Pandemia muuttaa toimitiloja ja työskentelytapoja

Toimistotyöympäristön merkittävimmät muutokset ovat olleet seurausta tekniikan kehityksestä. Tekniikka on sanellut työpöytien koon ja muun tilatarpeen. Digitalisoitumisen ja koronapandemian myötä työn paikkasidonnaisuus ja toimintatavat muuttuvat, joten tilan merkitys tulee ajatella uudelleen.

Koronapandemia sai aikaan melkoisen kiihdytyksen etätyöskentelyn kohtuu hitaaseen kehitykseen työyhteisöissä. Koronavirus saa meidät myös luomaan uusia käytäntöjä ja ajattelumalleja hygienia- ja etäisyysvaatimusten myötä.

– Työympäristöissä tarvitaan nyt enemmän yhteistyötä tukevaa tilaa. Yksinhän voi periaatteessa työskennellä missä vain. Meidän pitää ymmärtää, miksi työpaikalle tullaan. Usein syy tulla toimistolle on toiset ihmiset ja tarve tavata kollegat tai sidosryhmät kasvokkain, pohtii Ilmarisen työympäristöasiantuntija Heli Romppainen.

Toimistollakin on nyt oltu yksin tai työkaverin kanssa pienemmässä tilassa, mutta videoyhteydessä muiden kanssa keskustellen. Fyysinen tilantarve ei välttämättä ole suuri isossakaan palaverissa.

Mikään yksittäinen tekijä ei kuitenkaan voi määrittää työympäristösuunnittelua. Työympäristösuunnittelu on laaja kokonaisuus, jonka lähtökohtana pitäisi aina olla tulevan työympäristön käyttäjät. Jo pelkästään työtilat ovat monisyinen yhdistelmä sisustuksellisia, teknisiä ja työyhteisöllisiä asioita. Myöskään työpaikan sijaintia ja ympäristöä ei voi unohtaa, kun halutaan kokonaisvaltaisesti toimiva, turvallinen ja miellyttävä työympäristö.

– Kun työympäristö tarjoaa erilaisille yksilöille heidän kulloisenkin työtehtäväänsä tukevan tilan ja hänen luontaisiin työskentelytapoihinsa soveltuvat ratkaisut, työmotivaatio pysyy paremmalla tasolla, arvioi Heli Romppainen.

Tilantarve ja käyttötavat elävät

Monessa työyhteisössä on jo pohdittu koronapandemian vaikutuksia: esimerkiksi etäisyyksien lisäämistä työpisteiden välillä ja tilatarpeen kasvua. Toisaalla taas luottamus etätyöskentelyn tehokkuuteen ja toimivuuteen pienentää tilantarvetta reilusti, vaikka ihmisten välinen etäisyys työpaikalla säilyisikin turvallisena.

Etätyöskentelyssä on myös omat haasteensa. Vaikka neuvottelut sujuvat tehokkaasti erilaisilla kokoussovelluksilla, ihmisten kohtaaminen on tärkeää. Kommunikointi on tekniikan kautta helpottunut, mutta etäyhteys ei pysty korvaamaan lyhyen välimatkan luomaa spontaania viestintää. Yhteystyön ja tiedonkulun tukeminen ja toisaalta vetäytymisen mahdollistaminen, ovat tärkeitä elementtejä työympäristöä suunniteltaessa.

– Etätyöskentely lisääntyy varmasti koronan myötä. Työpaikoilla halutaan kuitenkin myös jatkossa kohdata muita. Spontaanit kohtaamiset ja ihmisten tapaaminen ovat meille sosiaalisille olioille hyvin merkityksellisiä. Yhteisöllisyyttä ei synny ilman sosiaalisia tilanteita, Heli Romppainen pohtii.

Työkaverit koetaankin kyselyissä usein tärkeimmäksi asiaksi ennen palkkaa tai muita tekijöitä. Työhteisöä on vaikea korvata etäyhteyksin.

Koronaviruksen aiheuttamassa etätyössä monen kokemuksen mukaan työ- ja vapaa-ajan rajat ovat hämärtyneet. Päivät saattavat venyä, niiden rytmi katoaa ja tauot puuttuvat. Tällä on iso merkitys kognitiivisen ergonomian kannalta. Myös liikunnan määrä putoaa luontaisten siirtymien puuttumisen myötä, mikä vaikuttaa sekä fyysiseen hyvinvointiin että myös henkiseen jaksamiseen.

– Tilanteen normalisoiduttua emme palaa täysin samaan työympäristöön, kuin mistä etätyöhön pandemian ajamana lähdimme. Muutokset eivät välttämättä ole toimitiloissa radikaaleja. Uskoisin muutosten näkyvän enemmän toimintatavoissa ja työkulttuurin kehityksen nopeutumisena kuin työympäristöjen fyysisissä rakenteissa.

Toimivan työympäristön tekijät

Työympäristösuunnittelua voi lähestyä monista eri kulmista.

– Työympäristön tulee olla terveellinen ja turvallinen, mutta myös houkutteleva, työntekoa tukeva ja motivoiva. Inspiroiva ja toimiva työympäristö on perusta työmotivaatiolle, luovuudelle sekä kognitiiviselle ergonomialle. Terveys yhdistyy usein puhtaaseen sisäilmaan, mutta yhä korostuneemmin myös henkiseen hyvinvointiin ja jaksamiseen, Heli Romppainen sanoo.

– Fyysinen ergonomia on usein melko hyvin hoidossa, mutta henkisen kuormituksen hallitseminen on uusi haaste. Työn tekeminen ja työkulttuuri ovat muuttuneet kovalla vauhdilla, ja uusien käytäntöjen ja rutiinien opettelu vaatii aikaa. Ajanhallinta hektisessä työtahdissa on varsin haastavaa ja rasittavaa.

Myös työympäristön ergonomia on paljon laajempi alue, kuin usein keskustelun keskiössä olevat työtuoli ja -pöytä.

– Fyysisen ergonomian osa-alueista usein unohtuu audiovisuaalinen ergonomia. Meillä saattaa olla jo melko hyvä valaistus ja erinomaiset työvälineet, mutta akustiikka on unohtunut. Pienissä neuvottelutiloissa on puhetta rasittava ja kuulemista häiritsevä kaiku. Rentouttavan tauon viettämiseen tarkoitettu tila voi olla liian kirkas ja visuaalisesti rauhaton.

Mitoitus ja esteettömyys ovat hyvän toimistoergonomian tärkeitä tekijöitä, jotta tila mahdollistaa turvallisen liikkumisen ja etenkin oikean kokoiset kalusteet sekä riittävät etäisyydet.

– Ei riitä, että valaistus tai valitut ratkaisut toimivat ensimmäisessä tilaratkaisussa, vaan niiden on oltava riittävän joustavia, jotta ne mukautuvat työympäristössä  tapahtuviin muutoksiin.

Työympäristö tukemaan luovaa ajattelua

Hyvään työympäristösuunnitteluun kuuluu käyttäjän toimintojen ja tarpeiden ymmärtäminen ja tulevaisuuden muutosten ennakoiminen. Ennakoinnilla taataan tilan ja työympäristön eläminen muuttuvissa tarpeissa. Tila ohjaa käyttäjäänsä, joten jo suunnittelun alkuvaiheessa pitää ymmärtää, mihin käyttäjää ja siinä toimivaa yhteisöä halutaan ohjata.

Työympäristö voi osaltaan tukea luovuutta ja työnteon tehokkuutta.

– Luovuus kasvaa ryhmässä. On siis merkityksellistä, kuinka ryhmässä työskentely mahdollistetaan tilasuunnittelussa.

Tutkimusten mukaan hmiset kommunikoivat neljä kertaa enemmän lyhyellä etäisyydellä kuin ollessaan eri sijainneissa, digitaalista viestintävälineistä huolimatta. Tämän on todettu nopeuttavan muun muassa projektien läpivientiä.

Monitilatoimistoihin liittyvissä tutkimuksissa on myös huomattu suora yhteys ihmisen oman työtilan hallinnantunteen ja työviihtyvyyden suhteen. Työtilalla pystytään vahvasti viestimään työyhteisön arvoja ja ohjaamaan tavoiteltuihin työtapoihin.

– Luovuus vaatii ajatustenvaihtoa, joten siihen vaaditaan oikeanlaisia tilaratkaisuja, mutta myös mahdollisuutta hallita työn rytmiä ja kontaktien määrää. Henkisellä tasolla työympäristö pitäisi kokea niin turvalliseksi, että hulluimmatkin ideat uskalletaan tuoda esille, Heli Romppainen sanoo.

Lisätietoja

Ilmarisen omistuksessa on kaikkiaan noin 2 700 asuntoa ja noin 150 liike-, toimisto-, varasto- ja muuta kiinteistöä. Merkittävä osa yhtiön kiinteistöistä sijaitsee pääkaupunkiseudulla ja muiden kasvukeskusten keskeisillä paikoilla.

Tutustu Ilmarisen toimitiloihin.