Vältä nämä virheet, kun etsit uutta toimitilaa

Toimitila uudelta alueelta kuulosti aikanaan loistavalta ajatukselta, mutta odotteletteko edelleenkin niitä suunniteltuja palveluita? Entä unohtuiko eri kulkuvälineillä toimistolle pääsy, kun valitsitte uudet toimitilat?

Tässä artikkelissa kerromme, kuinka toimistovalinta voi mennä metsään – ja kuinka välttää sudenkuopat työelämän tärkeässä päätöksessä.

Tarina kertoo, että pääkaupunkiseudulta toimitilaa etsinyt kasvuyritys halusi tiloilleen sellaisen sijainnin, johon olisi helppo tulla pyörällä. Sellainen löytyikin, mutta vasta muuton jälkeen heräsi kysymys, mihin pyörä jätetään työpäivän ajaksi. Päätyykö se aamulla takin viereen naulakkoon – vai kierrätysastian viereen huoltopihalle?

– Tuo on hyvä esimerkki tapauksesta, jossa kokonaisuudesta unohtui pieneltä tuntuva asia, jolla on kuitenkin merkittävä rooli kokonaiskuvassa, sanoo Ilmarisen toimitilojen työympäristöasiantuntija Heli Romppainen.

–Alkutakkuilujen jälkeen olisi tärkeää taas löytää se sujuva ja hyvä työarki oman tiimin ja työyhteisön kanssa, oppia uusia rutiineja ja kehittyä yhdessä. Tähän tarvitaan toimivat ja kutsuvat puitteet kohtaamisille ja myös yksilötyölle. Pienellä vastuksella aamupalapöydästä työpisteelle, Heli Romppainen jatkaa.

Toimitilavalinnassa kaikki vaikuttaa kaikkeen ja valintojen vaikutus voi olla yllättävä

– Työpisteen saavutettavuus on asia, jota on hyvä pohtia useammasta näkökulmasta. Esimerkiksi tuo "pyörällä toimistolle" -aspekti tarkoittaa käytännössä myös sitä, että toimistolla tulee olla hyvät ja toimivat suihku- ja pukeutumistilat. Jos taas yrityksellä ei ole lainkaan autopaikkoja, tulee miettiä, mihin ohjataan esim. autoilevat vierailijat, sanoo Romppainen.

Keskustasijainti mahdollistaa monipuoliset kulkuvälineet, syrjäisemmän sijainnin vaihtoehdot jäävät helposti suppeammaksi.

– Toimitilaa valittaessa on oleellista miettiä, mitä sidosryhmiä tiloissamme käy. Kuinka sijainti ja saavutettavuus vaikuttaa houkuttelevuuteen ja vaikka rekrytointiin?

– Keskustan palvelujen tarjonta on niin laajaa, ettei ole tarvetta tuottaa palveluja talon sisällä, vaan ne ovat helposti ostettavissa osaksi työympäristöä laadukkailta palvelutuottajilta. Jos yritys päätyy esimerkiksi rakentamaan tiloihinsa oman kuntosalin, se vaatii merkittävästi tilaa ja panostusta, jotta se pystyy kilpailemaan laadulla ja toimivuudella. Käyttöaste ja hyöty työyhteisölle voi jäädä vaatimattomaksi.

Ihmisillä on tarve tavata toisia ihmisiä

Koronan jälkeinen aika on osoittanut, että syy tulla toimistolle on usein hyvinkin yksinkertainen: on tärkeää oikeasti kohdata ihmisiä. Etäpalavereiden sijaan halutaan luontevaa ajatustenvaihtoa ja myös ns. hiljaisen tiedon välittymistä.

Toimitilaa valittaessa on oleellista miettiä, kuinka sijainti ja saavutettavuus vaikuttaa houkuttelevuuteen ja vaikka rekrytointiin.

Heli Romppainen

– Työyhteisön tarpeita tukevat tilat ja yhteiset ideointinurkkaukset saattavat olla todella tarpeen. Samaan hengenvetoon on hyvä muistaa, että myös rauhallisempia tiloja tarvitaan – paikkoja vetäytyä keskittymistä vaativan tehtävän sekä luottamuksellisten keskustelujen äärelle, edelleen myös niihin etäpalavereihin, kertoo Heli Romppainen.

Hyvä yhteyshenkilö tekee vuokralaisen elämästä helpompaa

Vaikkei toimitilan valinnan suhteen olisi edes tehty varsinaista virhettä, tulee tiloihin usein muutostarpeita.

– Tällöin korostuu hyvän ja yritykselle nimetyn yhteyshenkilön merkitys. Kun  vuokranantaja on lähellä, ei vuokralaisen tarvitse metsästää oikeaa henkilöä, summaa Heli Romppainen.

•  Tutustu toimitiloihimme: Ilmarinen toimitilat