Ilmarisen sijoitustoiminnan henkilörekisterin tietosuojaseloste

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 679/2016 artiklojen 12‒14 mukainen.

1. Henkilörekisterin nimi

Ilmarisen sijoitustoiminnan henkilörekisteri

2. Rekisterinpitäjä

Keskinäinen Eläkevakuutusyhtiö Ilmarinen
Porkkalankatu 1
00018 Ilmarinen
Helsinki

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa:
Tietosuojavastaava
Anttipekka Murhu
anttipekka.murhu@ilmarinen.fi
Puh. 010 284 2249

3. Rekisteröidyn pyyntöjen osoittaminen

Kirjalliset rekisteröidyn kohtien 10‒15 mukaisia oikeuksia koskevat pyynnöt
lähetetään osoitteella:
Henkilötietoasiat
Keskinäinen Eläkevakuutusyhtiö Ilmarinen
Porkkalankatu 1, 00018 ILMARINEN

4. Henkilötietojen käsittelyn perusteet

Ilmarisen työeläkevakuutusyhtiölain mukaiseen tehtävään kuuluu hoitaa
eläkevakuutustoimintaa varten kertyviä varoja vakuutusten käsittämät edut
turvaavalla tavalla. Työeläkevakuutusyhtiön varat on sijoitettava tuottavasti ja turvaavasti. Tältä osin henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on lakisääteisyys.

Lakisääteisyyden ohella henkilötietojen käsittelyn perusteita ovat oikeutettu etu, sopimus ja rekisteröidyn suostumus.

5. Käyttötarkoitukset

Ilmarisen sijoitustoiminnan henkilörekisterin henkilötietoja käsitellään varojen sijoittamisen vaatimiin käyttötarkoituksissa, kuten

  • − Ilmarisen ja sen yhteystyökumppanien liiketoiminnan hoitaminen ja
    palveluiden tuotanto, kuten
    • Sijoitustoiminnan hoito ja omistajaohjaus
    • Lainojen hoitamiseen liittyvät tehtävät
    • Kiinteistöomistamiseen- ja sijoituksiin liittyvät tehtävät
    • Ilmarisen kiinteistö- ja vuokrakohteiden välitys ja hallinnointi
  • Palveluiden, toiminnan ja tietojärjestelmien suunnittelu, ohjaus ja
    kehittäminen
  • Talouden ja rahaliikenteen hoitaminen sekä kirjanpito ml. maksatus,
    laskutus, reskontra ja perintä
  • Asiakas-, vuokra- ja sidosryhmäsuhteiden hoitaminen, hallinta ja
    kehittäminen
  • Asiakaspalvelun toteuttaminen
  • Asiakassuhteiden ja palvelutarjonnan analysointi, ryhmittely ja raportointi
  • Asiakassuhde- ja markkinointiviestintä
  • Tietoturvallisuus sekä väärinkäytösten ehkäisy ja selvittäminen

Kiinteistöjen ylläpitoon ja hallinnointiin liittyvissä palveluissa henkilötietoja
käsitellään seuraavissa käyttötarkoituksissa, kuten

  • Kiinteistö ja vuokraustoimintaan liittyvien palveluiden tarjoaminen,
    kehittäminen ja valvonta
  • Kiinteistöihin liittyvien hankkeiden, rakennuttamisen ja ylläpidon
    toteuttaminen sekä valvonta
  • Kiinteistö-, toimitila- ja asumisturvallisuuden varmistaminen ja valvonta,
    kuten kamera- ja kulunvalvonta

Ilmarinen nauhoittaa puheluita palvelutapahtumien todentamiseksi,
asiakaspalvelun kehittämiseksi, oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi sekä turvallisuuden varmistamiseksi.

6. Tietosisällöt

Rekisterin henkilöryhmiä ovat:

  • Asiakkaat
  • Lainanottajien edustajat, yhteyshenkilöt ja vakuudenantajat
  • Hallintoelinten jäsenehdokkaat ja jäsenet
  • Tosiasialliset edunsaajat
  • Sidosryhmät, kuten takaajat ja pankit
  • Kiinteistöihin liittyvien palveluiden järjestämiseen ja tuotantoon osallistuvat henkilöt
  • Kiinteistöissä asioivat henkilöt
  • Kiinteistöhankkeiden vastuu- ja yhteyshenkilöt

Rekisteriin tallennetaan seuraavia henkilötietoja, kuten

  • Rekisteröidyn perustiedot, kuten
    • nimi, henkilötunnus, yhteystiedot, edustajat ja maksuyhteystiedot
  • Laina- ja vakuustiedot
  • Vuokraustoiminnan hoitamista varten käsiteltävät tiedot, kuten vuokralaisten tai asukkaiden tiedot sekä vuokrasuhteeseen ja asumiseen liittyvät tiedot
  • Muut sijoittamiseen liittyvät henkilötiedot
  • Kiinteistöjen ylläpito ja hallinta, kuten
    • Isännöintipalveluiden edellyttämät asukastiedot
    • Huoltopalveluiden edellyttämät tiedot asukkaista, asumisesta ja
      vuokrakohteesta
    • Korjaus- ja rakentamistoimissa tarvittavat asukkaiden ja asumisen
      tiedot
  • Ilmarisen ja yhteistyökumppanien tarjoamat kiinteistöjen palvelut, kuten
    • Pysäköinnin ja pysäköinnin valvonnan asiakkuus- ja ajoneuvotiedot
    • Vierailijahallinnan edellyttämät tiedot ml. aulapalvelut ja
      vastaanottoautomaatit
    • Tilojen varausta varten tarvittavat tiedot
    • Ravintolapalveluiden edellyttämät tiedot
    • Liikuntapalveluiden, kuten kuntosalit, edellyttämät asiakkuus- ja
      palveluiden tuotannossa tarvittavat tiedot
    • Kameravalvonnan nauhoitteet turvallisuuden varmistamiseksi ja
      omaisuuden suojaamiseksi sekä̈ turvallisuutta ja omaisuutta
      vaarantavien tilanteiden ennaltaehkäisemiseksi ja selvittämiseksi
    • Kulunvalvonnan kulkuoikeudet ja kulunseurantatiedot
    • Vartiointi-, hälytyskeskus- ja pelastuspalveluiden edellyttämät tiedot
  • Palveluiden käytön yhteydessä sekä verkkopalveluissa kerättävät tiedot

Palveluntarjoajilla voi olla myös omia henkilörekistereitä. Tiedot näistä on
saatavilla suoraan kultakin rekisterinpitäjiltä itseltään.

7. Evästeiden käyttö

Ilmarisen verkkopalvelussa käytettävillä evästeillä ja muilla internettunnisteilla mahdollistetaan verkkopalveluiden toteutus sekä parannetaan palvelun turvallisuutta ja käyttäjäystävällisyyttä.

Verkkopalvelussa kerättävän tiedon perusteella Ilmarinen voi analysoida ja
kehittää palveluitaan tietäen mitkä tietosisällöt kiinnostavat käyttäjiä ja miten verkkopalvelua käytetään. Tietoja voidaan hyödyntää myös Ilmarisen ja sen markkinointiyhteistyökumppanien viestinnän ja markkinoinnin kohdentamisessa sekä markkinointitoimenpiteiden optimoinnissa.

Verkkopalvelun käyttäjä voi antaa suostumuksensa tai kieltää evästeiden käytön selaimensa asetuksista tai tähän tarkoitetun palvelun avulla. Ellei evästetoiminto ole käytössä, on mahdollista, ettei kaikkia Ilmarisen verkkosivuston palveluita voi käyttää.

8. Säännönmukaiset tietolähteet

Ilmarinen vastaanottaa sijoitustoiminnan henkilörekisteriin henkilötietoja
rekisteröidyltä itseltään asioinnin yhteydessä. Henkilötietoja kerätään myös
palvelutapahtumien ja palveluiden käytön yhteydessä. Ilmarinen vastaanottaa henkilötietoja säännönmukaisesti myös luotettavista ulkoisista tietolähteistä, kuten

  • Väestötietojärjestelmä
  • Suomen Asiakastieto Oy
  • Virallinen lehti
  • Dow Jones pakotejärjestelmä
  • Patentti- ja rekisterihallitus (Kaupparekisteriote)
  • YTJ (Yritys- ja yhteisötietojärjestelmä)
  • Yhteistyökumppanit

9. Luovutukset ja siirrot

Ilmarinen luovuttaa henkilötietoja vain lainsäädäntöön perustuvien
tiedonsaantioikeuksien sekä luovutusoikeuksien ja -velvoitteiden mukaisesti. Henkilötietoja voidaan erityisissä tapauksissa luovuttaa myös rekisteröidyn suostumuksella.

Ilmarisen lukuun toimivien henkilötietojen käsittely perustuu aina
toimeksiantosopimuksiin ja ohjeistuksiin, joissa määritellään osapuolten oikeudet ja velvollisuudet henkilötietojen käsittelemiseksi ja suojaamiseksi.

Ilmarinen käsittelee henkilötietoa ensisijaisesti Suomessa, EU/ETA alueella tai muissa EU komission hyväksymissä ns. riittävän tietosuojan tason maissa. Muilta tietosuojan riittävä taso varmistetaan EU komission hyväksymin mallisopimuslausekkein.

Ilmarisen kiinteistörekisteristä siirretään henkilötietoja Ilmarisen
markkinointirekisteriin markkinointitarkoituksissa. Markkinointirekisterin
tietosisällöstä ja henkilötietojen käsittelystä tarkemmin Ilmarisen
markkinointirekisterin tietosuojaselosteessa.

10. Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä tietoja hänestä on rekisteriin tallennettu.

Rekisteröidyn tulee esittää tarkastuspyynnössä tietojensa etsimiseksi nimensä ja henkilötunnuksensa. Tarkastuspyynnön vastaus toimitetaan rekisteröidyn varmennettuun osoitteeseen.

11. Siirto-oikeus

Henkilötietojen käsittely Ilmarisessa perustuu ensisijaisesti lakisääteisen
velvoitteen hoitamiseen, jolloin siirto-oikeutta ei ole. Tämä koskee niin
työeläketurvan toimeenpanoon ja sijoitustoiminnan hoitamiseen kuin myös
Ilmarisen toimintaan työnantajana ja yhtiönä liittyvää henkilötietojen käsittelyä, vaikka käsittelyä tarvittaessa tarkennetaan sopimuksilla.

Muilta osin rekisteröidyllä on oikeus saada tiedostona häntä koskevat
tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot, jotka hän on itse toimittanut
rekisterinpitäjälle ja joiden käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen tai sopimukseen rekisteröidyn kanssa. Rekisteröity voi myös pyytää
rekisterinpitäjää siirtämään kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, jos se on teknisesti mahdollista.

12. Korjausoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisten ja epätarkkojen henkilötietonsa oikaisua. Henkilötietojen muutokset tehdään ensisijaisesti tunnistautuneena asioinnin yhteydessä.

Pyynnössä on kerrottava nimi ja henkilötunnus, yksilöitävä ja perusteltava
korjausvaatimus sekä kerrottava, millä tavoin tieto pitäisi oikaista.

13. Vastustusoikeus

Ilmarisen lakisääteisyyteen perustuvan henkilötietojen käsittelyn osalta ei
rekisteröidyillä ole oikeutta vastustaa henkilötietojen käsittelyä.

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, kun käsittely perustuu yleiseen tai oikeutettuun etuun, kuten
suoramarkkinoinnissa. Ohjeet markkinoinnin vastustamisesta löytyvät Ilmarisen markkinointirekisterin tietosuojaselosteesta.

14. Rajoitusoikeus

Rekisteröity voi pyytää Ilmarista rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä, kun:

  • Rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden.
  • Rajoitusoikeutta ei kuitenkaan ole Ilmarisen lakisääteisen toiminnan osalta, jos rajoituspyyntö on ilmeisen perusteeton.
  • Käsittely on todennettavasti ja perustellusti lainvastaista ja rekisteröity
    vastustaa henkilötietojen poistamista
  • Kun Ilmarinen ilmaisee, ettei enää tarvitse rajoitettavaksi pyydettyjä
    tietosuojaselosteessa informoituihin henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
  • Rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä ja odottaa todennusta, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet.

Pyynnössä on kerrottava nimi ja henkilötunnus, yksilöitävä ja perusteltava
rajoitusvaatimus.

15. Säilytysajat ja oikeus tietojen poistamiseen

Ilmarinen säilyttää henkilötietoja lakisääteisyyteen perustuvassa toiminnassa säilytysajat määräytyvät työeläkelainsäädännön tai muun soveltavan lainsäädännön mukaisesti.

Muussa kuin lakisääteisessä toiminnassa Ilmarinen säilyttää henkilötietoja niin kauan kuin jokin tämän tietosuojaselosteen kohdassa 4 mainittu käsittelyn peruste on voimassa ja henkilötiedot ovat käyttötarkoituksiinsa tarpeellisia.

Henkilötietoja poistetaan tarvittaessa myös, kun rekisteröity vastustaa
oikeutettuun tai yleiseen etuun perustuvaa henkilötietojensa käsittelyä, eikä käsittelyyn ole olemassa muuta perustetta.

16. Valitusoikeus valvontaviranomaisille

Rekisteröidyllä on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan sitä koskevaa lainsäädäntöä.

17. Rekisterin suojauksen periaatteet

Ilmarisessa tietoturva ja henkilötietojen suojaus ovat kiinteä osa tietojärjestelmien toiminnallisuutta ja tietoarkkitehtuuria. Vaatimukset tietojärjestelmien turvallisuudelle sekä tietojen käsittelyn eheydelle, luottamuksellisuudelle, saatavuudelle ja jatkuvuudelle määritellään aina etukäteen järjestelmien suunnitteluvaiheessa. Ilmarinen käsittelee kaikkia henkilötietoja tietoturvallisesti ja lainsäädännön edellyttämällä tavalla sekä kehittää ja tarkastaa tietoturvallisuutta järjestelmällisesti.

 

Ilmarisen sijoitustoiminnan henkilörekisterin tietosuojaseloste päivitetty 5.5.2021.