Tulorekisterin alkurutistus alkaa helpottaa – katso palkkahallinnon arkea helpottavat vinkit

Vuosikymmenen rankin vuoden aloitus on palkanlaskennan ammattilaisilla takana. Vielä ei huokaista helpotuksesta, mutta ensi vuoden alku näyttää valoisalta, uskoo Greenstepin Hanna Mursula. Katso, miten selviät helpommalla tulorekisterin kanssa.

– Tämän vuoden tammikuu oli vuosikymmenen rankin. Näin mainoksia, joissa palkanlaskijoiden luvattiin olevan joogaamassa tai kuntosalilla koko tammikuun, kun hommat helpottavat. Näin ei missään nimessä ollut, kertoo Greenstep-tilitoimiston partneri Hanna Mursula.

Vuoden alussa käyttöön otettu tulorekisteri mullisti kaikkien palkkahallinnon ammattilaisten työn. Pidemmällä tähtäimellä kansallisen tietokannan on tarkoitus helpottaa palkkojen ilmoittamista keskittämällä se yhteen paikkaan.

– Ensi vuonna kuva lomailevista palkanlaskijoista voi jo olla lähempänä totuutta, Mursula sanoo.

Tammikuussa tilitoimistot opettelivat tulorekisterin käyttämistä, mutta hoitivat samalla kaikki vanhat kuukausi- ja vuosi-ilmoitukset vuonna 2018 maksetuista palkoista. Tulorekisterin uusi, viiden päivän ilmoittamisen aikaraja taas koski heti alkuvuodesta maksettuja palkkoja. Palkkahallinto teki siis yhtä aikaa vanhoja vuosi- ja kuukausi-ilmoituksia ja opetteli uusia palkkojen ilmoittamisen käytäntöjä. Lisäksi ilmoitettavia tietoja on nyt paljon enemmän kuin aiemmin.

– Jos kaikki määritykset on saatu tehtyä oikein, niin ilmoitus menee nyt tulorekisteriin suurin piirtein napin painalluksella. Sen jälkeen on tosin ongelmana, että miten ilmoitus tarkistetaan. Yksittäiset palkat on helppo tarkistaa tulorekisterin järjestelmästä. Jos työntekijöitä on 500, niin heidän tietojen katsominen on paljon vaikeampaa, Mursula sanoo.

Palkkahallinnon ammattilainen, kiinnitä huomiota erityisesti näihin:

Palkanlaskentaohjelman tieto- ja tilastokentät ja vastaamaan oikeita tietoja tulorekisterissä

Palkanlaskentaohjelmissa on lukuisia tietokenttiä esimerkiksi tilastointia varten. Varmista, että tietokentät on yhdistetty johdonmukaisesti tulorekisterin vaatimiin tietokenttiin.

"Jos yhdistämiset on tehty väärin, sieltä voi putkahtaa työntekijälle ylimääräisiä lisiä. Tämä vaikuttaa heti työeläkemaksuihin ja veroihin. Meillä työ tehtiin keskitetysti. Tulolajeissa on tulkinnanvaraisuutta: jos kaikki palkanlaskijat olisivat tehneet yhdistämiset itse, siellä olisi ollut monta erilaista ratkaisua. Todennäköistä on, että eri tilitoimistot käyttävät keskenään eri koodeja ilmoittaessaan samoja asioita", Mursula sanoo.

Käytä muita järjestelmiä hyväksi tietojen tarkistamisessa

Ilmoitettuja tietoja voi tutkia esimerkiksi Omavero-palvelun avulla.

"Työantajasuoritukset siirtyvät tulorekisteristä Omaveroon. Siellä näkyy, paljonko pitäisi maksaa työnantajasuorituksia. Kun vertaa tätä alkuperäiseen aineistoon, näkee täsmäävätkö summat. Kun ennakonpidätykset ilmoitetaan palkkatietoilmoituksessa, niin palvelusta näkee aika hyvin, mitä tietoa on mennyt perille."

Madalla kynnyksiä organisaatiossa

"Tulorekisteri on yhdistänyt meillä palkanlaskentaa ja kirjanpitoa tekeviä. He vertaavat yhdessä esimerkiksi työeläkeyhtiöiden laskuista, täsmääkö lasku ilmoitettuun palkkasummaan", Mursula kertoo.

Vältä ilmoitusviiveen aiheuttamat veroseuraamukset

"Tulorekisteri-ilmoituksissa oli varsinkin aluksi viivettä. Jos Omaverossa ei vielä näy tietoja veroista silloin kun niitä maksetaan, verottaja palauttaa maksut. Näin ilmoituksen mennessä perille Omaverossa ei siis näykään maksua. Tämän kaltaiset tekniset ongelmat ovat onneksi vähentyneet."

Käytä tarkistamisessa hyväksi verkostojasi ja joukkoistamista

Jokainen työntekijä näkee tietonsa tulorekisteristä. Sieltä työntekijä voi tarkistaa, että työnantaja on ilmoittanut palkat asianmukaisesti. Tällöin palkoista kertyy asianmukaisesti eläkettä.

"Suosittelen aina kavereilleni, että he kävisivät katsomassa tietojaan tulorekisteristä. Jos siellä on jotain kummallista, niin siitä kannattaa ilmoittaa heti työnantajalle. Suurin osa ihmisistä ei tiedä, että he voivat katsoa palkkatietojaan", Mursula sanoo.

Pyri hyödyntämään ennakkoilmoittamista

"Suurin osa palkkatiedoista tulee meille onneksi ennakkoon. Kun tiedot tulevat ennen palkkapäivää, niin voimme tehdä kaiken ilmoittamiseen ja palkanlaskentaan liittyvän kerralla. Rehellisesti sanoen voi siis olla, että palkanlaskijat voivat olla tammikuussa 2020 kuntosalilla tai lomalla. 2019 tammikuussa he eivät voineet olla."

Jos sinulla ei ole matkalaskuohjelmaa, keskitä matkalaskujen maksaminen.

Myös matkalaskujen maksaminen työntekijälle täytyy ilmoittaa viidessä päivässä maksun jälkeen. Kannattaa varmistaa, että matkalaskujärjestelmä lähettää tiedot automaattisesti tulorekisteriin.

"Kaikilla ei ole käytössä mitään erillistä järjestelmää. Silloin pitää erikseen kirjautua tulorekisterin sähköiseen asiointiin ja tehdä ilmoitus. Osa on joutunut tekemään kirjaukset palkanlaskennan kautta. Silloin työntekijät joutuvat odottamaan maksujaan."

Harkitse palkkaennakkojen keskittämistä

Kaikki maksetut palkat täytyy ilmoittaa viidessä päivässä maksamisesta.

"Tulorekisteri on karsinut palkkaennakot lähes kokonaan. Tämä on varmasti hankaloittanut erityisesti yrittäjien arkea. He ovat voineet ilmoittaa ennen kerralla kuun aikana tekemänsä nostot. Nyt jokainen nosto on heti verotettavaa. Tämä voi nostaa palkanlaskennan kustannuksia."

Perehdy ja kouluta

Uudet toimintatavat vaativat väistämättä opettelua. Ajallinen investointi usein kannattaa: virheelliset ilmoitukset tuottavat yleensä moninkertaisen työmäärän.

"Meillä on käynyt kouluttajia, mutta sisäisin voimin on tehty paljon. Tulorekisterin sivuilta saa paljon tietoa. Sitä on usein hirvittävä määrä. Osa porukasta keskittyy yhteen juttuun: järjestelmäasiantuntijat selvittivät asioita omasta näkökulmastaan ja jakoivat tietoa palkanlaskijoille."

Uutta tietoa päivitetään jatkuvasti tulorekisterin sivuille. Tietoa löytyy myös tietoa hyödyntävien sivuilta, esimerkiksi Ilmarisen verkkosivuilta. Uutta tietoa kannattaa seurata aktiivisesti, sillä sitä päivitetään jatkuvasti.

Muistilista: yleisimmät virheet ilmoituksissa

• Moninkertaiset ilmoitukset. Varmista, ettet ole lähettänyt samaa ilmoitusta useampaan kertaan. Moninkertainen ilmoitus tarkoittaa myös moninkertaisia veroja ja työeläkemaksuja. Tarkista ilmoituksen läpimeno käsittelypalautteesta.
• Virhe etuustiedoissa: tarkista, että osaat ilmoittaa etuudet oikein ja että palkanlaskentajärjestelmä ilmoittaa tiedot oikein. Tulorekisteri ei tarkista ilmoitusten tietosisältöä. Päivitä tarvittaessa tietosi Ilmarisen vinkeistä tai Tulorekisterin sivuilta.
• Ilmoita aina työeläkelaitoksen vakuutusnumero ja yhtiötunnus, jos sinulla on voimassa oleva TyEL-vakuutus. Jos ilmoitat palkkoja tulorekisterin sähköisellä lomakkeella, vakuutusnumeroa ei voi antaa, jos valittuna on tilapäinen työnantaja. Vakuutusnumero on tulorekisterissä nimellä eläkejärjestelynumero.
• Itselleen yrityksestä palkkaa maksavat YEL-vakuutetut yrittäjät, alle 17-vuotiaat ja yli 67-vuotiaat eivät kuulu TyEL-vakuuttamisen piiriin.

• Katso ohjeita ja vinkkejä palkkojen ilmoittamiseen

Katso tulorekisteri-webinaarin tallenne

Voit katsoa webinaarin tallenteen täältä (youtube.com)

Lue lisää

• Katso Ilmarisen palvelut tilitoimistoille
• Lue lisää tulorekisteristä ja kysy Ilmari-chatbotilta