Aktiviteter för tidigt stöd

Tidigt stöd hjälper dig att främja arbetstagarnas arbetsförmåga. Därför är det också ekonomiskt lönsamt. Inkludera tidigt stöd i ledningen av arbetsförmågan i företaget. Vi ger dig råd för att planera och verkställa det.

Börja använda metoder för tidigt stöd

Som arbetsgivare eller representant för arbetsgivaren är det din uppgift att se till att arbetet löper smidigt och att arbetsprestationer leds väl. Därför ska du också se till att metoder för tidigt stöd används på din arbetsplats. Uppmuntra cheferna, arbetstagarna och företagshälsovården att tillsammans fundera över vilka metoder för tidigt stöd som passar bäst på er arbetsplats och välja de lämpligaste. Om företaget är stort kan ni fundera på det i en arbetsgrupp som består av representanter för ledningen, olika personalgrupper, företagshälsovården, företroendevalda och arbetarskyddet.

Tidigt stöd hjälper er att 

säkerställa att arbetstagarna klarar av sitt arbete
minska sjukfrånvaro och arbetsoförmåga samt relaterade kostnader  
främja att chefer och arbetstagare snabbt tar itu med bekymmer och problem  
stöda arbetstagare att återvända till arbetet efter en sjukfrånvaro.

Tidigt stöd anses vara så viktigt för samhället att det styrs genom lagstiftning.

Skapa en tillåtande och förtrolig verksamhetskultur

Skapa en verksamhetskultur, där känslor, motgångar och svårigheter är tillåtna. Sträva efter att det är helt normalt och acceptabelt att med låg tröskel be om och få stöd i svåra situationer. Bidra till att tröskeln för att få hjälp av företagshälsovården eller en extern part är så låg som möjligt.

Beteendet skapar kulturen

En verksamhetskultur består av människors beteende. Kulturen ändras när vissa beteenden, alltså verksamhetssätt, upprepas och de börjar ge önskat resultat. En ändring av verksamhetskulturen kräver målinriktat, långsiktigt och ihärdigt arbete av dig och hela organisationen, eftersom kulturen kan endast ändras när ni alla beter er på ett nytt sätt.

Du kan börja med att kommunicera öppet och förståeligt och se till att behandla arbetstagarna rättvist. Därför ska du fästa uppmärksamhet vid att du också gör som du säger och att du agerar i enlighet med företagets värderingar. 

Fem tips för att ändra kulturen

Nedan får du fem tips på hur du kan skapa en tillåtande och förtrolig kultur:

Upprätta realistiska planer och mål och var tydlig när du kommunicerar dem.
Be om återkoppling och visa att du uppskattar den.
Informera även om oavgjorda ärenden och diskutera dem med dina arbetstagare, särskilt om planerna ändras.
Lev alltid som du lär, människor märker lätt motstridigheter.
Identifiera, diskutera och ifrågasätt sådana verksamhetsmodeller i företaget som blivit självklarheter och oskrivna regler. Går ni till exempel med på kundernas begäran oavsett om de är realistiska? Kompromissar ni med tidtabeller gång på gång trots att bristande resurser har lyfts fram upprepade gånger? Är brådska alltid en del av arbetet?

Bidra till att människorna upplever sin arbetsplats och sitt arbete som något positivt. När verksamhetskulturen bygger på tillit och välvilja vågar alla ta upp problem och svårigheter medan de fortfarande är små. Värna också om att cheferna har tillräckliga färdigheter, kunnande och stöd för att skapa en tillåtande och konstruktiv kultur.

Be er företagshälsovårdspartner om stöd

Som arbetsgivare eller representant för arbetsgivaren ansvarar du för hur metoderna för tidigt stöd införs i ditt företag. Säkerställ att cheferna och arbetstagarna förstår vad tidigt stöd innebär och att de tillsammans kommer överens om vilka verktyg de börjar använda. Säkerställ också att samarbetet mellan företagets ledning och företagshälsovårdens representanter är regelbundet och målinriktat. Ett gott samarbete ger företagshälsovården en klar bild av hur metoderna för tidigt stöd verkställs i företaget och kan då även stöda företaget i dessa frågor.

Din uppgift är att stöda arbetstagare vars arbetsförmåga hotar att försämras. Om det stöd som arbetsplatsen erbjuder inte räcker till får arbetstagaren alltid hjälp hos företagshälsovården.

Läs mer om företagshälsovårdssamarbete

Använd metoder för tidigt stöd som en del av ledningen av arbetsförmågan

Tidigt stöd är en del av ledningen av arbetsförmågan som hjälper er att främja arbetstagarnas arbetsförmåga. Tidigt stöd grundar sig på planering och föregripande. Ge stöd för att de överenskomna verksamhetsmodellerna verkställs, följ upp inverkan och hantera risken för arbetsoförmåga.

Följande steg är att du ekantar dig med i planerings- och uppföljningsverktygen.

Metoderna för tidigt stöd grundar sig på gemensam planering

Börja med att planera tillsammans när du vill införa metoder för tidigt stöd. Cheferna, arbetstagarna och företagshälsovården deltar i planeringen. När ni planerar metoderna för tidigt stöd tillsammans fungerar de i praktiken och även arbetstagarna förbinder sig till dem och tillämpar dem.

Utred först nuläget, det vill säga personalens arbetsförmåga och orsakerna som åverkar den. Fundera därefter på hur ni vill verkställa metoderna för tidigt stöd och ställ upp gemensamma, konkreta mål som är möjliga att uppnå. Definiera slutligen nyckeltal som beskriver arbetsförmågan och hjälper er att följa upp hur målen uppnås.

Utred nuläget med hjälp av frågor

Sjukfrånvaro

Hur stor är sjukfrånvaroprocenten i ert företag? 
Vilka är orsakerna till sjukfrånvaron i företaget?  
Vilken är er arbetsolycksfallsfrekvens, alltså hur ofta inträffar olycksfall på arbetsplatsen?  
Hur meddelar arbetstagarna om sjukfrånvaro, när och till vem?  
Förutsätts ett läkar- eller hälsovårdarintyg eller räcker det att arbetstagarna meddelar själva?   
Om det räcker med en egenanmälan, hur många dagar får arbetstagarna vara frånvarande utan intyg?  
Meddelar de om frånvaro på grund av ett barns sjukdom på samma sätt?  
Räknas frånvaro på grund av sjuka barn på samma sätt som annan frånvaro?

Praxis på arbetsplatsen

Är praxisen gällande sjukfrånvaro den samma inom hela organisationen?  
Följer alla den gemensamma praxisen?   
Följer ni upp andra tecken som kan varsla om nedsatt arbetsförmåga än sjukfrånvaro?  
Om ni följer upp nedsatt arbetsförmåga på andra sätt, vad följer ni upp, vem sköter om uppföljningen och hur?

Företagshälsovården och andra partner

Med vilka partner samarbetar ni i frågor om tidigt stöd? Cheferna, personaladministrationen (alltså HR), arbetarskyddskommittéer, företagshälsovården, arbetspensionsbolaget, FPA, skadeförsäkringsbolaget är partner.   
Vilka nyckeltal använder ni för att följa upp sjukfrånvaro och andra former av tidigt stöd.   
Vad är antalet invalidpensioner hos er? 
Om ni är ett stort företag, vilken är er avgiftsklass? Som stort företag beror er avgiftsklass på hur många i företaget som har gått i invalidpension. Avgiftsklassen påverkar arbetspensionsavgiften, det vill säga storleken på er ArPL-avgift.  
Hurdana är företagshälsovårdens kostnader? Hur stora är kostnaderna för förebyggande verksamhet (FPA 1) och sjukvård (FPA 2)? 
Hur ser era produktivitetsmål ut?

Personalledning

Hur hög är personalomsättningen? 
Har cheferna tillräckliga kunskaper för att värna om god personalledning? 
Har cheferna tillräckligt med tid för att värna om god personalledning?

Samarbeta för att ställa upp mål och utarbeta verksamhetsmodeller

Ställ upp mål för tidigt stöd efter att ni utrett nuläget. Bestäm vilka de alarmerande nivåerna för sjukfrånvaro är och hur frånvaron följs upp. Planera tillsammans med cheferna, arbetstagarna och partnern inom företagshälsovårdstjänster vilka mål ni ställer upp för tidigt stöd, det vill säga vad ni vill åstadkomma och vilka nyckeltal ni använder för uppföljningen. 

Fundera tillsammans på följande frågor för att skapa verksamhetsmodeller 

Hur skapar ni en förtroendefull förtrolig kultur där bekymmer tas till tals i tid?  
Hur följer ni upp att förslag och åtgärder som vidtagits utgående ifrån samtalen verkställs? 
Hur vill ni påverka sjukfrånvaron? 
Vilka mål ställer ni upp för lyckad återgång till arbetet? 
Vad strävar ni efter i fråga om yrkesinriktad rehabilitering? 
Hur vill ni påverka invalidpensionernas antal och/eller arbetspensionsförsäkringens avgiftsklass?

Stöd införandet av överenskomna verksamhetsmodeller

När planen över metoderna för tidigt stöd är klar ska ni införa den i praktiken. Beskriv verksamheten i modellen för tidigt stöd. I den beskrivs vem som ansvarar för vad. Som arbetsgivare är din viktigaste uppgift att främja en trygg verksamhetskultur, där alla vågar tala om arbetsförmågan och bekymmer i anslutning till den.

Din uppgift är även att

styra och uppmuntra cheferna och arbetstagarna att aktivt börja använda metoderna för tidigt stöd i vardagen  
ordna en introduktion och utbildning i tidigt stöd för cheferna 
uppmuntra cheferna att aktivt involvera företagshälsovården i verksamhetsmodellen för tidigt stöd när riskerna för arbetsoförmåga hänför sig till arbetstagarnas hälsa    
introducera personalen i metoderna för tidigt stöd   
delge företagshälsovården information om en arbetstagares sjukfrånvaro när frånvaron pågått i över en månad.

Förbind dig till att följa verksamhetsmodellerna tillsammans med personalen. Du lyckas när du själv föregår med gott exempel.

Observera att det kan vara lättare för arbetstagarna att tala med sina medarbetare om svåra livsskeden, ärenden, tankar och känslor. Därför är det viktigt att alla på arbetsplatsen vet hurdana stödåtgärder som finns att tillgå vid behov.

Följ upp effekterna och hantera risken för arbetsoförmåga 

Följ upp hur tidigt stöd fungerar på arbetsplatsen. Samtidigt hanterar du risken för arbetsoförmåga i företaget. Se därför till att du är medveten om sjukfrånvaroprocenterna, orsakerna till frånvaron, invalidpensionernas antal, ArPL-avgiftens avgiftsklass och andra nyckeltal som berör arbetsförmågan. Följ också upp hur de utvecklas. För att effektivt uppnå målsättningarna med uppföljningen av sjukfrånvaron är det bra att följa upp både korta och långvarig sjukfrånvaro med tillräckligt täta intervall.

Använd följande verktyg för att bedöma effekterna

Sjukfrånvaro 
- korta (1–3 dagar, 1+9 dagar), långa (över tre dagar eller tio dagar och längre) 
- diagnoser: grupperade enligt åldersgrupp, avdelning, arbetsuppgifter

Verkställande av tidigt stöd  
- Hur fungerar modellen som används nu? Behöver den uppdateras? 
- Hur många samtal om bekymmer och återgång till arbetet har förts under året?  
- Återkoppling från samtal 
- Förslag och åtgärder som vidtagits utgående ifrån samtalen

Mängden av och framgångskvoten för yrkesinriktad rehabilitering 
Invalidpensionens storlek 
Arbetspensionsförsäkringens avgiftsklass

Du kan också låta företagshälsovårdens representant eller en sammarbets- eller arbetarskyddskommitté som förstärkts med nödvändiga personer sköta uppföljningen av metoderna för tidigt stöd. Kommittén rapporterar till dig och den övriga ledningen.

Läs mer on rehabiliteringsprocessen för arbetsgivaren

Som arbetsgivare eller representant för arbetsgivaren är det din uppgift att	Uppfjölning av framsteg
utarbeta en modell för tidigt stöd tillsammans med arbetstagarna, förtroendevalda samt representanter för företagshälsovården och arbetarskyddet, som beskriver verksamhetsmodellerna för tidigt stöd
se till att cheferna har både kunskap och en realistisk möjlighet att ta tag i ärenden som gäller arbetstagarnas arbetsförmåga och främja utredningen av dem
se till att cheferna har verktyg för att utreda ärenden som främjar arbetstagarnas arbetsförmåga, såsom information om frånvaro, och tillräckligt stöd för att kunna följa modellen för tidigt stöd
förbind dig till modellen för tidigt stöd och med eget exempel visa hur du vill att folk ska agera
skapa en konstruktiv och förtrolig verksamhetskultur, där alla kan lyfta fram bekymmer om arbetshälsan samt hantera och lösa dem
uppmuntra och stöd cheferna att använda de gemensamt överenskomna modellerna för tidigt stöd i vardagen
erbjud cheferna och personalen utbildning i verksamhetsmodellerna för tidigt stöd
se till att cheferna systematiskt kan upptäcka tidiga tecken på förändringar i arbetsförmågan
säkerstäl att cheferna kan, och vill ta itu med bekymmer gällande arbetsförmågan i tid
skapa möjligheter för cheferna att hitta och korrigera faktorer som försämrar arbetsförmågan, vid behov i samarbete med företagshälsovården
följ upp inverkan av metoderna för tidigt stöd, t.ex. med hjälp av nyckeltal gällande arbetsförmågan, och utveckla verksamheten