Puheeksi ottaminen on esimiestyötä

Käy varhaisen tuen keskustelu aina työntekijän kanssa, jos huolestut hänen työkyvystään. Keskustelkaa siitä, miten voit tukea häntä. Tehkää suunnitelma jatkotoimista. Apua saat tarvittaessa työterveyshuollostanne.

Havainnoi käyttäytymisen muutoksia 

Esimiehenä näet usein jo varhain hiljaisia signaaleja. Ne ovat pieniä merkkejä, jotka edeltävät varsinaisia oireita tai ongelmia. Muutokset alkavat näkyä huomattavasti aikaisemmin, kun ne muuttuvat varsinaisiksi ongelmiksi tai oireiksi.

Hiljaisia signaaleja ovat muun muassa 

  • keskittymisvaikeudet, huolimattomuus   
  • vuorovaikutuksen ongelmat 
  • oppimisen ongelmat 
  • muisti- tai hahmottamisongelmat 
  • pitkittyvät työpäivät, usein toistuvat ylityöt 
  • työaikapoikkeamat, esimerkiksi jatkuva myöhästely   
  • työn laiminlyönti: vastuut, aikataulut, poikkeamat työsuoritteiden määrässä tai laadussa    
  • ulkoinen epäsiisteys 
  • työmotivaation heikentyminen 

Puheeksi ottaminen on keskustelun käynnistämistä. Käynnistä keskustelu, jos huolestut työntekijästäsi tai jos työpaikkanne yhteiset reagointikriteerit täyttyvät. 

Sinulla voi herätä työntekijästä huoli, kun 

  • huomaat, että työntekijäsi käytös tai olemus on muuttunut selvästi. Hän on esimerkiksi alkanut vetäytyä tai itkeä tai on muuttunut hyökkääväksi tai välinpitämättömäksi 
  • koet, että työntekijäsi motivaatio, oppimiskyky tai työsuoritus ovat heikentyneet 
  • epäilet työntekijäsi käyttävän päihtei 
  • huomaat, että työntekijäsi poissaolot lisääntyvät tai kasaantuvat viikonloppujen tai lomien yhteyteen 
  • huomaat työyhteisössä ristiriitoja 
  • kuulet, että asiakkaanne ovat antaneet työntekijästäsi korjaavaa palautetta.

Tutustu varhaisen tuen keskustelua käsittelevään videoon (5 min.), joka tarjoaa hyvän yhteenvedon keskeisistä asioista.

Mistä ja miten keskustelet? 

Tartu asiaan mahdollisimman pian eli keskustele työntekijäsi kanssa. Toimi näin:  

  • Suunnittele ajankohta, jolloin ilmoitat keskustelusta. Sinun kannattaa ajoittaa keskustelu keskelle työviikkoa siten, että keskustelusta sopimisen ja varsinaisen keskustelun väliin ei jää useita päiviä tai viikonloppua.  
  • Pyri järjestämään keskustelu rauhalliseen ympäristöönjossa voitte keskustella luottamuksellisesti ja vapaasti kahdenkesken ilman häiriöitä.  

Tärkeää keskustelussa on, että olet kiinnostunut työntekijästä ja hänen työstään. Erityisen tärkeää on, että kuuntelet häntä.

  • Mieti etukäteen, mistä konkreettisista havainnoistasi ja huolistasi haluat keskustella. 
  • Sovi keskustelu työntekijän kanssa. Kerro työntekijälle, mistä haluat keskustella. 
  • Varaa rauhallinen tila. Käy keskustelu aina kahdenkesken. 
  • Kun keskustelu alkaa, muistuta työntekijääsi, mistä haluat keskustella. 
  • Kerro, että tavoitteenasi on saada asiat sujumaan ja löytää tilanteeseen ratkaisuja 
  • Kerro konkreettisesti, mitä olet havainnut tai mitä on tapahtunut. Kuvaa muutos aikaisempaan ja kerro huolesi tilanteesta.  Puhu minä-muodossa.  
  • Kysy työntekijältä hänen näkemystään tilanteesta ja kuuntele häntä. Tarkenna kuulemaasi esittämällä avoimia kysymyksiä.   
  • Kerro eri ratkaisuvaihtoehdoista ja tue työntekijää itse tuomaan keskusteluun sopivia ratkaisuvaihtoehtoja. Totea tavoitteeksi asioiden sujuminen jatkossa. 
  • Sopikaa, miten kerrotte hänen tilanteestaan ja työjärjestelyistä työyhteisössä.  
  • Sopikaa myös, mitä teette keskustelun jälkeen ja miten seuraatte sopimaanne. 
  • Kirjaa keskustelun keskeiset seikat ja erityisesti yhdessä sopimanne ratkaisut, toimintatavat ja seuranta. 

Keskustelun sisältö

Tehtäväsi on tarkistaa, onko huolesi työntekijän työssä suoriutumisesta ollut aiheellinen. Pidä kuitenkin keskustelun painopiste sen tavoitteessa eli siinä, että saatte asiat sujumaan ja löydätte ratkaisuja. Tue työntekijää tuomaan esiin niitä ratkaisuja, jotka auttavat häntä työssään. Muista, että kaikkea ei tarvitse ratkaista kerralla.

Keskustelkaa työntekijällesi tärkeistä asioista. Siitä, miten voimaannuttavaksi tai kuormittavaksi hän kokee työnsä, työolonsa, työyhteisönne ja johtamisen. Keskustelkaa hänen työnsä sisällöstä, hänen motivaatiostaan, arvoista ja asenteistaan sekä muista asioista, jotka vaikuttavat siihen, miten mielekkääksi hän kokee työnsä. Puhukaa siitä, miten hän sovittaa työnsä muuhun elämäänsä. Kun keskustelette hänen ammatillisesta osaamisestaan ja kehittymisestään, miettikää, miten se tukee sitä, että hän saavuttaa työnsä tavoitteet.

Muista, että kaikkea ei tarvitse ratkaista kerralla, vaan voitte keskustella toisen ja kolmannenkin kerran.

Työntekijäsi sitoutuu parhaiten ratkaisuun, jota hän on itse ehdottanut. Kysy siksi ensin häneltä, miten hän ratkaisisi asian tai mikä olisi hänen mielestään toimivin ratkaisu. Sen jälkeen voit esittää omat ehdotuksesi. Älä kuitenkaan oleta tietäväsi, mistä on kysymys, vaan suhtaudu kuulemaasi ja koko keskusteluun avoimin mielin.

Sinulla on ratkaisun avaimet työpaikalla tehtäviin muutoksiin. Voit tarvittaessa tehdä päätöksiä, esimerkiksi työhön paluuta tukevista työn muokkauksen toimenpiteistä, työaikaratkaisuista tai työkierrosta. ​ 

Joskus tilanne on sellainen, että työntekijäsi haasteet ovat muualla kuin hänen työssään, mutta vaikuttavat työhön. Silloin teidän on hyvä miettiä, miten voisitte ottaa hänen tilanteensa huomioon työssä, jotta hän selviää hankalimman vaiheen yli. Usein autat työntekijääsi parhaiten sillä, että vain keskustelet hänen kanssaan ja kuuntelet häntä.

Esitä työntekijälle avoimia kysymyksiä eli sellaisia, joihin hän ei voi vastata pelkästään kyllä tai ei. Avoimia kysymyksiä ovat esimerkiksi seuraavat:  

  • Millaisia haasteita sinulla on työssäsi?  
  • Miten niitä voisi vähentää?  
  • Mitkä tekijät työssäsi tukevat työn tekemistä, työkykyäsi tai työhyvinvointiasi?  
  • Miten niitä voisi ylläpitää ja lisätä?  
  • Miten pystyt saavuttamaan annetut tavoitteet? 
  • Miten sinun kannattaa mielestäsi kehittää osaamistasi?  

Sovi jatkosta 

Aina et pysty korjaamaan tilannetta yhden keskustelun aikana. Puheeksi ottaminen saattaa myös romahduttaa työntekijäsikoska hän saattaa kokea saaneensa luvan myöntää, ettei jaksa tai pärjää. Silloin on tärkeää, että jatkatte keskustelua ja sovitte uuden tapaamisen. Tässä tapaamisessa voitte jo päästä miettimään ratkaisuja.  

Sovi uudesta tapaamisesta myös silloin, jos ette löydä yhteistä säveltä eli ette pysty keskustelemaan hyvin. Sinun ei pidä jättää asiaa sikseen, vaan voit ehdottaa esimerkiksi että Palattaisiinko tähän asiaan uudelleen huomenna, kun olet ehtinyt miettimään sitä, mistä nyt puhuimme. Mietitään sitten sopivia ratkaisuja asioiden edistämiseksi. 

Kun olette sopineet ratkaisuista, sopikaa, miten seuraatte sovittujen toimenpiteiden toteutumista ja niistä saatavaa hyötyä.  

Pyydä tukea työterveydestä 

Saat ja sinun on tärkeä pyytää tukea työterveydestä silloin, kun   

  • työntekijän ongelma liittyy sairauteen  
  • työntekijällä on runsaasti sairauspoissaoloja tai ne ovat lisääntyneet 
  • haluat terveyden ammattilaisen näkemyksen siitä, miten kannattaa edetä 
  • tarvitset arvion siitä, miten työntekijän työ vaikuttaa hänen työkykyynsä 
  • tarvitset suosituksia työn ja työympäristön muokkaukseen tai muihin työjärjestelyihin.  

Ole silloin yhteydessä nimettyyn työterveyshoitajaanne. 

Ei sairauteen liittyvät toimenpiteet

Kun työntekijän haasteet tai ongelmat eivät liity hänen terveydentilaansa, miettikää yhdessä ratkaisuja tilanteeseen.

Lue lisää toimenpiteistä

Sairauteen liittyvät toimenpiteet

Kun työntekijäsi sairastuu, tue hänen työkykyään. Apua saat työterveyshuollosta.

Lue lisää toimenpiteistä