Ajatustyössä tulokset tehdään yhdessä – ei yksin ongelmia ratkomalla

Ajatustyöhön on tarjolla paljon vinkkejä, joilla jokainen voi viilata omaa arkea: sulje ilmoitukset, priorisoi tehtäviä, lyhennä palavereita ja karsi viestintäkanavia. Entä jos parhaat ajatustyön parannukset eivät synnykään yksilön päätöksistä vaan yhteisestä kehittämisestä?

Harvassa yrityksessä ajatustyötä voidaan tehdä vuodesta toiseen samalla tavalla. Työt, toimintaympäristö ja odotukset muuttuvat nopeasti. Siksi myös työn tekemisen tapoja täytyy tarkastella ja kehittää jatkuvasti. Viime vuosina itsensä johtamisesta on tullut keskeinen keino hallita työn muuttuvia vaatimuksia. Se on tärkeää, mutta yksin se ei riitä.

Ajatustyö on harvoin täysin itsenäistä. Oma keskittymisrauha, päätökset ja työskentelytavat vaikuttavat lähes aina myös jonkun toisen työhön. Jos jokainen työntekijä optimoi omaa työtään erikseen, päätöksiä tehdään helposti eri lähtötiedoilla. Tieto ei kulje, vasteajat venyvät ja yhteistyö alkaa takkuilla.

Siksi ajatustyön onnistuminen on ennen kaikkea yhteispeliä. Yksilön työn tuunausvinkit kannattaa nostaa seuraavalle tasolle eli yhteiseksi kehittämiseksi. Ajatustyössä tarvitaan rakenteita ja selkeät tavoitteet, roolit, työnjako, prosessit sekä toimintatavat. Kun ne rakennetaan yhdessä yli rooli- ja yksikkörajojen, työtä on mahdollista kehittää sujuvammaksi ja tuottavammaksi.

Minun työni, sinun työsi – meidän työmme sujuvuus

Paras tulos syntyy, kun työyhteisö kehittää työn tekemisen tapoja yhdessä. Yrityksessä pysähdytään katsomaan arkea rehellisesti: mikä tukee työn sujumista ja yhteistyötä, ja mikä puolestaan lisää kuormitusta, hidastaa etenemistä tai pirstaloi tekemistä?

Johdon tehtävänä on mahdollistaa kehittäminen ja varmistaa, että siihen on riittävästi resursseja. Sen jälkeen kehittämiselle voidaan asettaa tavoitteet, jotka palvelevat sekä työn sujuvuutta että tuottavuutta.

Ajatustyö tapahtuu usein pään sisällä. Kaikki työn vaiheet eivät näy muille, vaikka ne vaikuttavat muiden tekemiseen. Juuri siksi työntekijöiden osallistuminen ja oman työn näkyväksi tekeminen ovat onnistumisen kannalta ratkaisevia. Kun ihmiset pääsevät mukaan kehittämään omaa työtään, työn hallinnan tunne vahvistuu ja sitoutuminen yhteisiin päätöksiin kasvaa.

Käytännössä tämä voi tarkoittaa esimerkiksi sitä, että työprosessiin liittyvien eri ryhmien edustajat kutsutaan mukaan kehittämiseen. Yhdessä he voivat sopia yhteisistä käytännöistä ja siitä, mikä jää yksilön omalle vastuulle. Näin kehittämisestä tulee yhteinen ja ymmärrettävä kokonaisuus, ei ylhäältä annettu ohjeistus.

Selkeä viestintä tekee muutoksesta yhteisen

Yhteiskehittäminen ei onnistu ilman selkeää viestintää. Jo alussa johdon kannattaa kertoa avoimesti:

• miksi muutos tehdään
• mitä sillä tavoitellaan
• miten muutos näkyy arjessa
• milloin se alkaa ja milloin se päättyy
• ketkä ovat mukana
• mitä osallistujilta odotetaan.

Kehittämisen aikana on tärkeää kertoa, miten työ etenee ja mitä seuraavaksi tapahtuu. Lopuksi kannattaa pysähtyä yhdessä arvioimaan, mitä saatiin aikaan. Jäävätkö uudet toimintatavat käyttöön? Mitä opittiin? Miten seuraamme, tukeeko ratkaisut työntekijöitten työhyvinvointia ja työkykyä sekä työn sujumista?

Tämä vaihe unohtuu helposti, vaikka juuri se ratkaisee, muuttuuko kehittäminen pysyväksi tavaksi toimia vai jääkö se irralliseksi kokeiluksi.

Viedäänkö muutos loppuun, vaikka muutos ei lopu?

Monilla on kokemusta kehittämisprojekteista, jotka alkavat isosti, hiipuvat ja katoavat ajan kuluessa. Kesken jäänyt kehittäminen on kallista. Se vie työntekijöiden aikaa ja energiaa ja heikentää luottamusta siihen, että muutoksilla on merkitystä.

Kun kokeiluja käynnistetään ilman loppuunsaattamista, ihmiset oppivat odottamaan, että “tämäkin menee ohi” ja seuraavan kehitysprojektin läpivienti vaikeutuu. Joskus kehitysprojekti jää keskeneräiseksi. Silloin se on parempi lopettaa se toteamalla: tähän asti päästiin, nyt tätä ei tehdä pidemmälle. Vaikeneminen asiasta jättää tilanteen epäselväksi.

Panos muuttuu tulokseksi, kun kehittäminen tehdään yhdessä ja viedään loppuun. Silloin päällekkäinen työ vähenee, tieto kulkee paremmin, päätöksenteko selkeytyy ja arkeen syntyy enemmän hallinnan tunnetta. Työn sujuvuus ja ennakoitavuus ovat tärkeitä työkykyyn vaikuttavia tekijöitä. Työn kuormittavuus vähenee, kun tekeminen ei ole reaktiivista selviytymistä ja perustu kunkin yksittäisen työntekijän päätöksiin oman työnsä organisoinnista.

Johanna Koroma
johtava asiantuntija, Ilmarinen

Annamari Mäki-Ullakko
työkykyjohtamisen kehityspäällikkö, Ilmarinen

• Tule mukaan webinaariimme: Ajatustyöläisen työkykyä tukeva työ 3.6.2026.