Työnantaja luo puitteet varhaisen tuen toiminnalle

Varhaisella tuella edistät työntekijöidesi työkykyä. Siksi se on myös taloudellisesti kannattavaa. Ota varhaisen tuen toiminta osaksi yrityksesi työkykyjohtamista. Meiltä saat ohjeita sen suunnitteluun ja toteuttamiseen.

Viisi vinkkiä varhaisen tuen toimintaan

Työnantaja, ota talteen viisi vinkkiä varhaisen tuen toimista, joilla edistät työntekijöittesi työkykyä.

  1. Huolehdi, että yrityksessäsi tai työpaikallasi on otettu käyttöön varhaisen tuen toiminnan työkaluja.
  2. Hyödynnä varhaisen tuen toimintaan suunniteltuja työkaluja osana omaa työkykyjohtamistasi.
  3. Miettikää yhdessä, mitkä varhaisen tuen toimintatavoista sopivat teille parhaiten.
  4. Pyri rakentamaan toimintakulttuuri, jossa tunteet, vastoinkäymiset ja vaikeudet ovat sallittuja ja jossa on hyväksyttävää ja normaalia saada tukea.
  5. Varmista, että työnterveyskumppaninne toimii tukenanne, ole säännöllisesti ja tavoitteellisesti yhteyksissä heihin, jotta myös heillä on selvä käsitys, miten varhainen tuki toteutuu yrityksessänne.

Lue lisää vinkkejä ja ohjeita tältä sivulta! Muista myös syventyä työkykyjohtamisen monipuolisiin sisältöihin TyökykyAreenassa.

Rakenna sallivaa ja luottamuksellista toimintakulttuuria yritykseesi

Rakenna työpaikallesi toimintakulttuuri, jossa tunteet, vastoinkäymiset ja vaikeudet ovat sallittuja. Pyri siihen, että on täysin normaalia ja hyväksyttävää pyytää ja saada tukea vaikeisiin tilanteisiin matalalla kynnyksellä. Edistä sitä, että kynnys työterveyden tai muun ulkopuolisen avun saamiseen on mahdollisimman matala.

Toimintakulttuuri syntyy käyttäytymisestä

Toimintakulttuuri syntyy ihmisten käyttäytymisestä. Kulttuuri muuttuu, kun tiettyjä käyttäytymisiä eli toimintatapoja toistetaan ja kun niillä saadaan aikaan toivottuja tuloksia. Toimintakulttuurin muuttaminen vaatii sinulta ja koko organisaatioltasi tavoitteellista, pitkäjänteistä ja sinnikästä toimintaa, sillä kulttuuri muuttuu vain, kun te kaikki toimitte uudella tavalla.

Pääset alkuun sillä, että viestit avoimesti ja ymmärrettävästi ja kun kohtelet työntekijöitäsi oikeudenmukaisesti. Kiinnitä siksi huomiota siihen, että toimit varmasti, kuten sanot – ja että toimit yrityksesi arvojen mukaisesti. 

Tiesitkö? 

Varhaisen tuen toiminnalla voit säästää kustannuksissa. Ongelmat eivät ehdi muuttua vakaviksi, kun esihenkilöt ja työntekijät ottavat ajoissa puheeksi työkykyyn liittyvät asiat. Teistä jokaisella on silloin käytössänne useita ratkaisukeinoja eikä ongelmien tarvitse johtaa sairauspoissaoloihin tai työkyvyttömyyteen.

Käytä työterveyskumppanianne tukenasi

Työnantajana tai työnantajan edustajana sinä vastaat siitä, miten varhaisen tuen toiminta otetaan yrityksessäsi käyttöön. Varmista, että esihenkilöt ja työntekijät ymmärtävät, mitä varhaisen tuen toiminta tarkoittaa ja että he sopivat yhdessä siitä, mitkä varhaisen tuen työkalut he ottavat käyttöön. Varmista myös, että yrityksesi johdon ja työterveyden edustajien yhteistyö on säännöllistä ja tavoitteellista. Hyvän yhteistyön ansiosta työterveys saa selvän käsityksen siitä, miten varhainen tuki toteutuu yrityksessäsi, ja pystyy silloin tukemaan yritystäsi myös siinä.

Tehtävänäsi on tukea työntekijää, jonka työkyky uhkaa heikentyä. Jos työpaikan tarjoama tuki ei riitä työntekijällesi, hän saa aina apua työterveydestä.

Lue lisää työterveysyhteistyöstä

Ota varhaisen tuen toiminnan työkalut osaksi työkykyjohtamista

Varhaisen tuen toiminta on osa työkykyjohtamista, jonka avulla edistätte työntekijöittenne työkykyä. Varhaisen tuen toiminta perustuu suunnitteluun ja ennakointiin. Tue sovittujen toimintatapojen toteutumista, seuraa vaikutuksia ja hallitse työkykyriskiä.

Tutustu seuraavaksi suunnittelu- ja seurantatyökaluihin.

Varhaisen tuen toiminta perustuu yhteiseen suunnitteluun

Käynnistä varhaisen tuen toiminta yhteisellä suunnittelulla. Suunnitteluun osallistuvat esihenkilöt (esimies), työntekijät ja työterveys. Kun suunnittelette varhaisen tuen toiminnan yhdessä, saatte käytännöistä toimivia ja sellaisia, että myös työntekijät sitoutuvat niihin ja ottavat ne käyttöön.

Selvittäkää ensin nykytilanne eli henkilöstönne työkyky ja siihen vaikuttavat syyt. Miettikää sen jälkeen, mitä haluatte saada varhaisen tuen toiminnalla aikaan, ja asettakaa yhteiset, konkreettiset ja saavutettavissa olevat tavoitteet. Määritelkää lopuksi työkykyä kuvaavat tunnusluvut, joiden avulla voitte seurata tavoitteiden saavuttamista.

Selvitä nykytilanne kysymysten avulla

Sairauspoissaolot

  • Kuinka suuri yrityksenne sairauspoissaoloprosentti on? 
  • Mitkä ovat yrityksenne sairauspoissaolojen syyt?  
  • Mikä on työtapaturmataajuutenne eli kuinka usein teille sattuu työtapaturmia 
  • Miten työntekijät ilmoittavat sairauspoissaoloistaan, kenelle ja milloin?  
  • Edellytetäänkö työntekijöiltä lääkärin tai terveydenhoitajan todistusta vai riittääkö oma ilmoitus?    
  • Jos omailmoitus riittää, kuinka monta päivää he saavat olla pois omailmoituksella?  
  • Ilmoittavatko he lastensa sairastumisista johtuvat poissaolonsa samalla tavalla?  
  • Erotellaanko lasten sairastumisista johtuvat poissaolot muista poissaoloista?  

Työpaikan käytännöt

  • Ovatko sairauspoissaoloja koskevat käytännöt samat koko organisaatiossa?  
  • Toimivatko kaikki yhteisten käytäntöjen mukaisesti?    
  • Seuraatteko sairauspoissaolojen lisäksi muita mahdollisesta työkyvyn heikkenemistä ilmaisevia merkkejä?  
  • Jos seuraatte muutakin työkyvyn heikkenemistä, mitä seuraatte, kuka seuraa ja miten? 

Työterveys ja muut kumppanit  

  • Mitä toimijoita kuuluu yrityksenne varhaisen tuen kumppaneihin? Kumppaneita ovat esihenkilöt, henkilöstöhallinto eli HR, työsuojelutoimikunta, työterveys, työeläkevakuutusyhtiö, Kela, vahinkovakuutusyhtiö.    
  • Mitä tunnuslukuja käytätte sairauspoissaolojen ja muun varhaisen tuen seurantaan?    
  • Mikä on työkyvyttömyyseläkkeittenne määrä? 
  • Jos olette suuryritys, mikä on maksuluokkanne? Suuryrityksenä teillä on maksuluokka, joka riippuu siitä, kuinka paljon yrityksestänne on jääty työkyvyttömyyseläkkeelle. Maksuluokka vaikuttaa työeläkemaksunne eli TyEL-maksunne määrään.  
  • Millaiset ovat työterveytenne kustannukset? Mitkä ovat ennalta ehkäisevän toiminnan (Kela 1) ja sairaanhoidon (Kela 2) kustannukset? 
  • Millaiset tuottavuustavoitteenne ovat?  

Henkilöstöjohtaminen 

  • Mikä on henkilöstön vaihtuvuus? 
  • Onko esihenkilöillä riittävät taidot huolehtia hyvästä henkilöstöjohtamisesta? 
  • Onko esihenkilöillä riittävästi aikaa huolehtia hyvästä henkilöstöjohtamisesta? 

Laadi tavoitteet ja toimintatavat yhteistyössä

Laadi nykytilan selvittämien jälkeen tavoitteet varhaisen tuen toiminnalleMäärittele poissaoloille hälytysrajat ja se, miten poissaoloja seurataanSuunnittele yhdessä esihenkilöiden, työntekijöiden ja työterveyskumppaninne kanssa, mitä asetatte tavoitteeksi varhaisen tuen toiminnalle eli mitä haluatte toiminnalla saada aikaan ja millä tunnusluvuilla seuraatte toteutumista. 

Pohtikaa yhdessä näitä kysymyksiä toimintatapojen rakentamiseksi 

  • Miten luotte luottamuksellisen kulttuurin, jossa huolia otetaan ajoissa puheeksi?  
  • Miten seuraatte keskustelujen perusteella tehtyjen ehdotusten ja toimenpiteiden toteutumista? 
  • Miten haluatte vaikuttaa sairauspoissaoloihin? 
  • Mitä tavoitteita asetatte työhön paluun onnistumiselle? 
  • Mitä tavoittelette ammatillisen kuntoutuksen osalta? 
  • Miten haluatte vaikuttaa työkyvyttömyyseläkkeiden määrään ja/tai työeläkevakuutuksen maksuluokkaan? 

Tue sovittujen toimintatapojen käyttöönottoa

Kun varhaisen tuen toiminnan suunnitelmanne on valmis, ottakaa se käyttöön. Kuvatkaa toiminta varhaisen tuen mallissa. Siinä kerrotaan, mikä asia on kenenkin vastuulla. Työnantajana tärkein tehtäväsi on edistää turvallista toimintakulttuuria, jossa jokainen voi puhua työkyvystä ja siihen liittyvistä huolista.

Tehtävänäsi on lisäksi

  • ohjata ja kannustaa esihenkilöitä (esimies) ja työntekijöitä ottamaan varhaisen tuen toimintatavat aktiivisesti käyttöön arjessa  
  • järjestää esihenkilöille perehdytystä ja koulutusta varhaisen tuen toiminnasta 
  • rohkaista esihenkilöitä ottamaan työterveys aktiivisesti mukaan varhaisen tuen käytäntöihin silloin, kun työkykyriskit liittyvät työntekijöitten terveyteen    
  • perehdyttää henkilöstö varhaisen tuen toimintaan    
  • toimittaa työterveyteen tieto työntekijän sairauspoissaolosta, kun se on jatkunut kuukauden ajan.

Sitoudu käytäntöjen noudattamiseen yhdessä henkilöstön kanssa. Onnistut, kun toimit itse esimerkkinä.

Ota huomioon, että työntekijöittesi saattaa olla helpompi keskustella työkavereidensa kanssa vaikeista elämäntilanteista, asioista, ajatuksista ja tuntemuksista. Siksi on tärkeää, että kaikki työpaikalla tietävät, minkälaisia tukitoimia on tarvittaessa käytettävissä.

Seuraa vaikutuksia ja hallitse työkykyriskiänne 

Seuraa, miten varhainen tuki työpaikallasi toimii. Samalla hallitset yrityksesi työkykyriskiä. Huolehdi siksi siitä, että tunnet yrityksesi sairauspoissaoloprosentit, poissaolojen syyt, työkyvyttömyyseläkkeiden määrän ja TyEL-maksuluokan sekä muut työkykyyn liittyvät tunnusluvut. Seuraa myös niiden kehittymistä. Jotta sairauspoissaolojen seurannalla saavutetaan tehokkaasti sen tavoitteet, on syytä seurata sekä pitkiä että lyhyitä sairauspoissaoloja riittävän tiiviillä aikavälillä.

Käytä seuraavia työkaluja vaikutusten arvioimiseksi

  • Sairauspoissaoloja 
    • lyhyet (1-3 päivää, 1+9 päivää), pitkät (yli kolme päivää tai 10 päivää ja enemmän) 
    • diagnoosit: ikäryhmittäin, osastoittain, toimenkuvan mukaan ryhmiteltyinä 
  • Varhaisen tuen toiminnan toteutumista  
    • Miten nykyinen malli toimii? Onko tarpeen päivittää sitä? 
    • Montako puheeksiotto- ja työhönpaluukeskustelua on käyty vuoden aikana?  
    • Keskusteluista saatua palautetta 
    • Keskustelujen perusteella tehtyjen ehdotusten ja toimenpiteiden toteutumista 
  • Ammatillisen kuntoutuksen määrää ja onnistumista 
  • Työkyvyttömyyseläkkeiden määrää 
  • Työeläkevakuutuksen maksuluokkaa 

Voit antaa varhaisen tuen toiminnan seuraamisen myös työterveytenne edustajalla ja muilla tarvittavilla henkilöillä vahvistetun yhteistoiminta- tai työsuojelutoimikunnan tehtäväksi. Toimikunta raportoi sinulle ja muulle johdolle.

Tutustu kuntoutuksen prosessiin työnantajalle

Työnantajana tai työnantajan edustajana tehtäväsi on  Toteutumisen seuranta
laatia työntekijöittenne, luottamushenkilöittenne sekä työterveyden ja työsuojelun edustajien kanssa varhaisen tuen malli, jossa kuvataan työpaikkanne varhaisen tuen käytännöt  
huolehtia, että esihenkilöillä on paitsi osaamista myös realistinen mahdollisuus tarttua työntekijöitten työkykyyn liittyviin asioihin ja edistää niiden selvittämistä  
huolehtia, että esihenkilöillä on työkalut siihen, että he voivat selvittää työntekijöittensä työkykyä edistäviä asioita, kuten että he saavat tiedot poissaoloista ja riittävän tuen siihen, että he pystyvät toimimaan varhaisen tuen mallin mukaisesti  
sitoutua varhaisen tuen toimintaan ja osoittaa omalla esimerkilläsi, miten haluat toimittavan  
luoda rakentava ja luottamuksellinen organisaatiokulttuuri, jossa jokainen voi ottaa puheeksi työkykyyn liittyviä huolia ja käsitellä ja ratkaista niitä  
rohkaista ja tukea esihenkilöitä käyttämään yhdessä sovittuja varhaisen tuen toimintatapoja arjessa  
tarjota esihenkilöille ja henkilöstölle koulutusta varhaisen tuen käytäntöihin   
huolehtia, että esihenkilöt voivat havaita järjestelmällisesti työkyvyn muutosten varhaisia merkkejä   
varmistaa, että esihenkilöt voivat, osaavat ja haluavat puuttua työkykyyn liittyviin huoliin ajoissa   
varmistaa, että yrityksesi johdon ja työterveyden edustajien yhteistyö on säännöllistä ja tavoitteellista  
luoda esihenkilöille mahdollisuuksia etsiä ja korjata työkykyä heikentävät asiat, tarvittaessa työterveyden kanssa  
seurata varhaisen tuen toiminnan vaikutuksia esim. työkykyyn liittyvien tunnuslukujen avulla ja kehittää toimintaa