Ilmarisen sijoitustoiminnan henkilörekisterin tietosuojaseloste

1. Henkilörekisterin nimi

Ilmarisen sijoitustoiminnan henkilörekisteri

2. Rekisterinpitäjä

Keskinäinen Eläkevakuutusyhtiö Ilmarinen
Porkkalankatu 1
00018 Ilmarinen
Helsinki

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa:
Tietosuojavastaava
Anttipekka Murhu
anttipekka.murhu@ilmarinen.fi
Puh. 010 284 2249

3. Rekisteröidyn pyyntöjen osoittaminen

Kirjalliset rekisteröidyn kohtien 10‒15 mukaisia oikeuksia koskevat pyynnöt
lähetetään osoitteella:

Henkilötietoasiat
Keskinäinen Eläkevakuutusyhtiö Ilmarinen
Porkkalankatu 1, 00018 ILMARINEN

4. Henkilötietojen käsittelyn perusteet

Ilmarisen työeläkevakuutusyhtiölain mukaiseen tehtävään kuuluu hoitaa eläkevakuutustoimintaa varten kertyviä varoja vakuutusten käsittämät edut turvaavalla tavalla. Työeläkevakuutusyhtiön varat on sijoitettava tuottavasti ja turvaavasti.  Tästä ei kuitenkaan seuraa lakisääteistä velvoitetta henkilötietojen käsittelylle. Näin ollen henkilötietojen käsittelyn perusteita ovat oikeutettu etu, sopimus ja rekisteröidyn suostumus.

Asiakkaan tuntemiseen ja rahanpesun sekä terrorismin rahoittamisen estämisen yhteydessä käsiteltävien henkilötietojen käsittelyperusteena on lakisääteisyys.

5. Käyttötarkoitukset

Ilmarisen sijoitustoiminnan henkilörekisterin henkilötietoja käsitellään varojen sijoittamisen vaatimissa käyttötarkoituksissa, kuten

• Ilmarisen sijoitusliiketoiminnan hoitaminen ja siihen liittyvien
  palveluiden tuotanto, kuten
• Sijoitustoiminta ja omistajaohjaus
• Lainojen hoitamiseen liittyvät tehtävät
• Kiinteistöjen omistamiseen ja kiinteistösijoituksiin liittyvät tehtävät
• Kiinteistö- ja vuokrakohteiden välitys ja hallinnointi
• Palveluiden, toiminnan ja tietojärjestelmien suunnittelu, ohjaus ja
  kehittäminen
• Talouden ja rahaliikenteen hoitaminen sekä kirjanpito ml. maksatus,
  laskutus, reskontra ja perintä
• Asiakas-, vuokra- ja sidosryhmäsuhteiden hoitaminen, hallinta ja
  kehittäminen, kuten
• Asiakaspalvelun toteuttaminen
• Asiakassuhteiden ja palvelutarjonnan analysointi, ryhmittely ja raportointi
• Asiakassuhdeviestintä
• Tietoturvallisuus sekä väärinkäytösten ehkäisy ja selvittäminen
• Rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estäminen

Kiinteistöjen ylläpitoon ja hallinnointiin liittyvissä palveluissa henkilötietoja
käsitellään seuraavissa käyttötarkoituksissa

• Kiinteistö ja vuokraustoimintaan liittyvien palveluiden tarjoaminen,
  kehittäminen ja valvonta
• Kiinteistöihin liittyvien hankkeiden, rakennuttamisen ja ylläpidon
  toteuttaminen sekä valvonta
• Kiinteistö-, toimitila- ja asumisturvallisuuden varmistaminen ja valvonta,
  kuten kamera- ja kulunvalvonta

Ilmarisen palveluntarjoajat saattavat nauhoittaa puheluita palvelutapahtumien todentamiseksi, asiakaspalvelun kehittämiseksi, oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi sekä turvallisuuden varmistamiseksi.

6. Tietosisällöt

Rekisterin henkilöryhmiä ovat:

• Vuokralaiset ja vuokralaisena olevien yhteisöjen edustajat ja yhteyshenkilöt
• Lainanottajien edustajat, yhteyshenkilöt ja vakuudenantajat
• Sijoitusvastapuolten edustajat ja yhteyshenkilöt
• Vuokralaisten, lainanottajien ja sijoitusvastapuolten tosiasialliset edunsaajat
• Kiinteistöihin liittyvien palveluiden järjestämiseen ja tuotantoon osallistuvat henkilöt
• Kiinteistöhankkeiden vastuu- ja yhteyshenkilöt

Rekisteriin tallennetaan seuraavia henkilötietoja, kuten

• Rekisteröidyn perustiedot:
• nimi, henkilötunnus, yhteystiedot, maksuyhteystiedot, henkilöllisyyden todentamisen tiedot, tieto poliittisesti vaikutusvaltaisesta asemasta (PEP), nimenkirjoitusoikeus ja asema, kansallisuus ja tieto pakote- ja jäädytyslistatarkastuksista
• Kiinteistöjen ylläpito ja hallinta, kuten
• Isännöintipalveluiden edellyttämät asukastiedot
• Huoltopalveluiden edellyttämät tiedot asukkaista, asumisesta ja
  vuokrakohteesta
• Korjaus- ja rakentamistoimissa tarvittavat asukkaiden ja asumisen
  tiedot
• Ilmarisen ja yhteistyökumppanien tarjoamat kiinteistöjen palvelut, kuten
• Pysäköintiin ja pysäköinnin valvontaan liittyvät tiedot
• Vierailijahallinnan edellyttämät tiedot ml. aulapalvelut ja
  vastaanottoautomaatit
• Kiinteistöjen tarjoamien palvelujen käyttöön liittyvät tiedot
• Kameravalvonnan nauhoitteet turvallisuuden varmistamiseksi ja
  omaisuuden suojaamiseksi sekä̈ turvallisuutta ja omaisuutta
  vaarantavien tilanteiden ennaltaehkäisemiseksi ja selvittämiseksi
• Muut kiinteistöjen turvallisuuteen liittyvät tiedot, kuten kulunvalvonta ja vartiointi
• Palveluiden käytön yhteydessä sekä verkkopalveluissa kerättävät tiedot

Palveluntarjoajilla voi olla myös omia henkilörekistereitä. Tiedot näistä on
saatavilla suoraan kultakin rekisterinpitäjiltä itseltään.

7. Evästeiden käyttö

Ilmarisen verkkopalvelussa käytettävillä evästeillä ja muilla internettunnisteilla mahdollistetaan verkkopalveluiden toteutus sekä parannetaan palvelun turvallisuutta ja käyttäjäystävällisyyttä.

Verkkopalvelussa kerättävän tiedon perusteella Ilmarinen voi analysoida ja
kehittää palveluitaan tietäen mitkä tietosisällöt kiinnostavat käyttäjiä ja miten verkkopalvelua käytetään. Tietoja voidaan hyödyntää myös Ilmarisen ja sen markkinointiyhteistyökumppanien viestinnän ja markkinoinnin kohdentamisessa sekä markkinointitoimenpiteiden optimoinnissa.

Verkkopalvelun käyttäjä voi antaa suostumuksensa tai kieltää evästeiden käytön selaimensa asetuksista tai tähän tarkoitetun palvelun avulla. Ellei evästetoiminto ole käytössä, on mahdollista, ettei kaikkia Ilmarisen verkkosivuston palveluita voi käyttää.

8. Säännönmukaiset tietolähteet

Ilmarinen vastaanottaa sijoitustoiminnan henkilörekisteriin henkilötietoja
rekisteröidyltä itseltään asioinnin yhteydessä. Henkilötietoja kerätään myös
palvelutapahtumien ja palveluiden käytön yhteydessä. Ilmarinen vastaanottaa henkilötietoja säännönmukaisesti myös luotettavista ulkoisista tietolähteistä, kuten

• Väestötietojärjestelmä
• Suomen Asiakastieto Oy
• Virallinen lehti
• Dow Jones -pakotejärjestelmä
• Patentti- ja rekisterihallitus (Kaupparekisteriote)
• Yritys- ja yhteisötietojärjestelmä (YTJ)
• Yhteistyökumppanit

9. Luovutukset ja siirrot

Liiketoiminnan yhteydessä Ilmarisen tai sen yhteistyökumppanien lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi voidaan tiedonsaantiin oikeutetuille yhteistyötahoille luovuttaa henkilötietoja. Ilmarinen luovuttaa henkilötietoja vain lainsäädäntöön perustuvien
tiedonsaantioikeuksien sekä luovutusoikeuksien ja -velvoitteiden mukaisesti. Henkilötietoja voidaan erityisissä tapauksissa luovuttaa myös rekisteröidyn suostumuksella.

Ilmarisen palveluntarjoajille, jotka toimivat Ilmarisen lukuun, voidaan siirtää henkilötietoja. Ilmarisen lukuun toimivien henkilötietojen käsittely perustuu aina toimeksiantosopimuksiin ja ohjeistuksiin, joissa määritellään osapuolten oikeudet ja velvollisuudet henkilötietojen käsittelemiseksi ja suojaamiseksi.

Ilmarinen käsittelee henkilötietoa ensisijaisesti Suomessa, EU/ETA alueella tai muissa EU komission hyväksymissä ns. riittävän tietosuojan tason maissa. Mikäli henkilötietoja luovutetaan tai siirretään näiden maiden ulkopuolelle, tietosuojan riittävä taso varmistetaan EU komission hyväksymin mallisopimuslausekkein.

Ilmarisen sijoitustoiminnan rekisteristä siirretään henkilötietoja Ilmarisen markkinointirekisteriin markkinointitarkoituksissa. Markkinointirekisterin tietosisällöstä ja henkilötietojen käsittelystä kerrotaan tarkemmin Ilmarisen markkinointirekisterin tietosuojaselosteessa.

10. Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä tietoja hänestä on rekisteriin tallennettu.

Rekisteröidyn tulee esittää tarkastuspyynnössä tietojensa etsimiseksi nimensä ja henkilötunnuksensa. Tarkastuspyynnön vastaus toimitetaan rekisteröidyn varmennettuun osoitteeseen.

11. Siirto-oikeus

Kun henkilötietoja käsitellään lakisääteisen velvoitteen hoitamiseksi tai oikeutetun edun perusteella, ei siirto-oikeutta ole.

Muilta osin rekisteröidyllä on oikeus saada tiedostona häntä koskevat tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot, jotka hän on itse toimittanut rekisterinpitäjälle ja joiden käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen tai sopimukseen rekisteröidyn kanssa. Rekisteröity voi myös pyytää rekisterinpitäjää siirtämään kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, jos se on teknisesti mahdollista.

12. Korjausoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisten ja epätarkkojen henkilötietonsa oikaisua. Henkilötietojen muutokset tehdään ensisijaisesti tunnistautuneena asioinnin yhteydessä.

Pyynnössä on kerrottava nimi ja henkilötunnus, yksilöitävä ja perusteltava korjausvaatimus sekä kerrottava, millä tavoin tieto pitäisi oikaista.

13. Vastustusoikeus

Ilmarisen lakisääteisyyteen perustuvan henkilötietojen käsittelyn osalta ei rekisteröidyillä ole oikeutta vastustaa henkilötietojen käsittelyä.

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, kun käsittely perustuu oikeutettuun etuun. Oikeutettua etua käytetään käsittelyperusteena silloin, kun kyseessä ei ole tekemääsi sopimukseen tai antamaasi suostumukseen perustuva käsittelytoimi, eikä henkilötietoja käsitellä rahanpesulain mukaisten velvoitteiden hoitamiseksi.

14. Rajoitusoikeus

Rekisteröity voi pyytää Ilmarista rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä, kun:

• Rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden. Rajoitusoikeutta ei kuitenkaan ole Ilmarisen lakisääteisen toiminnan osalta, jos rajoituspyyntö on ilmeisen perusteeton.
• Käsittely on todennettavasti ja perustellusti lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista
• Kun Ilmarinen ilmaisee, ettei enää tarvitse rajoitettavaksi pyydettyjä henkilötietoja
  tietosuojaselosteessa informoituihin käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
• Rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä ja odottaa todennusta, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet.

Pyynnössä on kerrottava nimi ja henkilötunnus sekä yksilöitävä ja perusteltava
rajoitusvaatimus.

15. Säilytysajat ja oikeus tietojen poistamiseen

Ilmarinen säilyttää henkilötietoja noudattaen sovellettavan lainsäädännön mukaisesti määräytyviä säilytysaikoja tai niin kauan kuin jokin tämän tietosuojaselosteen kohdassa 4 mainittu käsittelyn peruste on voimassa ja henkilötiedot ovat käyttötarkoituksiinsa tarpeellisia. Kun henkilötietojen säilytysaika on kulunut umpeen ja niiden käsittelylle ei enää ole perustetta tietosuojalainsäädännön sallimissa rajoissa, henkilötiedot poistetaan.

Henkilötietoja poistetaan tarvittaessa myös, kun rekisteröity vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa henkilötietojensa käsittelyä, eikä käsittelyyn ole olemassa muuta perustetta.

16. Valitusoikeus valvontaviranomaisille

Rekisteröidyllä on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan sitä koskevaa lainsäädäntöä.

17. Rekisterin suojauksen periaatteet

Ilmarisessa tietoturva ja henkilötietojen suojaus ovat kiinteä osa tietojärjestelmien toiminnallisuutta ja tietoarkkitehtuuria. Vaatimukset tietojärjestelmien turvallisuudelle sekä tietojen käsittelyn eheydelle, luottamuksellisuudelle, saatavuudelle ja jatkuvuudelle määritellään aina etukäteen järjestelmien suunnitteluvaiheessa. Ilmarinen käsittelee kaikkia henkilötietoja tietoturvallisesti ja lainsäädännön edellyttämällä tavalla sekä kehittää ja tarkastaa tietoturvallisuutta järjestelmällisesti.

 

Ilmarisen sijoitustoiminnan henkilörekisterin tietosuojaseloste päivitetty 10.7.2023.