitkän ja lyhyen aikavälin tavoitteita. Pitkän aikavälin tavoite kuvaa tavoitetilaa, johon pyritte. Keskipitkän ja lyhyen aikavälin tavoitteet auttavat etenemään oikeaan suuntaan.

Työkykymittareissakin yksinkertainen on kaunista

Valitse seuraavaksi tavoitteisiinne sopivat mittarit. Ne vaihtelevat yrityksittäin. Jos olet epävarma sopivista mittareista, selvitä, mitä muut mittaavat ja mitä tutkimustieto kertoo sopivista mittareista.

Tärkeintä mittareiden valinnassa on, että

  • ne sopivat asettamiinne tavoitteisiin
  • teillä on tarvitsemaanne dataa saatavilla.

Lue lisää työkykyjohtamisen mittarien asettamisesta

Kun valitset mittareita, pohdi, ovatko ne luonteeltaan seurannan, tuloksen vai liiketoiminnan mittareita. Mittareiden erottelu on tärkeää, koska niitä tulkitaan eri lähtökohdista. Työntekijöillä, esihenkilöillä ja johdolla on erilaiset tarpeet, vaikka mitattava ilmiö olisikin sama. 

Aseta työkykymittarit

Aloita tavoitteisiin sopivista seurantamittareista ja etene kohti tuloksen ja liiketoiminnan mittareita. Näin varmistat, että mittarit ovat yhteensopivia, muutos on mahdollista toteuttaa ja sen taloudellinen vaikuttavuus voidaan todentaa.

Tulosmittareiden avulla voit johtaa olemassa olevia prosesseja päivittäisessä työssä. Kun tavoittelet lyhyen aikavälin muutosta, niin kehitä kappalemääräisiä tulosmittareita ja aseta tavoitteet niiden parantamiseksi työntekijöille ja esihenkilöille.

Liiketoimintamittareiden avulla puolestaan parannat toimintaa ja strategisilla mittareilla pääset pidemmän aikavälin suunnittelun ja budjetoinnin piiriin. Pitkän ja keskipitkän muutoksen mittareiksi valitse johtoa varten mittareita, jotka kertovat suhteellisista osuuksista.

  1. Rakennusyrityksessä johto on tehnyt strategiassaan linjauksen laajentaa rakennusliiketoimintaa kiinteistönhuoltoon, mikä tarkoittaa työkykyjohtamiselle muuttuvia haasteita. Työ muuttuu, ja rakennusyrityksessä on otettu tavoitteeksi fyysisen työkuormituksen vähentäminen. 

    1. Työkuormitusta voi mitata seurantamittaritasolla esimerkiksi seuraamalla nostojen ja kuormittavien työasentojen lukumäärän kehitystä.
    2. Tulosmittaritasolla kuormittavien työasentojen määrän muutosta havainnoidaan työprosessien päivittämisen ja henkilöstölle annetun koulutuksen jälkeen.
    3. Liiketoimintamittarina toimii työprosessien kustannusten ja rasituksen takia syntyneiden poissaolojen säästöjen suhde.

    Mittarista riippuen myös mittaamistavat muuttuvat: tehokkuutta mittaavissa seurannan mittareissa tieto tulee usein suoraan työsuoritteista. Kun taas mitataan vaikuttavuutta, tarvitaan usein haastatteluja tai kyselyitä. Suunnittelun mittareissa asioille täytyy löytyä hinnat perustuen joko arvioon tai taloudelliseen toteumaan.

    Alla olevassa taulukossa on kuvattu erilaisten mittareiden erot kuvitteellisessa rakennusyrityksessä. Tavoitteena on fyysisen kuormituksen vähentäminen. 

    Mittaamisessa huomioitavat asiat Seurannan mittarit Tulosten mittarit Liiketoiminnan mittarit
    Mittaamisen kohde Nostojen ja kuormittavien työasentojen lukumäärä ja sairauspoissaolojen määrä Nostojen ja kuormittavien työasentojen lukumäärän muutos työprosessien uudistamisen jälkeen, työskentelytapojen muutos ja sairauspoissaolojen muutos Prosessien uudistamisen kustannukset suhteessa saavutettuihin säästöihin ja työskentelytapojen muutoksesta koituvat kustannukset ja/tai hyödyt
    Mittaamistavat Työn kuormittavuuden arvio ja tilastojen seuranta Kyselyt, haastattelut ja tilastojen seuranta Sairauspoissaolokustannukset, työkyvyttömyydestä aiheutuneet kustannukset ja työn kehittämisen kustannukset
    Kohderyhmä Työntekijät ja esihenkilöt Liiketoimintajohto Hallitus ja ylin johto
    Tavoite Olemassa olevien työprosessien seuranta ja raportointi: tehokkuus Työprosessien parantaminen tai prosessien uudelleenjärjestely: vaikuttavuus Uusien työprosessien ja investointien suunnittelu: tuottavuus
    Muutosten aikaväli Lyhyt Keskipitkä Pitkä
    Tarkastelutaso Operatiivinen Taktinen Strateginen

Sitä saat, mitä mittaat 

Valitse mittareiden joukosta KPI-mittarit (engl. Key Performance Indicator). Nämä ovat tarkoin valittuja, tärkeimpiä mittareita, joita seuraat tiiviisti ja joiden tuloksiin pyrit vaikuttamaan suoraan. KPI-mittarin täytyy yksinkertaistaa mitattavan ilmiö riittävän hyvin, ja siihen vaikuttavat asiat täytyy olla tiedossa. KPI-mittarin täytyy lisäksi mitata jotain sellaista, johon voitte yrityksessäsi vaikuttaa. KPI-mittari voi olla seurannan, tuloksen tai liiketoiminnan mittari. Huomioithan KPI-mittareita valitessasi, että sitä saat, mitä mittaat. 

Katso lista yleisimmistä työkykyriskiin liittyvistä mittareista

Katso, mitä henkilöstöön liittyviä KPI-mittareita Ilmarinen käyttää omassa toiminnassaan