Så här planerar du kunskapsbaserad ledning av arbetsförmågan

Syftet med kunskapsbaserad ledning av arbetsförmågan är att stöda affärsverksamheten. Därför gäller det att ställa upp mål som bygger på ditt företags strategi. När du har definierat målen, satsa därefter på att skapa en plan och att välja indikatorer.

Börja med att definiera målen

Affärsinriktad och strategisk ledning av arbetsförmågan innebär att ni tillsammans ställer upp mål som bygger på företagets strategi. På så sätt säkerställer ni att målen blir rätt. Det är bäst att bara ha några mål åt gången och sedan ställa upp nya allt eftersom ni uppnår de mål ni ställt.

Ställ upp mål på både lång, medellång och kort sikt. Långsiktiga mål beskriver det måltillstånd som ni siktar på. Mål på medellång och kort sikt styr utvecklingen i rätt riktning.

Håll indikatorerna för arbetsförmågan enkla

Nästa steg är att välja ut lämpliga indikatorer för målen. Vilka de är varierar mellan företag. Om du är osäker om vilka indikatorer som är bäst, ta reda på vad andra mäter och vilka indikatorer som rekommenderas i undersökningar.

Det viktigaste vid val av indikatorer är att

  • de matchar målen ni valt ut
  • ni har tillgång till nödvändiga data.

Läs mer om att välja indikatorer för arbetsförmågan

När du väljer indikatorer, fundera på om de fokuserar på uppföljning, resultat eller affärsverksamhet. Det är viktigt att skilja på dessa eftersom de tolkas ur olika utgångspunkter. Personalen, cheferna och ledningen har olika behov även om fenomenet som mäts är det samma.

Välj indikatorer för arbetsförmågan

Börja med lämpliga indikatorer för att följa upp målen och fortsätt med indikatorerna för resultat och affärsverksamhet. På så vis säkerställer du att indikatorerna är kompatibla med varandra, att förändringen är möjlig att genomföra och att de ekonomiska effekterna går att verifiera.

Med resultatindikatorerna kan du leda befintliga processer i det dagliga arbetet. Om du eftersträvar en förändring på kort sikt, fastställ kvantitativa resultatindikatorer och ställ upp förbättringsmål för arbetstagare och chefer.

Med operativa indikatorer kan du förbättra verksamheten och med strategiska indikatorer kan du styra den långsiktiga planeringen och budgeteringen. För ledningen ska du välja indikatorer som beskriver relativa proportioner för mål på kort och medellång sikt.

  1. I ett byggföretag har ledningen i sin strategi beslutat att expandera från byggverksamhet till fastighetsunderhåll, vilket också innebär nya utmaningar för ledningen av arbetsförmågan. Arbetet förändras och byggföretaget har som ett mål att minska arbetets fysiska belastning.

    1. En uppföljande indikator för arbetsbelastningen är till exempel utvecklingen i fråga om antalet lyft och belastande arbetsställningar.
    2. På resultatnivå mäts förändringen i antalet ansträngande arbetsställningar efter att man uppdaterat arbetsprocesserna och genomfört en utbildning för personalen.
    3. Som operativ indikator används förhållandet mellan arbetsprocessernas kostnader och besparingar till följd av minskad sjukfrånvaro orsakad av belastning.

    Beroende på indikatorer ändras också mätmetoderna: till indikatorer som mäter effektivitet får man vanligtvis data direkt från arbetsprestationerna. När man däremot mäter påverkan krävs oftast intervjuer och enkäter. Till indikatorerna för planering behövs priser som antingen kan bygga på uppskattningar eller på ekonomiskt utfall.

    I tabellen nedan beskrivs skillnaderna mellan olika indikatorer i ett fiktivt byggföretag. Målet är att minska på den fysiska belastningen.

    Att beakta i mätningen Uppföljnings-
    indikatorer    		 Resultat-
    indikatorer    		 Operativa indikatorer
    Mätobjekt Antalet lyft och
    ansträngande
    arbetsställningar
    samt antalet sjukskrivningar    		 Förändringen i antalet lyft och ansträngande arbetsställningar efter att arbetsprocesserna förnyats, förändringar i arbetsmetoderna och antalet sjukskrivningar Kostnaderna för att förnya processerna i förhållande till uppnådda inbesparingar samt kostnader och/eller fördelar till följd av ändrade arbetsmetoder
    Mätmetoder Bedömning av arbetets belastning och
    uppföljning av statistik    		 Enkäter, intervjuer och uppföljning av statistik Kostnader till följd av sjukfrånvaro, arbetsoförmåga och utveckling av arbetet
    Målgrupp Arbetstagare och chefer Operativa ledningen Styrelsen och högsta ledningen
    Mål Uppföljning och
    rapportering av
    befintliga arbetsprocesser: effektivitet    		 Förbättring av arbetsprocesser eller omorganisering av processer: påverkan Planering av nya arbetsprocesser och investeringar: produktivitet
    Tidsperiod för förändringar Kort Medellång Lång
    Granskningsnivå Operativ Taktisk Strategisk

Du får vad du mäter

Välj ut KPI:er, dvs. nyckeltal, bland indikatorerna (Key Performance Indicator). Dessa är de viktigaste, noggrant utvalda indikatorerna som du följer aktivt och vars resultat du direkt försöker påverka. Ett KPI måste förenkla fenomenet som ska mätas tillräckligt mycket och faktorerna som påverkar det måste vara kända. Varje KPI måste dessutom mäta något som ni själva kan påverka inom företaget. Ett KPI kan vara en uppföljnings-, resultat- eller operativ indikator. Tänk på att när du väljer ett KPI så får du det du mäter.

Se en lista över de vanligaste indikatorerna relaterade till risker för arbetsoförmåga

Se vilka personalrelaterade KPI:er Ilmarinen använder i sin egen verksamhet

  1. Nästa steg: Implementera

    Öppna