Multitasking – tee tuplasti ja saa puolet aikaiseksi

Multitasking, eli useiden tehtävien suorittaminen samaan aikaan, on tehokkaan ja aikaansaavan ihmisen merkki. Vai onko?

Onko multitaskaaja itse asiassa työelämän narri, joka kuviteltuihin odotuksiin vastatessaan tuhoaa sekä tuottavuutensa että pidemmällä tähtäimellä myös hyvinvointinsa?

Myyttinen sankari vai virheellinen myytti?

Työelämän sankaritarinoita tulee ovista ja ikkunoista. Toki keskuudessamme on erityisyksilöitä, jotka kykenevät poikkeuksellisiin suorituksiin. Mutta ehkäpä jotkut oletuksemme menestyksen taustalla olevista toimintatavoista ovatkin täysin virheellisiä.

Yksi tällainen myytti ja yleisesti tehokkuuden merkkinä pidetty tapa on multitaskaaminen. Ajatuksena se tuntuu houkuttelevalta: teen vähän tätä ja vähän tuota – ja kyllä se kolmaskin juttu vielä siinä sivussa menee. Mutta kun ei valitettavasti mene. Vain 2,5 prosenttia ihmisistä kykenee tekemään useampaa asiaa samaan aikaan ilman että suoritustaso laskee. Ihmisistä 97,5 prosenttia siis vain huijaa itseään.

Tutkimukset osoittavan yksiselitteisesti, että multitaskaaminen on myrkkyä aivoillemme. Se heikentää työmuistin toimintaa ja vaikuttaa sitä kautta haitallisesti myös pitkäkestoiseen muistiin. Näennäisesti fiksu toimintatapa onkin siis virhe vailla vertaa. APAn (American Psychological Association) raportoimien tutkimusten mukaan (apa.org) tehtävien jatkuva vaihtaminen voi syödä jopa 40 prosenttia tuottavasta työajasta.

Jatkuva uudelleenorientoituminen vie tehot

Aivomme suorittavat vain yhtä tehtävää kerrallaan eivätkä pidä keskeytyksistä. Kuvitelma siitä, että tekisimme useampaa asiaa samaan aikaan, ei pidä paikkaansa. Päinvastoin – tehtävästä tai asiasta toiseen siirtyminen vaatii aivoiltamme jatkuvaa orientoitumista uuteen.

Multitaskaajan kyky erottaa olennainen epäolennaisesta heikkenee, ja tehtävästä toiseen vaihtaminen muuttuu vaikeammaksi. Kognitiiviset prosessit heikkenevät, samoin kyky pohdiskella asioita. Multitasking laskee älykkyysosamäärää tulosta 15 pistettä kognitiivisten tehtävien suorittamisessa. Se heikentää myös tunneälyä ja vaikuttaa pidemmän päälle haitallisesti jopa aivojen rakenteeseen.

Yksi keino multitaskaamisen haittojen hallitsemiseen on omien toimintatapojen tietoinen kehittäminen. Jatkuvan tehtävästä toiseen pomppimisen sijaan kannattaa pyrkiä keskittymään yhteen asiaan vaikka 20 minuuttia kerrallaan. Vasta sen jälkeen on aika suunnata huomio seuraavaan asiaan. Ja kyllä, tämä tarkoittaa myös sitä, että keskittyneen työskentelyn jaksolla ei vilkuilla meiliä, somea, uutisvirtaa eikä mitään muutakaan. Tällaisesta työskentelytavasta puhutaan Pomodoro-tekniikkana.

Menestyksen salaisuus

Jos tekemisestään nauttivien supersuorittajien salaisuus ei olekaan multitaskaaminen, niin mistä ihmeestä sitten on kysymys? Uskon, että nämä tehopakkaukset toimivat juuri päinvastoin – eli ovat nimenomaan erityisen hyviä keskittymään kulloinkin käsillä olevaan tehtävään. Kyky jättää kiinnostavalta tuntuvat ärsykkeet huomiotta ja toimia hyvin keskittyneesti tuottaa paitsi sisällöllisesti, myös hyvinvoinnin kannalta paremman lopputuloksen. Tehtävä tulee valmiiksi nopeammin ja kerralla oikein, joten se säästää aikaa kahta reittiä.

Multitasking on tietokoneen käyttöjärjestelmälle hyvä ominaisuus, mutta meillä ihmisillä silkkaa tyhmyyttä. Yritetään siis olla fiksuja ja minimoida erilaiset keskeytykset sekä omassa että toisten töissä.

Tomi Hussi
johtava asiantuntija, Ilmarinen
@TomiHussi

Lue lisää: 

• Työkykyjohtamisen vuosi – tutustu teemoihin ja hyödynnä arjessa 
• Tutustu Ilmarisen työkykyjohtamisen palveluihin 

Blogin lähteinä käytetty:

• Supertaskers: Profiles in extraordinary multitasking ability. NCBI.  
• Multitasking undermines our efficiency, study suggests. APA. 
• Media multitasking and memory: Differences in working memory and long-term memory. NCBI. 
• How Multitasking Affects Productivity and Brain Health. Verywell Mind. 
• Here’s the Psychological Reason Why Multitasking Is Bad for Productivity. Medium. 
• Työajan voi pilkkoa kuten tomaatin: ”25 minuuttia pystyy hyvin olemaan vastaamatta puheluihin”. Talouselämä.