“Me tehdään tätä maratonvauhdilla, ei sprinttinä” –Työkykyjohtaminen on osa arjen työtä

Päivittäin 80 000 annosta ruokaa. Satoja kiloja raaka-aineita liikkeessä. Pitkiä työuria ja edessä iso eläköitymispiikki. Leijona Cateringissa ymmärrettiin, että työkykyä ei voi jättää sattuman varaan. Yhdessä Ilmarisen kanssa yritys on rakentanut arkeen mallin, jossa työkyky on osa johtamista, ei erillinen hanke.

Leijona Catering on valtion omistama yritys, joka tuottaa ruokaratkaisuja varusmiehille, rikosseuraamuslaitokselle ja muille turvallisuuskriittisille valtion toimijoille. Leijona Catering toimii yli 60 toimipaikassa Kemiön saaristosta Sodankylään. Henkilöstöä on noin 550, joista 75 prosenttia on naisia. Keski-ikä on lähellä 46 vuotta, ja monen taustalla on pitkiä työuria jo Puolustusvoimien ruokahuollon ajoilta.

Kun Leijona Cateringilla valmistetaan ruokaa, mittakaava on jotain aivan muuta kuin kotikeittiössä.

– Jos kotona hernekeittoon laitetaan puoli kiloa herneitä, meillä se vastaavassa suhteessa tarkoittaa yli 300:aa kiloa. Se näkyy väistämättä myös henkilöstön kuormituksessa, kuvaa Leijonan henkilöstöpäällikkö Marinka Linna.

Tilannekuva teki kipukohdat näkyviksi

Leijona Cateringilla työkykyjohtamista alettiin kehittää määrätietoisesti, kun neljä vuotta sitten taloon tullut Linna tunnisti, että hyviä käytäntöjä oli jo olemassa, mutta ne eivät aina näkyneet sujuvasti arjessa.

 – Huomasin pian, että tarvitsen työkykyjohtamisen kehittämiseen tukea talon ulkopuolelta ja ajattelin saavani eläkeyhtiöltämme Ilmariselta tähän apua ja sparrausta, Marinka Linna sanoo.

Linna varasi ajan keskustelulle Ilmarisen Oma asiatuntija -palvelusta.

– Henkilöstöstä vastaavat asiakasyritystemme edustajat saavat Oma asiantuntija -palvelusta sparrausta työkykyjohtamisen teemoihin asiakkaan tarpeista lähtien. Aiheina voivat olla esimerkiksi vaikuttavan työkykyjohtamisen käytännöt tai varhaisen välittämisen malli, kertoo Ilmarisen työkykyjohtamisen kehityspäällikkö Saija Rauhamaa.

– Löysimme nopeasti kanssani keskustelleen Saija Rauhamaan kanssa yhteisen sävelen siitä, miten Leijona Cateringilla kannattaisi lähteä työkykyjohtamista kehittämään. Se oli ihan ”match made in heaven”, Marinka Linna kuvailee hymyillen.

Ilmarisen Huomisen työkyky -mallin avulla kirkastettiin yhtiön tilannekuva: missä mennään, mitkä ovat kipukohdat ja mihin kannattaa ensin tarttua.

– Olemme Ilmarisella tunnistaneet työelämän muutoksen, ja työkykypalvelumme kehittyvät sen mukana. Huomisen työkyky -mallissa organisaation työkykyjohtamisen data, riskit ja toimintamallit analysoidaan ja kiteytetään yhdessä. Tämän pohjalta työkykyä voidaan johtaa suunnitelmallisesti eikä vasta ongelmien ilmetessä, Rauhamaa sanoo.

Leijona Cateringin tilannekuvassa nousi esiin kaksi keskeistä teemaa: työn fyysinen kuormitus sekä henkilöstön ikääntyminen. Seuraavien 5–7 vuoden aikana noin viidennes henkilöstöstä on jäämässä eläkkeelle.

– Meillä on kova tahtotila pitää ihmiset työkykyisinä eläkeikään asti, ja mielellään vähän pidempäänkin. Pelkkä rekrytointi ei ratkaise tätä yhtälöä, Linna sanoo.

Strategiselle tasolle asti: johto mukaan, mittarit näkyviin

Ilmarisen näkemyksen mukaan vaikuttava työkykyjohtaminen on ennen kaikkea tavoitteellista ja mitattavaa tekemistä: nykytilasta johdetaan selkeät tavoitteet, sovitaan toimenpiteistä ja seurataan tuloksia. Se auttaa viemään työkykyjohtamisen osaksi liiketoimintaa eikä vain irralliseksi projektiksi.

Leijonassa johto saatiin mukaan, kun kokonaisuutta tarkasteltiin myös riskien ja talouden näkökulmasta.

– Kun katsoimme eläköitymisen mittakaavaa, työkyvyttömyysriskejä ja taloudellisia vaikutuksia, ymmärrys johdossa kirkastui nopeasti, Linna kertoo.

Kun suunta on selvä, arki ratkaisee. Leijonassa muutos lähti esihenkilöistä: heitä koulutettiin, prosesseja kirkastettiin ja vastuita täsmennettiin. Tavoitteena oli tehdä työkyvyn johtamisesta helppoa ja yhdenmukaista, sellaista, joka tukee esihenkilöä myös kiireen keskellä. Samalla rakennettiin matalan kynnyksen kulttuuria: asioista saa ja pitää puhua.

– Esihenkilöiden epävarmuutta purettiin sanoittamalla perusasia auki: sinä voit kysyä keneltä tahansa, milloin tahansa, mitä kuuluu.

Ilmarisen kokemuksen mukaan juuri esihenkilöiden osaaminen on yksi ratkaisevista tekijöistä.  Kun vastuut ovat selkeitä ja tuki kunnossa, työkykyhaasteet tunnistetaan ajoissa.

Muutos näkyi nopeasti arjessa. Marinka Linna muistaa ajan, jolloin varhaisen tuen hälytyksiä oli työjonossa yli 70. Nyt tilanne on täysin toinen hälytysten määrän pudottua murto-osaan aiemmasta. Työkyvystä puhumisesta on tullut arkipäivää. Työterveysneuvottelut eivät enää herätä ihmetystä, vaan ne nähdään osana normaalia toimintaa.

Muokattu työ käänsi ajattelun

Yksi merkittävimmistä käytännön muutoksista Leijona Cateringissa on ollut muokatun työn malli. Ajatus kääntyi poissaolosta mahdollisuuteen: mitä työntekijä voisi tehdä jäljellä oleva työkyky huomioiden?

– Aiemmin ajateltiin, että työkykyongelmien myötä ihminen jää helposti pois töistä. Nyt mietimme ensimmäisenä, mitä hän voisi tehdä jäljellä oleva työkyky huomioiden, Linna kuvaa.

Marinka Linna

Muokattu työ linkittyy myös osaamisen kehittämiseen. Leijona Cateringissa työ kehittyy ja digitalisoituu, ja järjestelmiin liittyvää osaamista voidaan vahvistaa hetkinä, jolloin täysi fyysinen kuormitus ei ole mahdollista.

Fyysisen kuormituksen vähentämiseksi Leijona on käynnistämässä yhteishanketta, jossa pureudutaan työasentoihin, koneisiin, laitteisiin ja apuvälineisiin. Mukana on Ilmarisen lisäksi ulkoinen asiantuntijakumppani, työterveyshuolto, Leijonan omia asiantuntijoita sekä ravintolan henkilökuntaa, jotka ovat oman työnsä parhaita kehittäjiä

Oppi muillekin: tee työkyvystä järjestelmä, älä irrallinen projekti

Marinka Linna tiivistää tärkeimmän työkykyjohtamisen oppinsa yksinkertaisesti.

– Näen työkykyjohtamisen kulttuurin muutoksena. Neljä vuotta sitten kaikki esihenkilöt eivät välttämättä olisi osanneet sanoa, mitä työkykyjohtaminen tarkoittaa. Nyt uskon, että jokainen tietää. Me olemme tehneet tätä maratonvauhdilla, ei sprinttinä.

Ilmarisen rooli Leijonan kumppanina on ollut tuoda toimintaan sparrausta ja käytäntöjä, jotka auttavat kirkastamaan olennaisen.

– Hyvä työkykyjohtaminen on inhimillistä ja samalla liiketoimintaa tukevaa: se ennakoi, vahvistaa ja auttaa pidentämään työuria, Saija Rauhamaa kiteyttää.

Kun työkyky tehdään näkyväksi ja sitä johdetaan suunnitelmallisesti, syntyy turvaa ja tilaa tehdä työtä hyvin. Leijonassa matka on jo tuottanut selkeitä merkkejä muutoksesta.