Ilmarisen työnhakijarekisterin tietosuojaseloste

1. Henkilörekisterin nimi

Ilmarisen työnhakijarekisteri

2. Rekisterinpitäjä

Keskinäinen Eläkevakuutusyhtiö Ilmarinen
Porkkalankatu 1
00018 Ilmarinen
Helsinki

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa:
Tietosuojavastaava
Anttipekka Murhu
tietosuoja@ilmarinen.fi
Puh. 010 284 2249

3. Rekisteröidyn pyyntöjen osoittaminen

Kirjalliset kohtien 11–15 mukaisia rekisteröidyn oikeuksia koskevat pyynnöt
lähetetään osoitteella:

Henkilötietoasiat
Keskinäinen Eläkevakuutusyhtiö Ilmarinen
Porkkalankatu 1, 00018 ILMARINEN

tietosuoja@ilmarinen.fi

4. Henkilötietojen käsittelyn perusteet

Työnhakijarekisterissä henkilötietojen käsittely perustuu sopimukseen ja sopimusta edeltävien toimien toteuttamiseen sekä työnhakijoiden suostumukseen. Lisäksi käsittelyperusteena voidaan käyttää oikeutettua etua.

5. Käyttötarkoitukset

Rekisterin tietoja käytetään työntekijöiden rekrytoinnin toteuttamiseen, arviointiin ja kehittämiseen. Näitä ovat:

• työntekijöiden rekrytointi
• resurssipankki henkilöistä, joiden kanssa on sovittu kontaktoinnista
  mahdollisen lisäresurssitarpeen tilanteessa
• työsuhteen ja työnhakijasuhteen perustaminen ja hoitaminen
• työnhakijoiden soveltuvuuden arviointi sekä valitseminen työtehtävään
• arviointi ja luotettavuuden selvittäminen
• analysointi ja tilastointi

6. Tietosisällöt

Rekisteriin tallennetaan seuraavia henkilötietoryhmiä ja -tietoja:

• tiedot henkilön tunnistamista ja yhteydenpitoa varten
• koulutustiedot
• työkokemusta ja osaamista koskevat tiedot sekä muut hakemuksissa,
  ansioluetteloissa ja haastatteluissa annetut tiedot
• haettavaa tehtävää koskevat tiedot
• henkilöarvioinnin tiedot
• luottotieto-, turvallisuusselvitys- ja huumetestitiedot
• rekrytointiprosessin etenemiseen ja valintaan liittyvät tiedot

7. Evästeiden käyttö

Ilmarisen verkkopalvelussa käytettävillä evästeillä ja muilla internettunnisteilla mahdollistetaan verkkopalveluiden toteutus sekä parannetaan palvelun turvallisuutta ja käyttäjäystävällisyyttä.

Verkkopalvelussa kerättävän tiedon perusteella Ilmarinen voi analysoida ja kehittää palveluitaan tietäen mitkä tietosisällöt kiinnostavat käyttäjiä ja miten verkkopalvelua käytetään.

Verkkopalvelun käyttäjä voi antaa suostumuksensa tai kieltää evästeiden käytön selaimensa asetuksista. Ellei evästetoiminto ole käytössä, on mahdollista, ettei kaikkia Ilmarisen verkkosivuston palveluita voi käyttää.

Lue lisää Ilmarisen evästekäytännöistä.

8. Säännönmukaiset tietolähteet

Ilmarinen vastaanottaa henkilötietoja rekisteröidyltä itseltään tai muualta hänen suostumuksellaan, henkilöarvioinnin tekijältä, luottotietoja keräävältä yritykseltä sekä turvallisuusselvityksen tekijältä.

9. Luovutukset ja siirrot

Ilmarinen luovuttaa henkilötietoja vain lainsäädäntöön perustuvien tiedonsaantioikeuksien sekä luovutusoikeuksien ja -velvoitteiden mukaisesti. Henkilötietoja voidaan erityisissä tapauksissa luovuttaa myös rekisteröidyn suostumuksella.

Ilmarisen palveluntarjoajille, jotka toimivat Ilmarisen lukuun, voidaan siirtää henkilötietoja. Ilmarisen lukuun toimivien henkilötietojen käsittely perustuu aina toimeksiantosopimuksiin ja ohjeistuksiin, joissa määritellään osapuolten oikeudet ja velvollisuudet henkilötietojen käsittelemiseksi ja suojaamiseksi.

Ilmarinen käsittelee henkilötietoa ensisijaisesti Suomessa, EU/ETA alueella tai muissa EU komission hyväksymissä ns. riittävän tietosuojan tason maissa. Muilta tietosuojan riittävä taso varmistetaan EU komission hyväksymin mallisopimuslausekkein. Lisäksi siirrettäessä henkilötietoja Yhdysvaltoihin, voidaan siirtoperusteena käyttää myös EU:n ja Yhdysvaltojen välistä tietosuojakehystä.

10. Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä tietoja hänestä on rekisteriin tallennettu.

Rekisteröidyn tulee esittää tarkastuspyynnössä tietojensa etsimiseksi nimensä ja henkilötunnuksensa. Tarkastuspyynnön vastaus toimitetaan rekisteröidyn varmennettuun osoitteeseen.

11. Siirto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus saada tiedostona häntä koskevat tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot, jotka hän on itse toimittanut rekisterinpitäjälle ja joiden käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen tai sopimukseen rekisteröidyn kanssa. Rekisteröity voi myös pyytää rekisterinpitäjää siirtämään kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, jos se on teknisesti mahdollista.

12. Korjausoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisten ja epätarkkojen henkilötietojensa oikaisua. Henkilötietojen muutokset tehdään ensisijaisesti tunnistautuneena asioinnin yhteydessä.

Pyynnössä on kerrottava nimi ja henkilötunnus sekä yksilöitävä ja perusteltava
korjausvaatimus sekä kerrottava, millä tavoin tieto pitäisi oikaista.

13. Vastustusoikeus

Kun työnhakijoiden henkilötietojen käsittely perustuu kohdan 4 mukaisesti sopimukseen, sopimusta edeltävien toimien toteuttamiseen taikka työnhakijan suostumukseen, ei rekisteröidyllä ole oikeutta vastustaa henkilötietojen käsittelyä. Rekisteröidyllä on kuitenkin oikeus peruuttaa suostumuksensa.

Työnhakijoiden, jotka eivät tule valituksi tehtävään, tietoja voidaan säilyttää 2 vuotta rekrytointiprosessin jälkeen. Tällöin henkilötietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuun ja rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä.

14. Rajoitusoikeus

Rekisteröity voi pyytää Ilmarista rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä, kun:

• Rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden. Rajoitusoikeutta ei kuitenkaan ole Ilmarisen lakisääteisen toiminnan osalta, jos rajoituspyyntö on ilmeisen perusteeton.
• Käsittely on todennettavasti ja perustellusti lainvastaista ja rekisteröity
  vastustaa henkilötietojen poistamista
• Kun Ilmarinen ilmaisee, ettei enää tarvitse rajoitettavaksi pyydettyjä henkilötietoja
  tietosuojaselosteessa informoituihin käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
• Rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä ja odottaa todennusta, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet.

Pyynnössä on kerrottava nimi ja henkilötunnus sekä yksilöitävä ja perusteltava
rajoitusvaatimus.

15. Säilytysajat ja oikeus tietojen poistamiseen

Ilmarinen säilyttää henkilötietoja niin kauan kuin jokin tämän tietosuojaselosteen kohdassa 4 mainittu käsittelyn peruste on voimassa ja henkilötiedot ovat käyttötarkoituksiinsa tarpeellisia. Työnhakijoiden, jotka eivät tule valituksi tehtävään, tietoja säilytetään 2 vuotta rekrytointiprosessin päättymisen jälkeen.

Kun henkilötietojen säilytysaika on kulunut umpeen eikä henkilötietojen käsittelylle ole muuta perustetta, henkilötiedot poistetaan.

16. Valitusoikeus valvontaviranomaisille

Rekisteröidyllä on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan sitä koskevaa lainsäädäntöä.

17. Rekisterin suojauksen periaatteet

Ilmarisessa tietoturva ja henkilötietojen suojaus ovat kiinteä osa tietojärjestelmien toiminnallisuutta ja tietoarkkitehtuuria. Vaatimukset tietojärjestelmien turvallisuudelle sekä tietojen käsittelyn eheydelle, luottamuksellisuudelle, saatavuudelle ja jatkuvuudelle määritellään aina etukäteen järjestelmien suunnitteluvaiheessa. Ilmarinen käsittelee kaikkia henkilötietoja tietoturvallisesti ja lainsäädännön edellyttämällä tavalla sekä kehittää ja tarkastaa tietoturvallisuutta järjestelmällisesti.

Ilmarisen työnhakijarekisterin tietosuojaseloste päivitetty 21.12.2023.