Ilmarisen Kyselyt-palvelun tietosuojaseloste

1. Henkilörekisterin nimi

Ilmarisen Kyselyt-palvelu (jäljempänä Palvelu)

2. Rekisterinpitäjä

Keskinäinen Eläkevakuutusyhtiö Ilmarinen
Porkkalankatu 1
00018 Ilmarinen
Helsinki

Ilmarisen tietosuojavastaava
Anttipekka Murhu
tietosuoja@ilmarinen.fi
Puh. 010 284 2249

3. Rekisteröidyn pyyntöjen osoittaminen

Kirjalliset kohtien 11‒16 mukaisia rekisteröidyn oikeuksia koskevat pyynnöt lähetetään osoitteella:
Henkilötietoasiat
Keskinäinen Eläkevakuutusyhtiö Ilmarinen
Porkkalankatu 1, 00018 ILMARINEN

4. Henkilötietojen käsittelyn perusteet

Palvelun käyttöönottanut asiakas (jäljempänä Asiakas) luovuttaa Ilmariselle kyselyn kohdejoukkoon kuuluvien työntekijöidensä nimen ja sähköpostiosoitteen tai erillisen tunnisteen. Lisäksi Asiakas voi luovuttaa Ilmariselle raportointiryhmiä varten tarpeelliseksi katsomiaan työntekijöihin liittyviä lisätietoja, esimerkiksi tiedon tiettyyn tiimiin kuulumisesta tai tiedon esihenkilöstä. Näiden Asiakkaan luovuttamien tietojen käsittely sekä kyselylinkin lähettäminen vastaajille perustuvat oikeutettuun etuun.

Kyselyvastausten käsittely perustuu suostumukseen. Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumus kyselyn päättymiseen saakka, jonka jälkeen kyselyvastaukset anonymisoidaan kohdassa 14 kuvatulla tavalla. Anonymisoinnin jälkeen suostumuksen peruuttaminen ei ole enää mahdollista.

5. Käyttötarkoitukset

Palvelu on Ilmarisen tarjoama työkykyriskinhallintapalvelu. Palvelun sisältämien kyselyiden tarkoituksena on kartoittaa Ilmarisen vakuutusliikkeen harjoittamiseen sisältyvää työkykyriskiä kartoittamalla Asiakkaiden työkykyriskiä. Ilmarinen tuottaa Asiakkaiden käyttöön kyselyvastauksista anonyymeja raportteja työkykyriskin kartoittamista, työkykyriskin taustasyiden ymmärtämistä ja työkykyjohtamisen tilannekuvan luomista varten.

Palvelu on Ilmarisen asiakkailleen tarjoama työkykyriskinhallintapalvelu.
Ilmarisen Kyselyt-palvelussa henkilötietoja käsitellään seuraaviin käyttötarkoituksiin:

• Työkykyriskinhallintaan liittyvien kyselyiden toteuttaminen
• Ilmarisen vakuutuskantaan sisältyvän työkyvyttömyysriskin arviointi ja hallinta
• Työkykyjohtamisen palveluiden suunnittelu ja kehittäminen
• Työnantajalle työkykyjohtamisen tueksi tuotettavat anonyymit raportit ja tilastot

6. Tietosisällöt

Palveluun voidaan tallentaa seuraavia henkilötietoja:

• Vastaajien yhteystiedot (nimi, sähköpostiosoite ja mahdolliset tunnistetiedot)
• Vastaajien kielitieto
• Vastaajan raportointiryhmät: mahdolliset tiimit ja tunnisteet
• Vastaajien syöttämät tiedot

Asiakas tai Ilmarisen henkilöstö ei saa missään vaiheessa tietää, mitä yksittäinen Vastaaja on vastannut tai onko hän jättänyt vastaamatta. Tästä poikkeuksena tilanne, jossa Vastaaja itse kirjoittaa avovastaukseen tunnistettavia tietoja. Tästä muistutetaan kunkin avovastauksen yhteydessä. Palvelusta ei muodosteta sellaisia raportteja, joista voisi tunnistaa yksittäisiä vastaajia.

7. Evästeiden käyttö

Evästeitä ei käytetä kyselyvastaajien osalta. Kyselypääkäyttäjän kirjautuessa Ilmarisen verkkopalveluun sovelletaan Ilmarisen evästekäytänteitä.

Ilmarisen verkkopalvelussa käytettävillä evästeillä ja muilla internettunnisteilla mahdollistetaan verkkopalveluiden toteutus sekä parannetaan palvelun turvallisuutta ja käyttäjäystävällisyyttä.

Verkkopalvelussa kerättävän tiedon perusteella Ilmarinen voi analysoida ja kehittää palveluitaan tietäen mitkä tietosisällöt kiinnostavat käyttäjiä ja miten verkkopalvelua käytetään. Tietoja voidaan hyödyntää myös Ilmarisen ja sen markkinointiyhteistyökumppanien viestinnän ja markkinoinnin kohdentamisessa sekä markkinointitoimenpiteiden optimoinnissa.

Verkkopalvelun käyttäjä voi antaa suostumuksensa tai kieltää evästeiden käytön selaimensa asetuksista tai tähän tarkoitetun palvelun avulla. Ellei evästetoiminto ole käytössä, on mahdollista, ettei kaikkia Ilmarisen verkkosivuston palveluita voi käyttää.

Lue lisää Ilmarisen evästekäytännöistä.

8. Säännönmukaiset tietolähteet

Ilmarinen vastaanottaa henkilötietoja Palveluun rekisteröidyiltä itseltään kyselyjen yhteydessä. Lisäksi Ilmarinen vastaanottaa vastaajien yhteystietoja Asiakkaalta kyselylinkin lähettämistä ja raportin määrittelyä varten.

9. Luovutukset ja siirrot

Ilmarinen ei luovuta Palveluun tallennettuja henkilötietoja kolmansille. Kyselyvastauksista luodaan Asiakkaalle anonyymi raportti, josta ei voida tunnistaa yksittäisiä vastaajia, ellei vastaaja itse kirjoita avovastauksiinsa tunnistettavia tietoja. Jos Vastaaja varoituksesta huolimatta kirjoittaa tunnistettavia tietoja avovastaukseen, nämä tiedot luovutetaan työnantajalle. Tästä muistutetaan kunkin avovastauksen yhteydessä.

Ilmarisen palveluntarjoajille, jotka toimivat Ilmarisen lukuun, voidaan siirtää henkilötietoja. Ilmarisen lukuun toimivien henkilötietojen käsittely perustuu aina toimeksiantosopimuksiin ja ohjeistuksiin, joissa määritellään osapuolten oikeudet ja velvollisuudet henkilötietojen käsittelemiseksi ja suojaamiseksi.

Ilmarinen käsittelee henkilötietoa ensisijaisesti Suomessa, EU/ETA alueella tai muissa EU komission hyväksymissä ns. riittävän tietosuojan tason maissa. Muilta tietosuojan riittävä taso varmistetaan EU komission hyväksymin mallisopimuslausekkein. Lisäksi siirrettäessä henkilötietoja Yhdysvaltoihin, voidaan siirtoperusteena käyttää myös EU:n ja Yhdysvaltojen välistä tietosuojakehystä.

10. Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä tietoja hänestä on Palveluun tallennettu.

Rekisteröidyn tulee esittää tarkastuspyynnössä tietojensa etsimiseksi nimensä ja henkilötunnuksensa. Tarkastuspyynnön vastaus toimitetaan rekisteröidyn varmennettuun osoitteeseen.

11. Siirto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus saada tiedostona häntä koskevat tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot, jotka hän on itse toimittanut rekisterinpitäjälle ja joiden käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen. Rekisteröity voi myös pyytää rekisterinpitäjää siirtämään kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, jos se on teknisesti mahdollista. Kyselyvastausten osalta siirto-oikeus on voimassa vain kyselyn päättymiseen asti.

12. Korjausoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisten ja epätarkkojen henkilötietojensa oikaisua.

Pyynnössä on kerrottava nimi, organisaatio, yksilöivä tunniste (esim. sähköpostiosoite) ja perusteltava korjausvaatimus sekä kerrottava, millä tavoin tieto pitäisi oikaista.

13. Vastustusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä siltä osin, kun käsittely perustuu oikeutettuun etuun.

14. Rajoitusoikeus

Rekisteröity voi pyytää Ilmarista rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä, kun:

• Rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden
• Käsittely on todennettavasti ja perustellusti lainvastaista ja rekisteröity
vastustaa henkilötietojen poistamista
• Kun Ilmarinen ilmaisee, ettei enää tarvitse rajoitettavaksi pyydettyjä henkilötietoja
tietosuojaselosteessa informoituihin käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
• Rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä ja odottaa todennusta, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet.
Pyynnössä on kerrottava nimi ja henkilötunnus sekä yksilöitävä ja perusteltava
rajoitusvaatimus.

15. Säilytysajat ja oikeus tietojen poistamiseen

Kyselyt-palveluun tallennettuja henkilötietoja säilytetään kyselyn päättymiseen eli siihen asti, kunnes kyselystä on Asiakkaan pääkäyttäjän toimesta muodostettu raportti. Raportti muodostetaan automaattisesti 14 vuorokauden kuluttua kyselyn päättymisestä, mikäli Asiakkaan pääkäyttäjä ei ole tätä ennen muodostanut raporttia. Tämän jälkeen vastaukset anonymisoidaan, eikä Ilmarinen voi enää yhdistää kyselyvastauksia vastaajiin.

Asiakkaan luovuttamat työntekijöiden yhteystiedot ja lisätiedot poistetaan Palvelusta 18 kuukauden kuluttua kyselyn toimittamisesta. Jos Asiakas toteuttaa uuden kyselyn ennen poistamista, kyselyssä voidaan hyödyntää aiemmin Palveluun vietyjä tietoja. Uusi kysely katsotaan uudeksi tietojen luovutukseksi, jolloin Asiakas vastaa yhteystietojen ajantasaisuudesta sekä siitä, että sillä on oikeus luovuttaa kyselyn kohdejoukkoon kuuluvien työntekijöiden yhteystiedot Ilmariselle.

Asiakkaan luovuttamat työntekijöiden yhteystiedot ja lisätiedot poistetaan myös, kun rekisteröity vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa henkilötietojensa käsittelyä.

Asiakkaan Ilmariselle luovuttamat henkilötiedot poistetaan Palvelusta Ilmarisen toimesta aina silloin, kun Asiakas lopettaa Kyselyt-palvelun käytön.

16. Valitusoikeus valvontaviranomaisille

Rekisteröidyllä on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan sitä koskevaa lainsäädäntöä.

17. Rekisterin suojauksen periaatteet

Ilmarisessa tietoturva ja henkilötietojen suojaus ovat kiinteä osa tietojärjestelmien toiminnallisuutta ja tietoarkkitehtuuria. Vaatimukset tietojärjestelmien turvallisuudelle sekä tietojen käsittelyn eheydelle, luottamuksellisuudelle, saatavuudelle ja jatkuvuudelle määritellään aina etukäteen järjestelmien suunnitteluvaiheessa. Ilmarinen käsittelee kaikkia henkilötietoja tietoturvallisesti ja lainsäädännön edellyttämällä tavalla sekä kehittää ja tarkastaa tietoturvallisuutta järjestelmällisesti.

Lue lisää Ilmarisen tietoturvallisuussivulta.

 

Kyselyt-palvelun tietosuojaseloste päivitetty 28.8.2025.