Näin suunnittelet työkykyjohtamisen järjestelmän

Huolellinen suunnittelu on edellytys sille, että onnistut luomaan yrityksesi tarpeisiin sopivan työkykyjohtamisen järjestelmän ja ottamaan sen myös käyttöön.

Kokoa suunnitteluryhmä

Ota suunnitteluun mukaan yrityksesi avainhenkilöitä, henkilöstöä, työterveyshuoltoa ja vakuutusyhtiöitä. Näin onnistutte todennäköisimmin rakentamaan yhdessä toimivan ja kehittyvän työkykyjohtamisen järjestelmän.

Suunnitteluvaiheen myötä saat selkeän kuvan yrityksesi nykytilanteesta. Samalla luotte myös yhdessä vision, mihin työkykyjohtamisella pyritte. On tärkeää, että suunnittelussa on mukana kaikki yrityksesi keskeiset henkilöt, joita tarvitsette jatkuvaan parantamiseen.

Kartoita nykytila

Aloita suunnittelu kartoittamalla nykytila. Selvittäkää yhdessä

  • mitä työkykyriskin hallintaan ja ennaltaehkäisyyn liittyviä toimintamalleja teillä on
  • mitä mahdollisia puutteita ja kehittämiskohteita havaitsette malleissa
  • mitä tavoitteita asetatte työkykyjohtamisen järjestelmälle
  • minkälaisella toimintasuunnitelmalla saavutatte tavoitteenne.

Varmista myös ylimmän johdon mukanaolo ja hyväksyntä työkykyjohtamisen järjestelmän rakentamiselle.

Arvioi sisäiset ohjeet, toimintatavat, prosessit ja resurssit

Ota yrityksesi esihenkilöitä, työsuojelu- ja luottamushenkilöitä, HR-asiantuntijoita ja muita työntekijöitä mukaan arvioimaan, miten hyödytte nykyisistä toimintamalleista. Keskustele ja arvioi toimintamalleja tarvittaessa myös työterveyshuollon sekä työeläke- ja tapaturmavakuutusyhtiöiden kanssa.

Tunnistakaa yhdessä, mitä jo teette, millä toimintamalleilla ja mitä olette saavuttaneet, miten valitsemanne mittarit ovat toimineet ja oletteko tyytyväisiä tuloksiin. Käykää läpi ja arvioikaa työkykyjohtamiseen liittyvät sisäiset ohjeet, toimintatavat, prosessit ja resurssit. Ennen kaikkea arvioikaa sitä, vaikutatteko tällä hetkellä yrityksenne työkykyriskeihin. Eli teettekö oikeita asioita vai kohdistuuko toiminta työkykyriskejä enemmän työtyytyväisyyteen ja työhyvinvointiin.

Arvioikaa yhdessä mm. näitä toimintamalleja ja prosesseja:

  • työterveys-, ja turvallisuus- sekä työkykyriskin hallintaohjelmat, työsuojelun toimintaohjelma
  • varhaisen tuen malli ja päihdeohjelma
  • poissaolotietojen ja työhön paluun seuranta
  • eri vaihtoehdot työssä pysymiseen/työhön palaamiseen: työn muokkaus tai keventäminen, työkokeilu, korvaava työ
  • rekrytointi-, palkkaamis- ja perehdyttämispolitiikka ja -käytännöt, johtamiskäytännöt sekä työsuhteen päättäminen huomioiden myös osatyökykyiset
  • työehtosopimukset, esim. mitä niissä määritellään korvaavasta työstä, työaikajoustoista, lomakertymistä
  • muut ohjeet, menettelyt ja käytännöt, esim. tasa-arvosuunnitelma, asiallisen käyttäytymisen pelisäännöt.

Arvioikaa myös

  • toimivatko ne arjessa?
  • onko toiminnalle asetettu tavoitteita?
  • vievätkö toimintamallit ja prosessit kohti asetettuja tavoitteita?
  • miten kehitätte niitä?

Yksilöikää sen jälkeen olemassa olevien toimintamallien ja prosessien puutteet, esteet ja mahdollisuudet. Apuna voitte käyttää esim. SWOT-analyysia.

Määritä tavoitteet ja tee toimintasuunnitelma yhdessä liiketoiminnan kanssa

Kun olet tunnistanut kehittämiskohteet, määrittele ja dokumentoi yrityksesi pitkän ja lyhyen aikavälin tavoitteet työkykyjohtamiselle. Huomioi paitsi yrityksesi toiminta- ja liiketoimintaympäristö, myös lakisääteiset vaatimukset, kuten työehtosopimukset, työturvallisuus- ja työterveyshuoltolaki. Priorisoi tavoitteet ja aloita kiireellisimmistä ja vaikuttavimmista asioista. Huomioi samalla yrityksesi resurssit: mihin pystytte ja ehditte.

Sovi seuraavaksi tavoitteille mittarit ja seurantatavat. Valitse sellaiset mittarit, joihin sinun on mahdollista saada tarvittavat tiedot yrityksesi järjestelmistä nyt tai tulevaisuudessa. Pitkän tähtäimen tavoitteelle voi asettaa hitaammin reagoivia mittareita. Näitä voivat olla esimerkiksi maksuluokka ja työnantajamielikuva. Välitavoitteet tarvitsevat nopeammin reagoivan mittarin, kuten erilaiset sairauspoissaolomittarit, diagnoosijakaumat, pulssikyselyt, terveysprosentti (osuus henkilöstöstä, joka on pysynyt koko vuoden terveenä ilman yhtäkään sairauspoissaoloa).

Valitse sekä määrällisiä että laadullisia mittareita. Määrälliset mittarit kertovat kehityssuunnasta, ja laadulliset mittarit voivat kertoa taustalla olevista syistä. Laadullisia mittareita ovat esimerkiksi henkilöstökyselyiden avovastaukset ja erilaiset haastattelut.

On tärkeää, että liiketoiminnan edustajat osallistuvat keskusteluun ja päätöksentekoon työkykyjohtamisen tavoitteista ja keinoista. Näin työkykyjohtamisesta tulee, osa liiketoiminnan johtamisjärjestelmää, joka huomioi työkyvyn osana liiketoimintajohtamista, eli strategista.

Tee toimintasuunnitelma

Valitse seuraavaksi toimenpiteet ja keinot tavoitteiden saavuttamiseksi ja kirjaa ne toimintasuunnitelmaksi.

Toimintasuunnitelma sisältää:

  • toimenpiteiden tarkemman kuvauksen
  • mittarit ja seurantatavat
  • aikataulun toimenpiteille, välitavoitteille ja pitkän aikavälin tavoitteille
  • roolit ja vastuiden määrittelyt: kuka tekee, kuka raportoi, keille raportoidaan, millä aikataululla, kuka omistaa kokonaisuuden
  • budjettiarvion
  • viestintäsuunnitelman.

Muista seurata ja arvioida työkykyriskimittareiden tuloksia säännöllisesti. Käytä saamiasi seurantatietoja apunasi, kun päivität mallia. Tavoitteena on jatkuva parantaminen PDCA-syklin mukaisesti.