Artikkeli 18.6.2018

Mitä tilitoimiston pitää tietää tulorekisteristä?

Tulorekisteri on kansallinen sähköinen tietokanta, joka otetaan käyttöön ensi vuoden alussa. Työnantaja ja työnantajan käyttämä tilitoimisto ilmoittaa kaikki työntekijöiden palkkailmoitukset jatkossa reaaliaikaisesti ja maksukohtaisesti tulorekisteriin. Ilmarisen asiantuntija Mari Sorvali kertoo, mitä tilitoimiston on hyvä tietää tulorekisteristä.

Mitä tulorekisteri tilitoimiston kannalta tarkoittaa?

Tulorekisterin käyttö tuo muutoksia palkkatietojen ilmoittamisen tietojärjestelmiin ja toimintatapoihin.  Tulorekisteriaikana palkkailmoituksia ei tarvitse enää lähettää monelle eri taholle, eri ajankohtina ja eri muotoisina. Tulorekisteri korvaa verottajalla, eläkeyhtiölle, Kelalle ja Työttömyysvakuutusrahastoille lähetettävät ansioilmoitukset. Siirtyminen uuteen toimintatapaan vaatii aluksi hieman opettelemista, mutta keventää pian yritysten ja tilitoimistojen hallinnollista työtaakkaa.

Tulorekisteri tarkoittaa myös nopeampaa työn rytmittymistä. Tilitoimiston pitää saada asiakkailtaan tiedot palkkapäivänä maksetuista ansioista, etuuksista ja muista korvauksista ripeästi, sillä palkkatietoilmoitus on tehtävä tulorekisteriin pääsääntöisesti viimeistään viiden päivän kuluessa palkanmaksupäivästä.

Miten tilitoimiston pitää valmistautua tulorekisteriin tänä vuonna 2018?

On tärkeää tiedostaa, että muutos reaaliaikaiseen palkkailmoittamiseen viiden päivän kuluessa palkanmaksusta muuttaa yrityksen palkkahallinnon prosesseja. Tulorekisteri edellyttää myös muutoksia yritysten palkkajärjestelmiin. Oman palkkajärjestelmän ja matkakulujärjestelmän toimittajalta onkin syytä varmistaa, että tarvittavat muutokset tehdään tämän vuoden aikana.

Tilitoimiston kannattaa myös varmistaa, että yritysten ja yhdistysten nimenkirjoitusoikeudet ovat ajan tasalla. Se sujuvoittaa tarvittavien valtuutusten tekemistä syksyllä 2018, jos asiakas haluaa tilitoimiston hoitavan puolestaan palkkatietoilmoituksensa tekemisen tulorekisteriin.

Eläkeyhtiönä Ilmarinen suosittelee lisäksi verkkolaskutuksen käyttöönottoa jo ennen tulorekisteriin siirtymistä. Se nopeuttaa ja helpottaa tasaisesti ympäri vuoden jakautuvien vakuutusmaksujen laskujen käsittelyä. 

Tilitoimistojen kannattaa myös perehtyä tulorekisterin palkkahallinnon sanastoon ja tutustua palkkailmoittamisen tulolajeihin, sillä tulorekisteri yhtenäistää palkkailmoittamisen tulolajien koodit. Palkkajärjestelmän toimittajan tulee huomioida tulolajien muutokset palkkajärjestelmässä.

Tammikuu 2019 tulee olemaan kiireinen, siksi on hyvä varautua ja valmistautua tulorekisterin tuomiin muutoksiin jo ajoissa – tarkemmin viimeistään syksyllä 2018.

Tulorekisteriin voi ilmoittaa palkkatietoja usealla tavalla. Onko joku tapa toisia parempi? Mitä näistä pitää tietää?

Palkkatiedot voi toimittaa tulorekisteriin sähköisesti teknistä rajapintaa pitkin tai tulorekisterin tarjoaman sähköisen asiointipalvelun kautta. Sähköisessä asiointipalvelussa voi toimittaa tietoja tulorekisteriin kahdella tavalla: lataamalla tiedostoja tai syöttämällä yksittäisen ilmoituksen tiedot verkkolomakkeella. Vain harvinaisemmissa poikkeustilanteissa ilmoituksen voi tehdä myös paperilomakkeella: esimerkiksi silloin, kun luonnollisella henkilöllä tai kuolinpesällä ei ole mahdollisuutta tietojen sähköiseen antamiseen.

Suositeltavinta on ilmoittaa tiedot tulorekisteriin suoraan palkkahallinnon taloushallinnon järjestelmästä teknistä rajapintaa pitkin. Se on mahdollista, jos käytössä olevasta palkka- ja matkalaskujärjestelmästä on rakennettu sähköinen yhteys tulorekisteriin. Tietojen ilmoittaminen automaattisesti teknisen rajapinnan kautta helpottaa tietojen lähettämistä ja vähentää manuaalista työtä. Rajapinta edellyttää varmenteen hankkimista 1.11.2018 alkaen. Rajapinnan onnistuneen käyttöönoton jälkeen tietojen ilmoittajan ei siis enää tarvitse erikseen kirjautua palveluun ja tunnistautua, sillä rajapinnan käytöstä on sovittu jo palvelua avattaessa. Lisätietoja saat palkkaohjelman toimittajalta ja tulorekisteri.fi-sivustolta.

Tulorekisterin sähköiseen asiointipalveluun sen sijaan kirjaudutaan jokaisella asiointikerralla erikseen sisään Suomi.fi-tunnistuksella. Yrityksen nimenkirjoitusoikeudellinen henkilö voi myös valtuuttaa esimerkiksi tilitoimiston ilmoittamaan tiedot puolestaan tulorekisteriin. Valtuutuksen voi tehdä syksystä 2018 lähtien Suomi.fi-valtuutuspalvelussa. Tulorekisterin käytössä on omat valtuuskoodit, jotka julkaistaan Suomi.fi-valtuuksissa syksyllä 2018. Vaihtoehtoina ovat roolit "Palkkatietojen ilmoittaminen" tai "Palkkatietojen katselu".

Tulorekisteriaikana Palkka.fi-palvelun kautta voi laskea palkkoja ja tehdä ilmoituksia. Palkka.fi- palveluun voi jo nyt kirjautua Suomi.fi- tunnuksilla. Katso-tunnukset poistuvat käytöstä tulorekisteriaikana. Poikkeuksena vain ulkomaiset yritykset ja henkilöt voivat asioida tulorekisterissä Katso-tunnisteella. 

Mitä tilitoimiston kannattaa asiakkaille kertoa tulorekisteristä?

Asiakkaille kannattaa kertoa, että tulorekisteri tulee jo ensi vuonna ja samalla ilmoittamisen sykli nopeutuu. Kannattaa myös varmistaa jo nyt, että nimenkirjoitusoikeudet ovat ajan tasalla.

Tilitoimisto voi myös suositella asiakkaalle, että tiedot annettaisiin mahdollisimman kattavasti joka palkanmaksun yhteydessä tulorekisteriin. Siten jälkikäteen tehtävä selvitystyö vähenee, ja ajassa taaksepäin tehtävät ja manuaaliset selvittelytyöt vähenevät.  Vaihtoehtoisesti tulorekisteriin voi ilmoittaa vain pakolliset, summatason tiedot. Tämä ilmoittamisen tarkkuus riittää eläkeyhtiöille. Ilmoitustapaa voi toki myöhemmin halutessaan myös vaihtaa.

Palkanmaksun ja tulorekisteri-ilmoituksen voi hoitaa myös käyttämällä esim. maksutonta Palkka.fi-palkanlaskentaohjelmaa, josta tiedot välittyvät suoraan tulorekisteriin. Tällöin tulorekisteriin ei tarvitse tehdä erillistä ilmoitusta.

Tulorekisteri.fi-sivuilta löytyy paljon yksityiskohtaisia ohjeita ja vastauksia niin yksityishenkilöille, yrityksille ja organisaatiolle, kuin ohjelmistokehittäjillekin. Kannatta tutustua ja tilata sivustolta tulorekisterin uutiskirje!

Lisätietoja:

Ilmarinen.fi/tulorekisteri kertoo perustietoa tulorekisteristä. Sivulta löytyy mm. Webinaaritallenteita.

Tulorekisteri.fi tarjoaa paljon yksityiskohtaista tietoa tulorekisteristä sekä webinaarimateriaalia.

Ilmarinen suosittelee verkkolaskun käyttöä tulorekisteriaikana. Lue lisää verkkolaskusta.