Työn sujuvuuden varhainen tuki

Monilla työpaikoilla on jo pitkään ollut käytössä varhaisen tuen toiminta, jonka avulla pyritään havaitsemaan työntekijöiden työkyvyn haasteita ja puuttumaan niihin mahdollisimman varhain. Mutta entä jos kiinnittäisimme huomiota myös työn sujuvuuteen liittyviin varhaisiin merkkeihin? Millaisia ne voisivat olla?

Varhaiset signaalit hälyttävät

Työnantajalla on lain mukaan velvollisuus suunnitella työolosuhteet niin, että ne tukevat ihmisten toimintaa ja ominaisuuksia. Jos suunnitteluvaiheessa ei ole onnistuttu huomioimaan kaikkia tällaisia työn sujuvuuteen vaikuttavia tekijöitä, avuksi voi ottaa työn varhaisen tuen. Työn kehittämiseen voi ryhtyä heti, kun haaste eli varhainen signaali on havaittu. Usein se liittyy havaintoon siitä, että työ ei suju odotetusti.

Tällaisia varhaisia signaaleja on useita. Jos työntekijät kertovat, että työssä on sen tekemistä hidastavia tekijöitä, tehtävä on hankala suorittaa tai työvälineet ovat epäsopivia, työtä on syytä tarkastella tarkemmin. Varhaisiin signaaleihin kuuluvat myös rooliepäselvyydet, toistuvat väärinymmärrykset, erehdykset ja virheet sekä läheltä piti -tilanteet. Ne ovat merkkejä siitä, että ihmisen toiminnan vahvuuksia ja rajoituksia ei ole huomioitu riittävästi työn suunnittelussa ja toimintojen ohjauksessa. Esihenkilön on tärkeää havaita nämä merkit herkästi, ja työntekijöiden kannattaa tuoda niitä aktiivisesti esiin. Työnantaja voi kerätä havaintoja työntekijöiltä säännöllisesti aloitetoiminnalla ja tiimipalavereissa.

Haasteisiin kannattaa tarttua ajoissa

Työn kehittämiseen on hyvä ryhtyä mahdollisimman varhaisessa vaiheessa, mieluiten heti, kun varhaiset signaalit huomataan työssä. Jos tilanteeseen ei puututa varhain, se muuttuu vaikeammaksi ratkaista. Jatkuessaan tilanne voi johtaa työntekijöitten sairauspoissaoloihin tai joskus jopa kiusaamiskokemuksiin.

Kannattaako ongelma ratkaista heti? Tässä vaiheessa on hyvä jarrutella. Ensin on hyvä selvittää, mistä haaste syntyy. Ratkaisukeskeisyys on tärkeää, mutta kestävä ratkaisu löytyy vasta, kun ymmärretään haasteen juurisyy.

Esihenkilö on työn analysoinnissa ja kehittämisessä avainasemassa. Kun tilannetta lähdetään yhdessä työntekijöitten kanssa analysoimaan, on aina hyvä lähteä liikkeelle työn organisoinnista. Mitkä tekijät työn organisoinnissa voivat saada aikaan havaitun haasteen ja ylläpitää sitä?

Tarkastelua vaativat muun muassa roolien selkeys, viestinnän toimivuus ja työn aikataulutus. Seuraavaksi tulevat vuoroon työn tiedolliset vaatimukset ja fyysiset kuormitustekijät. Tiedollisia vaatimuksia sisältyy muistia, keskittymistä ja havainnointia vaativiin tehtäviin. Fyysisiä kuormitustekijöitä syntyy esimerkiksi työpisteestä ja -ympäristöstä, työasennoista ja -liikkeistä.

Kun työtä on analysoitu monesta eri näkökulmasta, pystytään löytämään ne tekijät, joita lähdetään ratkaisemaan.

Ratkaisut käytäntöön

Tärkeää on, että ratkaisut löydetään, toteutetaan ja niiden vaikutuksia seurataan. Jos näin ei tehdä, voi olla hankala saada apua työntekijöistä seuraavalla kerralla.

Työ, työntekijä, työympäristö ja työjärjestelyt kytkeytyvät toisiinsa ja parhaassa tapauksessa tukevat toisiaan. Työpaikalla kannattaa pohtia, tukeeko meidän työmme ja työympäristömme suoriutumistamme.

Johanna Koroma
johtava asiantuntija
Ilmarinen