Taitava työyhteisö tekee etätyötä

25.1.2017 16:35:00
|
Artikkeli
image

Etätyö lisää työhyvinvointia ja parantaa työn tuottavuutta. Ilmarisen eläkekäsittelijöiden tehokkuus on parantunut etätyössä keskimäärin 25 prosenttia.

Etätyö lisääntyy tekniikan kehittyessä. Tilastokeskuksen työolotutkimuksen mukaan etätyötä tekee noin kolmannes suomalaisista palkansaajista. Etätyöllä on monenlaisia etuja: se lisää työhyvinvointia ja vähentää työmatkoihin kuluvaa aikaa ja ympäristökuormitusta. Parhaimmillaan se myös lisää työn tuottavuutta ja tehostaa toimitilojen käyttöä. 

Etätyö vaatii molemminpuolista vastuunottoa sekä vahvaa luottamusta työntekijän ja työnantajan välillä. Tässä auttavat tarkat pelisäännöt.

– Etätyön ehdot eivät saa olla ristiriidassa yleisen työlainsäädännön kanssa, muistuttaa vanhempi tutkija Virpi Ruohomäki Työterveyslaitokselta.

Ruohomäen mukaan tärkeää on luottamus, vastavuoroisuus ja keskustelu. Johdon ja työntekijöiden suhteiden on oltava kunnossa, kun pelisääntöjä laaditaan.

Ilmarisen yhteyspäällikkö Minna Palomurto (yläkuvassa) on samaa mieltä.

– Tärkeintä on esimiehen ja työntekijän välinen vuorovaikutus. Jos se toimii, voidaan luottaa siihen, että kaikkea työtä ei tarvitse tehdä esimiehen valvovan silmän alla. Tulokset ratkaisevat, Palomurto sanoo.

Tavoitteet paperille

Etätyöstä on hyvä tehdä kirjallinen sopimus, jossa määritellään etätyön ehdot, tavoitteet ja käytännöt. Ruohomäki suosittelee, että etätyösopimus tehdään ensin määräajaksi ja osittaiseksi, esimerkiksi 1–2 päivää viikossa tai satunnaisesti tarvittaessa. Kokeilujakson jälkeen tarkastellaan etätyön toimivuutta yhdessä. Kaikille etätyö ei sovi, ja työntekijällä pitää olla oikeus palata normaaliin työjärjestelyyn niin halutessaan.

– Riskinä jatkuvassa etätyössä on työntekijän eristäytyminen työyhteisöstä. Säännöllinen viestintä, kuten Skype-kokoukset, puhelut ja kohtaamiset kasvokkain lujittavat yhteisöllisyyttä ja rakentavat luottamusta, Ruohomäki muistuttaa.

Palomurto sopii etätyöpäivistä esimiehensä kanssa kuukausittain.

– Minulla on jonkin verran työmatkoja. Siksi on tarpeen, että olen toimistolla, kun se on mahdollista. Olen myös sitä mieltä, ettei mikään voita keskustelua ja katsekontaktia, vaikka nykyteknologia antaakin mahdollisuuden kokoustaa myös etänä.

Riskinä työajan venyminen

Etätyösopimukseen kannattaa kirjata tietoturvaan vaikuttavat asiat. Yhteiskäyttöisten tietokoneiden ja myös kotikoneen käyttäminen on usein kielletty. Työnantajan tulee myös muistaa, että etätyöntekijänkin on saatava teknistä tukea, jos työvälineet reistailevat tai tietoliikenneyhteydet tökkivät.

– Esimiehen ja työyhteisön on hyvä sopia, milloin etätyöläinen on tavoitettavissa ja millä välineillä. Etätyöläiselle tulee antaa mahdollisuus keskittyä omiin tehtäviinsä. Selkeät rajat ja töiden aikatauluttaminen auttavat, Ruohomäki sanoo.

Keskeisiä etätyöhön liittyviä riskejä ovatkin työajan venyminen ja työn ja vapaa-ajan sekoittuminen.

– Johto saattaa olla huolissaan siitä, tekeekö etätyöläinen tarpeeksi töitä. Suomalaisilla on kuitenkin korkea työmoraali ja tutkimuksissa on käynyt ilmi, että työntekijä saattaa stressata aivan samasta asiasta. Se johtaa helposti ylisuorittamiseen. Siksi työkuormitusta ja hyvinvointia on hyvä seurata ja keskustella siitä esimiehen kanssa, Ruohomäki sanoo.

Älä unohda ergonomiaa

Työhyvinvointia koskevien asioiden pitäisi olla osa etätyön pelisääntöjä. Tämä koskee jaksamisen lisäksi esimerkiksi työpisteen ergonomiaa.

– Periaatteessa on työnantajan vastuulla järjestää asianmukaiset työolot, mutta etätyössä se jää käytännössä työntekijälle. Tämä usein unohtuu, Ruohomäki sanoo.

­– Itse teen töitä sohvalla, mutta jos etäpäiviä olisi useammin, pitäisi työasentoon kiinnittää enemmän huomiota, myöntää Palomurtokin.

Kotona on Palomurron mukaan muitakin työn tekemiseen vaikuttavia tekijöitä.

– Kouluikäiset lapset saattavat tulla aikaisin kotiin tai perheessä voi olla muitakin etätyötä tekeviä. Kodin rauhoittaminen työtä varten vaatii harjoittelua. Omien lasten kanssa on nykyisin melko selvää, että äidin työ vaatii oven sulkemista ja keskittymistä.

Ilmarinen panostaa etätyöhön

Ilmarisella etätyön edellytysten parantaminen liittyy strategiaan: tavoitteena on energisoiva työyhteisö, joka edesauttaa hyvän vireen säilymistä koko työpäivän ajan.

Ilmarisella kokemukset etätyöstä ovat voittopuolisesti positiivisia. Esimerkiksi eläkekäsittelyssä etätyö on lisännyt työtehoa keskimäärin 25 prosenttia, kertoo eläkeosaston osastopäällikkö Nina Bruun.

– Joillakin yksittäisillä henkilöillä työteho on voinut kasvaa jopa 100 prosenttia. Nämä ovat ihmisiä, jotka perehdyttävät ja neuvovat muita, joten heidän työhönsä tulee työpaikalla paljon keskeytyksiä. Kotona he voivat rauhoittua varsinaiseen työhönsä, Bruun kertoo.

Eläkekäsittelytyössä kaikki voivat tehdä satunnaisesti etätöitä, ja heidän tuloksiaan mitataan numeerisesti. Yksi liikkuvan työn edellytyksistä on toimiva teknologia. Ilmarisella suuri osa sovelluksista on siirretty pilveen, joten niitä voi käyttää mistä tahansa. Esimerkiksi hiljattain käyttöön otettu uusi eläkekäsittelyjärjestelmä on täysin paperiton.

Kirjaa etätyösopimukseen ainakin nämä asiat

  • Miten usein etätyöpäiviä voi pitää?
  • Täytyykö etätyöstä sopia kirjallisesti tai suullisesti?
  • Mikä on päivittäinen työaika?
  • Milloin työntekijän on oltava tavoitettavissa?
  • Saako ylitöitä tehdä?
  • Miten työn tuloksista raportoidaan esimiehelle?
  • Mitä työvälineitä käytetään ja kuka ne hankkii?
  • Miten työntekijän työterveys ja -turvallisuus huomioidaan?
  • Millainen vakuutusturva etätyön tekijällä on?

Teksti: Annamari Typpö
Virpi Ruohomäki, kuvaaja: ©Riitta Supperi / Keksi
Muut kuvat: Ilmarinen