Dataskyddsbeskrivning för Ilmarinens tjänst Enkäter (Kyselyt)

1. Personregistrets namn 

Ilmarinens Enkäter (Kyselyt) -tjänst (nedan Tjänsten) 

2. Personuppgiftsansvarig

Ömsesidiga Pensionsförsäkringsbolaget Ilmarinen
Porkalagatan 1
00018 Ilmarinen
Helsingfors

Kontaktperson i ärenden som gäller registret: 
Ilmarinens dataskyddsombud
Anttipekka Murhu
tietosuoja@ilmarinen.fi
Tfn 010284 2249

3. Påvisande av den registrerades begäran

Skriftliga begäranden om den registrerades rättigheter enligt punkterna 11–16 skickas till adressen: 
Personuppgiftsärenden 
Ömsesidiga Pensionsförsäkringsbolaget Ilmarinen 
Porkalagatan 1, 00018 ILMARINEN

4. Grunder för behandling av personuppgifter

Kunden som tagit i bruk Tjänsten (nedan Kunden) överlåter namn och e-postadress eller en separat kod för sina anställda som hör till enkätens målgrupp till Ilmarinen. Dessutom kan Kunden lämna ut tilläggsuppgifter om de anställda till Ilmarinen som Kunden anser vara nödvändiga för rapporteringsgrupperna, till exempel information om tillhörighet till ett visst team eller information om chefen. Behandlingen av dessa uppgifter som Kunden lämnat ut och sändning av länken till enkäten till respondenterna grundar sig på ett berättigat intresse.

Behandlingen av enkätsvaren grundar sig på samtycke. Den registrerade har rätt att återkalla sitt samtycke tills enkäten avslutas, varefter enkätsvaren anonymiseras på det sätt som beskrivs i punkt 14. Efter anonymiseringen är det inte längre möjligt att återkalla samtycket.

5. Användningsändamål

Tjänsten är en tjänst för hantering av risker för arbetsförmågan som Ilmarinen tillhandahåller sina kunder. Syftet med de enkäter som ingår i Tjänsten är att kartlägga den risk för arbetsförmågan som Ilmarinens försäkringsrörelse medför genom att kartlägga riskerna för Kundernas arbetsförmåga. Ilmarinen producerar anonyma rapporter om enkätsvaren för Kunderna för att kartlägga risken för arbetsförmågan, förstå bakgrundsorsakerna till risken för arbetsförmågan och skapa en lägesbild av ledningen av arbetsförmågan. 

I Ilmarinens tjänst Enkäter (Kyselyt) behandlas personuppgifter för följande ändamål:

• Genomförande av enkäter om hantering av risker för arbetsförmågan
• Bedömning och hantering av risk för arbetsoförmåga i Ilmarinens försäkringsbestånd
• Planering och utveckling av tjänster för ledning av arbetsförmågan
• Anonyma rapporter och statistik som produceras för arbetsgivaren som stöd för ledningen av arbetsförmågan

6. Datainnehåll

Följande personuppgifter kan lagras i Tjänsten:

• Respondenternas kontaktuppgifter (namn, e-postadress och eventuella identifikationsuppgifter)
• Respondenternas språkuppgifter
• Respondentens rapporteringsgrupper: eventuella team eller andra rapportgrupper
• Uppgifter som respondenterna angett

Kunden eller Ilmarinens personal får inte i något skede veta vad en enskild respondent har svarat eller om hen har låtit bli att svara. Ett undantag från detta är en situation där respondenten själv skriver identifierbara uppgifter i ett öppet svar. Detta påpekas i samband med varje öppet svar. Tjänsten skapar inga rapporter där enskilda respondenter kan identifieras.

7. Användning av cookies

Cookies används inte för den som besvarar enkäten. När enkätens huvudanvändare loggar in i Ilmarinens webbtjänst tillämpas Ilmarinens cookiepolicy.

Cookies och andra internetkoder som används i Ilmarinens webbtjänst gör det möjligt att genomföra webbtjänsterna samt förbättrar tjänstens säkerhet och användarvänlighet.

Utifrån den information som samlas in i webbtjänsten kan Ilmarinen analysera och utveckla sina tjänster med vetskap om vilket informationsinnehåll som intresserar användarna och hur webbtjänsten används. Informationen kan också utnyttjas för att rikta samt optimera Ilmarinens och dess marknadsföringssamarbetspartners kommunikation och marknadsföring.

Webbtjänstens användare kan samtycka till eller förbjuda användningen av cookies i webbläsarens inställningar eller med en tjänst som är avsedd för detta. Om cookies inte används är det möjligt att alla tjänster på Ilmarinens webbplats inte går att använda.

Läs mer om Ilmarinens cookiepolicy.

8. Regelmässiga informationskällor

Ilmarinen tar emot personuppgifter i Tjänsten från de registrerade i samband med enkäterna. Dessutom tar Ilmarinen emot respondenternas kontaktuppgifter av Kunden för att skicka enkätlänken och definiera rapportgrupper.  

9. Överlåtelser och överföringar 

Ilmarinen lämnar inte ut personuppgifter som sparats i Tjänsten till tredje parter. Av enkätsvaren skapas en anonym rapport för Kunden, där enskilda respondenter inte kan identifieras, om inte respondenten själv skriver identifierbara uppgifter i sina öppna svar. Om Respondenten trots varningen skriver identifierbara uppgifter i det öppna svaret, lämnas dessa uppgifter ut till arbetsgivaren. Detta påpekas i samband med varje öppet svar.

Personuppgifter kan överföras till Ilmarinens tjänsteleverantörer som handlar för Ilmarinens räkning. Behandlingen av personuppgifter som används för Ilmarinens räkning grundar sig alltid på uppdragsavtal och anvisningar där parternas rättigheter och skyldigheter för behandling och skydd av personuppgifter fastställs.

Ilmarinen behandlar i första hand personuppgifter i Finland, EU/EES-området eller i andra länder som godkänts av EU-kommissionen och som har en s.k. tillräcklig dataskyddsnivå. För övriga säkerställs en tillräcklig nivå på dataskyddet genom modellavtalsklausuler som godkänts av EU-kommissionen. Vid överföring av personuppgifter till USA kan man också använda dataskyddsramen mellan EU och USA som grund för överföringen.

10. Rätt till insyn

Den registrerade har rätt att kontrollera vilka uppgifter om hen som har sparats i Tjänsten.

För att kunna söka sina uppgifter ska den registrerade framföra sitt namn och sin personbeteckning i sin begäran om insyn. Svaret på begäran om insyn skickas till den registrerades verifierade adress.

11. Överföringsrätt 

Den registrerade har rätt att som fil få sina personuppgifter som behandlas i informationssystem och som hen själv har lämnat till den personuppgiftsansvarige och vars behandling grundar sig på den registrerades samtycke. Den registrerade kan också be den personuppgiftsansvarige att överföra uppgifterna i fråga till en annan personuppgiftsansvarig, om det är tekniskt möjligt. I fråga om enkätsvaren gäller överföringsrätten endast tills enkäten avslutas.

12. Rätt till rättelse

Den registrerade har rätt att kräva rättelse av felaktiga och inexakta personuppgifter.

I begäran ska anges namn, organisation, unik identifierare (t.ex. e-postadress) och motiveras kravet på rättelse samt anges på vilket sätt uppgiften ska rättas.

13. Rätt att göra invändningar

Den registrerade har rätt att motsätta sig behandlingen av sina personuppgifter till den del behandlingen grundar sig på ett berättigat intresse.

14. Rätt att begränsa behandlingen

Den registrerade kan begära att Ilmarinen begränsar behandlingen av hens personuppgifter när:

• Den registrerade bestrider personuppgifternas riktighet
• Den registrerade kan verifiera och motivera att behandlingen strider mot lagen och den registrerade motsätter sig radering av personuppgifter
• När Ilmarinen meddelar att det inte längre behöver de personuppgifter som den registrerade vill begränsa för de ändamål för behandlingen som angetts i dataskyddsbeskrivningen, men den registrerade behöver dem för att upprätta, framställa eller försvara rättsliga anspråk.
• Den registrerade har motsatt sig behandlingen av personuppgifter och väntar på verifiering om huruvida den personuppgiftsansvariges berättigade grunder åsidosätter den registrerades grunder.

I begäran ska namn och personbeteckning anges och dessutom ska krav på begränsning specificeras och motiveras.

15. Förvaringstider och rätt att radera uppgifter

Personuppgifter som sparats i tjänsten Enkäter förvaras tills enkäten avslutas, dvs. tills Kundens huvudanvändare har skapat en rapport om enkäten. Rapporten skapas automatiskt 14 dygn efter att enkäten har avslutats, om Kundens huvudanvändare inte har skapat rapporten tidigare. Därefter anonymiseras svaren och Ilmarinen kan inte längre koppla enkätsvaren till respondenterna.

De anställdas kontaktuppgifter och tilläggsuppgifter som Kunden lämnat ut raderas från Tjänsten 18 månader efter att enkäten lämnats in. Om Kunden genomför en ny enkät innan den raderas kan man i enkäten utnyttja uppgifter som tidigare införts i Tjänsten. Den nya enkäten betraktas som ett nytt utlämnande av uppgifter, varvid Kunden ansvarar för att kontaktuppgifterna är aktuella samt för att den har rätt att lämna ut kontaktuppgifter av enkätens målgrupp till Ilmarinen.

De anställdas kontaktuppgifter och tilläggsuppgifter som Kunden lämnat ut raderas också när den registrerade motsätter sig behandling av sina personuppgifter som grundar sig på ett berättigat intresse.

De personuppgifter som Kunden lämnat till Ilmarinen raderas alltid av Ilmarinen när Kunden slutar använda tjänsten Enkäter (Kyselyt).

16. Rätt att överklaga till tillsynsmyndigheterna

Den registrerade har rätt att föra ärendet till dataombudsmannen för behandling om den registrerade anser att behandlingen av hens personuppgifter strider mot lagstiftningen.

17. Principer för skydd av registret

I Ilmarinen är informationssäkerheten och skyddet av personuppgifter en fast del av informationssystemens funktionalitet och informationsarkitektur. Kraven på informationssystemens säkerhet samt uppgifternas integritet, konfidentialitet, tillgänglighet och kontinuitet fastställs alltid på förhand i systemens planeringsskede. Ilmarinen behandlar alla personuppgifter på ett datasäkert sätt och på det sätt som lagstiftningen förutsätter samt utvecklar och granskar informationssäkerheten systematiskt. Läs mer på Ilmarinens informationssäkerhetssida.

Dataskyddsbeskrivningen för tjänsten Enkäter (Kyselyt) har uppdaterats den 28.8.2025.