Ilmarisen markkinointirekisterin tietosuojaseloste

1. Henkilörekisterin nimi

Ilmarisen markkinointirekisteri

2. Rekisterinpitäjä

Keskinäinen Eläkevakuutusyhtiö
Ilmarinen Porkkalankatu 1
00018 Ilmarinen
Helsinki

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa:
Tietosuojavastaava
Anttipekka Murhu
tietosuoja@ilmarinen.fi
Puh. 010 284 2249

3. Rekisteröidyn pyyntöjen osoittaminen

Kirjalliset rekisteröidyn kohtien 10‒15 mukaisia oikeuksia koskevat pyynnöt lähetetään osoitteella:
Henkilötietoasiat
Keskinäinen Eläkevakuutusyhtiö Ilmarinen
Porkkalankatu 1, 00018 ILMARINEN

4. Henkilötietojen käsittelyn perusteet

Ilmarisen markkinointirekisterin potentiaalisten asiakkaiden henkilötietojen käsittelyperusteita ovat tietosuoja-asetuksen mukainen oikeutettu etu, sopimus ja rekisteröidyn antama suostumus.

5. Käyttötarkoitukset

Ilmarisen markkinointirekisterin käyttötarkoitukset ovat:

• Ilmarisen ja Ilmarisen yhteistyökumppanien markkinointi, suoramainonta ja markkinointikampanjoiden toteutus ja seuranta
• Mielipide- tai markkinatutkimukset sekä näihin rinnastettavien osoitteellisten lähetysten toteuttaminen ja seuranta

Ilmarinen nauhoittaa puheluita palvelutapahtumien todentamiseksi, asiakaspalvelun kehittämiseksi, oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi sekä turvallisuuden varmistamiseksi.

6. Tietosisällöt

Ilmarisen markkinointirekisteriin tallennetaan potentiaalisten asiakkaiden ja nykyisten asiakasyritysten henkilöiden tietoja kuten:

• Rekisteröidyn nimi
• Arvo tai ammatti
• Ikä
• Sukupuoli
• Äidinkieli
• Rekisteröityyn liitettävä tunnistetieto
• Yhteystiedot: postiosoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
• Rekisteröidyn tehtäviä ja asemaa elinkeinoelämässä tai julkisessa tehtävässä kuvaavat tiedot
• Palveluiden käytön yhteydessä sekä verkkopalveluissa kerättävät tiedot.

Suoramarkkinoinnin suostumus- ja kieltovelvoitteiden toteuttamiseksi markkinointirekisterissä käsitellään myös rekisteröityjen antamia markkinoinnin suostumuksia ja kieltoja.

7. Evästeiden käyttö

Ilmarisen verkkopalvelussa käytettävillä evästeillä ja muilla internettunnisteilla mahdollistetaan verkkopalveluiden toteutus sekä parannetaan palvelun turvallisuutta ja käyttäjäystävällisyyttä.

Verkkopalvelussa kerättävän tiedon perusteella Ilmarinen voi analysoida ja kehittää palveluitaan tietäen mitkä tietosisällöt kiinnostavat käyttäjiä ja miten verkkopalvelua käytetään. Tietoja voidaan hyödyntää myös Ilmarisen ja sen markkinointiyhteistyökumppanien viestinnän ja markkinoinnin kohdentamisessa sekä markkinointitoimenpiteiden optimoinnissa.

Verkkopalvelun käyttäjä voi antaa suostumuksensa tai kieltää evästeiden käytön selaimensa asetuksista tai tähän tarkoitetun palvelun avulla. Ellei evästetoiminto ole käytössä, on mahdollista, ettei kaikkia Ilmarisen verkkosivuston palveluita voi käyttää.

Lue lisää Ilmarisen evästekäytännöistä.

8. Säännönmukaiset tietolähteet

Ilmarisen asiakkaiden ja heidän yhteyshenkilöidensä tietoja vastaanotetaan Ilmarisen asiakasrekisteristä ja sijoitustoiminnan rekisteristä. Markkinoinnissa käytettävää tietoa saadaan myös rekisteröidyltä itseltään ja keräämällä tietoa palvelu- ja markkinointitapahtumien sekä palveluiden käytön yhteydessä. Henkilötietoja voidaan hankkia myös ulkopuolisista tietolähteistä, kuten Patentti- ja rekisterihallituksen ylläpitämästä yritystietojärjestelmästä.

9. Luovutukset ja siirrot

Ilmarinen luovuttaa henkilötietoja vain lainsäädäntöön perustuvien tiedonsaantioikeuksien sekä luovutusoikeuksien ja -velvoitteiden mukaisesti. Henkilötietoja voidaan erityisissä tapauksissa luovuttaa myös rekisteröidyn suostumuksella.

Ilmarisen palveluntarjoajille, jotka toimivat Ilmarisen lukuun, voidaan siirtää henkilötietoja. Ilmarisen lukuun toimivien henkilötietojen käsittely perustuu aina toimeksiantosopimuksiin ja ohjeistuksiin, joissa määritellään osapuolten oikeudet ja velvollisuudet henkilötietojen käsittelemiseksi ja suojaamiseksi.

Ilmarinen käsittelee henkilötietoa ensisijaisesti Suomessa, EU/ETA alueella tai muissa EU komission hyväksymissä ns. riittävän tietosuojan tason maissa. Muilta tietosuojan riittävä taso varmistetaan EU komission hyväksymin mallisopimuslausekkein. Lisäksi siirrettäessä henkilötietoja Yhdysvaltoihin, voidaan siirtoperusteena käyttää myös EU:n ja Yhdysvaltojen välistä tietosuojakehystä.

10. Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä tietoja hänestä on Ilmarisen markkinointirekisteriin tallennettu.

Rekisteröidyn tulee esittää tarkastuspyynnössä tietojensa etsimiseksi nimensä ja henkilötunnuksensa. Tarkastuspyynnön vastaus toimitetaan rekisteröidyn varmennettuun osoitteeseen.

11. Siirto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus saada tiedostona häntä koskevat tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot, jotka hän on itse toimittanut rekisterinpitäjälle ja joiden käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen tai sopimukseen rekisteröidyn kanssa. Rekisteröity voi myös pyytää rekisterinpitäjää siirtämään kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, jos se on teknisesti mahdollista.

12. Korjausoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisten ja epätarkkojen henkilötietojensa oikaisua. Henkilötietojen muutokset tehdään ensisijaisesti tunnistautuneena asioinnin yhteydessä.

Pyynnössä on kerrottava nimi ja henkilötunnus, yksilöitävä ja perusteltava korjausvaatimus sekä kerrottava, millä tavoin tieto pitäisi oikaista.

13. Vastustusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, kun käsittely perustuu yleiseen tai oikeutettuun etuun, kuten suoramarkkinoinnissa.

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käyttöä markkinointia varten milloin tahansa. Käytännössä tämä tapahtuu ilmoittamalla markkinointikiellosta tai peruuttamalla suostumus.

14. Rajoitusoikeus

Rekisteröity voi pyytää Ilmarista rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä, kun:

• Rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden. Rajoitusoikeutta ei kuitenkaan ole Ilmarisen lakisääteisen toiminnan osalta, jos rajoituspyyntö on ilmeisen perusteeton.
• Käsittely on todennettavasti ja perustellusti lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista
• Kun Ilmarinen ilmaisee, ettei enää tarvitse rajoitettavaksi pyydettyjä henkilötietoja tietosuojaselosteessa informoituihin käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
• Rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä ja odottaa todennusta, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet.

Pyynnössä on kerrottava nimi ja henkilötunnus sekä yksilöitävä ja perusteltava rajoitusvaatimus.

15. Säilytysajat ja oikeus tietojen poistamiseen

Ilmarinen säilyttää henkilötietoja niin kauan kuin jokin tämän tietosuojaselosteen kohdassa 4 mainittu käsittelyn peruste on voimassa ja henkilötiedot ovat käyttötarkoituksiinsa tarpeellisia. Puhelutallenteita säilytetään 6–12 kuukautta. Kun henkilötietojen säilytysaika on kulunut umpeen tai rekisteröity vastustaa yleiseen tai oikeutettuun etuun perustuvaa henkilötietojensa käsittelyä eikä henkilötietojen käsittelylle ole muuta perustetta, henkilötiedot poistetaan.

16. Valitusoikeus valvontaviranomaisille

Rekisteröidyllä on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan sitä koskevaa lainsäädäntöä.

17. Rekisterin suojauksen periaatteet

Ilmarisessa tietoturva ja henkilötietojen suojaus ovat kiinteä osa tietojärjestelmien toiminnallisuutta ja tietoarkkitehtuuria. Vaatimukset tietojärjestelmien turvallisuudelle sekä tietojen käsittelyn eheydelle, luottamuksellisuudelle, saatavuudelle ja jatkuvuudelle määritellään aina etukäteen järjestelmien suunnitteluvaiheessa. Ilmarinen käsittelee kaikkia henkilötietoja tietoturvallisesti ja lainsäädännön edellyttämällä tavalla sekä kehittää ja tarkastaa tietoturvallisuutta järjestelmällisesti.

Ilmarisen markkinointirekisterin tietosuojaseloste päivitetty 18.12.2023.