Työkyvyttömyyseläkkeen hakuprosessi kuntoon Lean-ajattelulla
Kun työkyky horjuu, ei pitäisi joutua odottamaan kuukausia vastauksia. Miltä tuntuu jäädä epävarmuuden tilaan juuri silloin, kun elämässä on muutenkin tarpeeksi huolta? Lean-ajattelu tuo Ilmarisessa sujuvuutta työkyvyttömyyseläkkeen hakemiseen.
Työkyvyttömyyseläkkeen hakeminen voi olla raskas ja hidas prosessi – ja myös hakemuksen käsittelijöille monivaiheinen ja kuormittava työ. Lähdimme kehittämään prosessia Lean-ajattelun keinoin: tavoitteena on tehdä oikeita asioita oikeaan aikaan, vähentää turhaa työtä ja parantaa sekä asiakkaiden että työntekijöiden arkea. Tässä blogissa kurkistetaan, miten sujuvampi eläkeprosessi rakennetaan – ilman että laatu kärsii.
Mikä hakemusprosessissa mättää?
Kuvitellaan tilanne: Anna, 58-vuotias sairaanhoitaja, on joutunut jäämään pitkälle sairauslomalle vakavan nivelrikon takia. Kivut ovat tehneet työnteosta mahdotonta, ja lopulta lääkäri suosittelee työkyvyttömyyseläkkeen hakemista. Anna lähettää hakemuksensa ja jää odottamaan päätöstä – viikkoja, joskus jopa muutaman kuukauden. Epävarmuus painaa, ja Anna miettii, miten tulee toimeen, jos päätöksen saaminen venyy.
Samaan aikaan eläkelaitoksen asiantuntija Jari tekee töitä suuren hakemuspinon äärellä. Hän haluaisi käsitellä hakemukset nopeasti, mutta prosessi on monivaiheinen: hakemukset kiertävät eri asiantuntijoilla, osa jää odottamaan lisätietoja ja jotkut viipyvät turhaan käsittelyvaiheiden välissä. Työntekijät tekevät parhaansa, mutta ruuhkat kasaantuvat, ja asiakkaat joutuvat odottamaan.
Mitä jos voisimme muuttaa tämän? Mitä jos työkyvyttömyyseläkkeen hakeminen olisi sujuvampaa, päätöksiä saisi nopeammin ja työskentely olisi tehokkaampaa ilman, että laatu kärsii? Tässä astuu kuvaan Lean-ajattelu.
Oikeita asioita oikeaan aikaan
Lean-ajattelu tarkoittaa hukkaa (turhaa työtä) vähentävää, sujuvaa ja asiakaslähtöistä toimintaa. Se ei tarkoita vain nopeampaa työskentelyä, vaan ennen kaikkea oikeiden asioiden tekemistä oikeaan aikaan. Työkyvyttömyyseläkeprosessissa se tarkoittaa esimerkiksi, että:
- Hakemusten odotusaikaa vähennetään tunnistamalla ja poistamalla turhat viiveet.
- Työntekijät voivat keskittyä olennaiseen, kun turhat manuaaliset työvaiheet ja päällekkäiset tarkistukset karsitaan pois.
- Asiakkaille annetaan selkeämpiä ohjeita, jolloin hakemukset tulevat heti mahdollisimman täydellisinä.
- Automaatio tukee käsittelijöitä, mutta päätöksenteko pysyy ihmisten hallinnassa.
Kolme Lean-ratkaisua parempaan eläkeprosessiin
Miten eläkeprosessiamme voidaan tehostaa Lean-ajattelulla?
- Hakemusten läpimenoajan lyhentäminen
➡️ Seurataan, missä kohdissa hakemukset viipyvät pisimpään ja poistetaan pullonkaulat. Jos esimerkiksi lääkärinlausuntoja joudutaan odottamaan pitkään, voidaan kehittää tapoja nopeuttaa niiden käsittelyä. - Työn sujuvoittaminen
➡️ Vähennetään keskeneräisten hakemusten määrää kerralla. Kun käsittelijöillä on kohtuullinen määrä töitä jonossa, he voivat keskittyä ja tehdä työnsä paremmin ilman kiirettä. - Asiakaskokemuksen parantaminen
➡️ Kun asiakas saa nopean ja selkeän päätöksen, turhautuminen vähenee. Viestintää voidaan parantaa esimerkiksi tarjoamalla reaaliaikaista tietoa hakemuksen etenemisestä.
Mitä hyötyjä Lean tuo Annalle ja Jarille?
Kun Lean-periaatteita sovelletaan eläkeprosessiimme, sekä asiakkaamme Anna että työntekijämme Jari hyötyvät:
- Anna saa nopeammin vastauksen hakemukseensa, eikä hänen tarvitse elää pitkään epävarmuudessa.
- Jari voi keskittyä olennaiseen, eikä hänen tarvitse käyttää aikaa turhiin työvaiheisiin.
- Koko organisaatio toimii sujuvammin, ja hakemusten ruuhkautuminen vähenee.
Lean ei ole siis vain prosessien nopeuttamista – se on parempaa palvelua asiakkaille ja mielekkäämpää työtä asiantuntijoille. Kun työ tehdään oikein ensimmäisellä kerralla, ei tarvita jatkuvia täydennyspyyntöjä tai viivästyksiä.
Lean-ajattelu on meillä Ilmarisessa yksi keskeisimmistä tavoista kehittää sekä sisäisiä prosesseja että sitä kautta asiakkaiden parempaa palvelua. Tähän liittyy olennaisesti myös jatkuvan parantamisen periaate (eli Lean-termein ”kaizen”). Jatkuva parantaminen näkyy meillä asiakkaiden parempina ja sujuvampina palveluina.
Mika Airaksinen
kehityspäällikkö
Ilmarinen
Lue lisää
Mika Airaksinen
Kehityspäällikkö, kuntoutus- ja työkyvyttömyyseläkeprosessit Muut blogikirjoitukset kirjoittajalta-
Kimmo Hoikkala 18.6.2025 klo 17.32
Varmasti joillekin työkyvyttömyyseläkkeen hakeminen on hyvin raskas ja epätoivoinenkin prosessi. Edelliseen vaikuttaa suuresti myös oman hoitotahon ja erityisesti hoitavan lääkärin mielipide. Itse olin vielä työkokeilussa metalliteollisuudessa vuonna 2008 kesällä vanhassa työpaikassani ja olin jäänyt vaikean sairastumisen takia ensiksi sairauspäivärahalle vuoden 2004 alussa ja vuoden 2005 alussa jäin kuntoutustuelle eli määräaikaiselle työkyvyttömyyseläkkeelle. Oman eläköitymiseni kummallisuus oli siinä, että hoitava lääkäri käsittääkseni haki B-lausunnolla kuntoutustuelle vuoden jatkoa, mutta työeläkekortti ja eläkepäätös tulikin postissa jo syksyllä 2008. Omassa eläköitymisessäni kurja puoli on siinä, että työeläkkeeni jäi melko pieneksi, koska olin tehnyt vain keikka ja kesätöitä vuosina 2001 ja 2002, jolloin kartutin koko eläketurvani. Teoriassa työkyvyttömyyseläkkeeni voisi olla jopa yli kaksinkertainen, jos olisin ollut kokoaikainen työntekijä sekä vuonna 2001 ja 2002, koska työeläkkeen määrähän on suoraan vuosiansiotasosta riippuvainen.Vastaa kommenttiin
- Reiska Korpinen 27.6.2025 klo 22.04
Näitä työnvieroksujoita riittää nykyään Suomessa. Onneksi kela hoitaa heidät ja työeläkerahat ovat vain työeläkeläisiä varten.Vastaa kommenttiin
- Reiska Korpinen 27.6.2025 klo 22.04
-
Juha Sarajärvi 1.7.2025 klo 15.52
Jos eläkevakuutusyhtiö määräisi kriteerit eläköitymisen tarpeellisuudesta sairastapauksissa niin suomessa ei olisi yhtäkään sairasta vaan kaikki olisivat työkykyisiä vaikka muut lääkärit sanoisivat mitä tahansa.Vastaa kommenttiin
Lisää aiheesta
Onko vastuullisuudella enää väliä?
Vastuullisuustyötä haastetaan nyt monesta suunnasta, mutta sen tärkeys ei ole kadonnut mihinkään. Nyt onkin hyvä hetki erottautua muista ja osoittaa että vastuullisuus on tekoja ei pelkkää puhetta verkkosivuilla. Tutkimuksemme mukaan yritykset ovat yhä onneksi valmiita panostamaan työntekijöidensä työkykyyn osana sosiaalista vastuutaan.
Miksi tekoäly ei näy Ilmarisen suhdanneindeksissä?
Tekoälystä puhutaan juuri nyt tavalla, josta voisi päätellä työelämän menneen jo kokonaan uusiksi. Uutisotsikoissa tekoäly uhkaa asiantuntijatyötä, korvaa tehtäviä ja mullistaa toimistot. Silti Ilmarisen suhdanneindeksissä tämä murros ei ainakaan vielä näy sillä tavalla kuin moni ehkä odottaisi.
Ensimmäisen työntekijän palkkaus muuttaa yrittäjän arkea
Yrityksen kasvu on hieno asia. Se tuo mukanaan uusia mahdollisuuksia ja myös uusia tarpeita. Jossain vaiheessa yrittäjän aika ja osaaminen eivät enää riitä kaikkeen yksin. Silloin on aika harkita työntekijän palkkaamista.