Näin meille syntyi digityökaveri – ohjelmistorobotiikan abc

Muutama vuosi sitten tulevaisuuden trendejä tutkiessamme totesimme, että nyt on aika työeläkeyhtiön lähteä robotiikan matkaan. Matkaa suunnitellessamme kaksi kysymystä nousi muiden edelle:

1. miten saada henkilöstö innostumaan ohjelmistorobotiikasta ja
2. miten aloittaa ohjelmistorobotiikan kehittäminen.

Lähdimme hahmottamaan robotiikkaa palveluna eikä vain teknisenä asiana. Loimme robotiikalle oman vision: palvelua henkilöstölle ja aikaa asiakkaalle. Jaoimme henkilöstölle runsaasti tietoa ohjelmistorobotiikasta ja viestinnän kärjeksi valikoitui Tarmo-robotin ottaminen uudeksi digityökaveriksi esittelyineen ja perehdyttämisineen.

Lähestymistapa on lisännyt ymmärrystä siitä, millaisia tehtäviä robotti voi tehdä ja se on luonut myös hedelmällisen maaperän uusien robotehtävien ideoinnille eri puolilla organisaatiota. Valittu viestinnän strategia ja sen toteutus loivat positiivisen alustan robotin ensiaskelille.

Teemme robotiikkaa HR-näkökulmasta

 Robotiikka päätettiin liittää osaksi HR-toimintaa. Robotiikkaan liittyy koko organisaation tasolla paljon uutta osaamista, jota työntekijät pääsevät kerryttämään ja hyödyntämään monin tavoin eri työrooleissa. Opimme toimimaan robottikollegan kanssa yhteistyössä ja valmentamaan sekä auttamaan sitä muuttuvissa tehtävissä. Robotiikalla ja toimenkuvien muokkauksella voi myös olla vaikutus rekrytointitarpeisiin. HR:n tärkeä rooli robotiikassa on auttaa tarvittavien kyvykkyyksien kehittymisessä sekä konsultoida esimiehiä työnkuvien muutoksissa. Työelämä muuttuu tälläkin tavalla.

Robotiikka-osasto toimii poikkiorganisatorisesti ja virtuaalisesti. Rekrytoimme osastolle osaajia eri liiketoiminnoista, viestinnästä ja tietohallinnosta. Ryhmäläiset edistävät robotiikkaa oman toimensa ohella säilyttäen vahvan yhteyden liiketoimintaan. Robotiikan osaston jäsenet toimivat muutoksen viestinviejinä. Heistä kullakin on oma roolinsa robotiikan edistämisessä ja tavoitteet tuloskortilla. Yhdessä jaamme kokemukset, opimme ja opetamme, viestimme, ideoimme, koordinoimme ja lanseeraamme.

Määrämuotoisuus tukee tekemistä

Loimme robotiikan käyttöönottamiseksi yhteisen hallintamallin. Robotiikan hallintamalli rytmittää ja yhdenmukaistaa tekemistä. Hallintamallin avulla otimme käyttöön yhteiset tavat toimia mm. robotiikan kohteiden ideoimiseksi, analysoimiseksi, päätösesitysten luomiseksi ja käyttöönotettujen tehtävien lanseeraamiseksi. Hallintamalli elää ja muokkautuu kokemuksen myötä sekä skaalautuu toiminnan kasvaessa.

Kaikkea ei tarvitse tehdä itse. Esimerkiksi robottitehtävien määrittelyyn ja tekniseen toteutukseen saa apua teknisiltä toimittajilta. Ylläpidon osalta ulkoistimme tuotannon toimivuuden seurannan. Yhdessä korjaamme digikaverin takaisin hommiin.

Robottikollegan toimenkuva laajenee askel askeleelta

Tähän mennessä hyödynnämme ohjelmistorobotiikkaa mm. asiakastietojen ylläpidossa, ammatillisen kuntoutuksen prosessissa, eläkeasioiden taustatöissä ja asiakasviestinnän tukena.

Kollegamme toimenkuva laajenee tasaisen varmasti. Uusia ideoita digityökaverin töiksi syntyy viikoittain. Robottikaveri nähdään meillä selkeästi myönteisenä mahdollisuutena työn sujuvoittamiseen.

Riitta Puutula
osastopäällikkö, digityökaverit
LinkedIn
Riitta Puutula johtaa robotiikkaa Ilmarisessa. Digityökaverien avulla tarjotaan palvelua henkilöstölle ja aikaa asiakkaalle.

Lue myös:
– Tekoälyllä kohti parempaa asiakaskokemusta
– Tee Ilmarisen testi ja tarkista, kuinka valmis sinä olet tulevaisuuden työelämään! futurescore.ilmarinen.fi
– Tutustu Ilmarisen Parempaa työelämää -palveluihin