Försäkring av arbetstagare som åker utomlands

Ska du skicka ut en arbetstagare utomlands? Som arbetsgivare ansvarar du för arbetstagarnas pensionsskydd också när de arbetar utanför Finlands gränser. Så säkerställer du att arbetstagaren tjänar in pension även för sitt utlandsarbete.

Försäkra dina arbetstagare som åker utomlands

Ta hand om pensions- och socialförsäkringarna i god tid om du skickar en arbetstagare utomlands, oavsett om det handlar om ett tillfälligt eller permanent uppdrag. Kontrollera först vilket lands lagar som gäller och sedan teckna en pensionsförsäkring.

I vilket land ska arbetstagaren arbeta?

EU-länderna: Belgien, Bulgarien, Cypern, Danmark, Estland, Finland, Frankrike, Grekland, Irland, Italien, Kroatien, Lettland, Litauen, Luxemburg, Malta, Nederländerna, Polen, Portugal, Rumänien, Slovakien, Slovenien, Spanien, Sverige, Tjeckien, Tyskland, Ungern och Österrike. 

EES-länderna: Norge, Island och Liechtenstein.

Överenskommelse om social trygghet: Australien, Chile, Kanada, Kina, Korea, Quebec, USA, Israel och Indien.

Om du anställer en arbetstagare i ett EU- eller EES-land eller Schweiz ska du vanligen försäkra arbetstagaren i arbetslandet.

EU-länderna är Belgien, Bulgarien, Cypern, Danmark, Estland, Finland, Frankrike, Grekland, Irland, Italien, Kroatien, Lettland, Litauen, Luxemburg, Malta, Nederländerna, Polen, Portugal, Rumänien, Slovakien, Slovenien, Spanien, Sverige, Tjeckien, Tyskland, Ungern och Österrike. 

EES-länderna är Norge, Island och Liechtenstein. 

EU-förordningen om social trygghet har särskilda bestämmelser om försäkring av bland annat 

  • utsända arbetstagare, vars utlandsuppdrag pågår i högst 24 månader 
  • personer som arbetar i flera länder 
  • flygpersonal 
  • offentligt anställda 
  • sjömän. 

På arbetstagare och företagare som flyttar inom EU- och EES-länderna samt Schweiz tillämpas förordningen 883/2004 och genomförandeförordningen 987/2009.  

Utsända arbetstagare 

När du sänder ut en arbetstagare utomlands tillfälligt räknas arbetstagaren som en så kallad utsänd arbetstagare.

Din arbetstagare uppfyller kriterierna för utsända arbetstagare om arbetslandet är ett EU- eller EES-land eller Schweiz, och om

  • utlandsuppdraget pågår i högst 24 månader, eller med dispens upp till fem år.  
  • personen innan utlandsarbetet har omfattats av den sociala tryggheten i Finland i minst en månad på grund av arbete eller boende.  
  • arbetsförhållandet med ditt företag, dvs. en finsk arbetsgivare kvarstår under utlandsuppdraget.
  • Du kan även anställa en arbetstagare specifikt för utsändning, varvid personen inte behöver ha anställning före utsändningen. 

Ansök om socialförsäkringsintyg, dvs. A1-intyg, åt din utsända arbetstagare hos Pensionsskyddscentralen. Intyget visar att arbetstagaren omfattas av pensionsskyddet och andra socialförsäkringar i Finland. Intyget anger även hur länge försäkringarna i Finland gäller. Ansök om intyget i god tid innan din arbetstagare ska åka utomlands. Ansök om intyget även om utlandsarbetet bara omfattar några dagar.  

Vid positivt beslut skickar Pensionsskyddscentralen A1-intyget till arbetsgivaren och arbetstagaren. Pensionsskyddscentralen informerar dessutom arbetsgivarens pensionsförsäkringsbolag samt FPA och myndigheterna i arbetslandet om intyget. Utifrån intyget fattar FPA separat beslut om arbetstagarens rätt till bosättningsbaserad social trygghet och skickar vid behov ett europeiskt sjukvårdskort. 

Enklast ansöker du om A1-intyg via Pensionsskyddscentralens elektroniska ansökningstjänst.

Teckna därefter ett utstationeringsavtal med din arbetstagare. Anteckna även försäkringslönen, det vill säga lönen som betalas ut till din arbetstagare under utlandsarbetet. Anmäl försäkringslönen till inkomstregistret.

Exempel: Du representerar en finländsk arbetsgivare och din arbetstagare omfattas av den sociala tryggheten i Finland. Du sänder ut arbetstagaren för att arbeta i Estland i ett års tid. För att socialförsäkringarna ska fortsätta gälla i Finland behöver du ansöka om ett A1-intyg hos Pensionsskyddscentralen. Teckna ett utstationeringsavtal med arbetstagaren och ange försäkringslönen i avtalet. Anmäl försäkringslönen till inkomstregistret. 

Arbete i flera EU-/EES-länder eller Schweiz 

Arbetstagaren kan bara omfattas av den sociala tryggheten i ett land åt gången, även om personen arbetar i flera EU- eller EES-länder. Personer som arbetar i flera EU-/EES-länder eller Schweiz ska anmäla detta till myndigheterna i bosättningslandet, dvs. i Finland till Pensionsskyddscentralen. Vilken lagstiftning som gäller avgörs av bosättningslandet. A1-intyget beviljas av det lands vars lagstiftning tillämpas enligt bosättningslandets beslut.

Ta hand om arbetstagarens pensionsskydd i bosättningslandet om en väsentlig del av arbetet utförs i bosättningslandet. Med väsentlig del avses minst 25 procent. Vad som är en väsentlig del beror även på arbetstagarens arbetstid eller lön, eller båda två.

Teckna en pensionsförsäkring åt din arbetstagare i landet där företaget har sitt säte om arbetstagaren inte utför en väsentlig del av arbetet i bosättningslandet och bara har en arbetsgivare, eller om samtliga arbetsgivare är från samma land. Om det finns flera arbetsgivare med säte i arbetstagarens bosättningsland och en med säte i något annat land, ska socialförsäkringar tecknas i det land där det utländska företaget har sitt säte.

Om din arbetstagare förutom bosättningslandet arbetar i flera andra länder för olika arbetsgivare ska försäkringarna tecknas i bosättningslandet.

Nedanstående figur hjälper dig att se vilket lands lagar du ska sköta pensionsskyddet efter.

Finland har så kallade bilaterala avtal om social trygghet med ett antal länder utanför EU. Om du anställer en arbetstagare i ett av dessa så kallade avtalsländer ska du vanligen försäkra arbetstagaren enligt lagarna i arbetslandet.  
 
Innehållet i överenskommelserna med olika länder varierar, liksom giltighetstiderna för socialförsäkringsintygen. Förmånerna som din arbetstagare får är inte nödvändigtvis lika omfattande som i EU-/EES-länderna eller Schweiz.  

Finland har bilaterala överenskommelser om social trygghet med Australien, Chile, Kanada, Kina, Korea, Quebec, USA, Israel och Indien.  

Om du sänder ut arbetstagare till ett avtalsland räknas de som utsända arbetstagare om  

  • arbetet utomlands är tillfälligt 
  • arbetstagaren vid utsändningen omfattas av den sociala tryggheten i Finland 
  • du som arbetsgivare normalt bedriver verksamhet i Finland 
  • din arbetstagare arbetar för dig eller för en arbetstagare knuten till dig. 

Om din arbetstagare är en utsänd arbetstagare, ansök om ett socialförsäkringsintyg från Pensionsskyddscentralen. Intyget visar vilket lands socialförsäkringar din arbetstagare omfattas av och under hur lång tid.

Ansök om socialförsäkringsintyg via Pensionsskyddscentralens elektroniska tjänst (etk.fi) >

Mer information om innehållet i överenskommelse om social trygghet på Telp.fi (telp.fi) >

Om du som finländsk arbetsgivare sänder ut en arbetstagare till ett land som Finland saknar överenskommelse om social trygghet med omfattas arbetstagaren av pensionsskyddet i Finland så länge som arbetstagaren arbetar för dig, det vill säga arbetsgivaren som sänt ut honom eller henne. Du sköter pensionsskyddet genom att teckna en pensionsförsäkring åt arbetstagaren, det vill säga en ArPL-försäkring. Teckna en försäkring oavsett arbetstagarens nationalitet.  

Försäkra dina arbetstagare enligt ArPL om  

  • du är en finländsk arbetsgivare 
  • du har skickat ut arbetstagaren från Finland 
  • din arbetstagare på grund av bosättning eller arbete omfattas av den sociala tryggheten i Finland.  

Arbetstagaren behöver inte vara anställd vid utsändningstidpunkten, utan du kan anställa arbetstagaren specifikt för att bli utsänd utomlands. Anställningsförhållandet mellan dig och arbetstagaren måste dock fortgå under hela utlandsuppdraget.

Om du sänder ut en arbetstagare till ett icke-avtalsland är det möjligt att du även behöver försäkra arbetstagaren enligt lagstiftningen i arbetslandet. Begär vid behov ett så kallat ”To whom it may concern”-utlåtande av Ilmarinen som bevis på att arbetstagaren omfattas av det finska arbetspensionssystemet. Med ett sådant utlåtande kan man i vissa länder undvika dubbla pensionsförsäkringsavgifter.

Om du sänder ut en arbetstagare till ett icke-avtalsland behöver du meddela FPA om när uppdraget börjar och slutar samt om eventuella förändringar. Utsända arbetstagare ska även själva göra motsvarade anmälningar för sin egen och sin familjs del för att omfattas av den sociala tryggheten i Finland under sin tid utomlands. FPA avgör om arbetstagaren har rätt till FPA:s förmåner och finska socialförmåner under tiden i utlandet.

Mer information för arbetsgivare finns på FPA:s sidor om internationellt arbete (kela.fi) >

Exempel: Du sänder ut en arbetstagare med familj till Singapore i tre års tid. Du och din arbetstagare ska kontakta FPA om att omfattas av den sociala tryggheten i Finland. Som arbetsgivare ska du kontrollera vilka socialförsäkringsavgifter du behöver betala enligt lokal lagstiftning. Du kan även begära ett ”To whom it may concern”-utlåtande från Ilmarinen om att din arbetstagare har ArPL-försäkring hos oss. Det är möjligt att utlåtandet befriar dig från pensionsförsäkringsavgifter i Singapore. Kom överens om försäkringslönen med din arbetstagare och anteckna den i utstationeringsavtalet. Anmäl försäkringslönen till inkomstregistret. 

Försäkringslön

Under utsändningen betalar du ArPL-avgifter enligt försäkringslönen. På motsvarande sätt tjänar din arbetstagare in pension enligt försäkringslönen i stället för utifrån sina faktiska löneinkomster.

Med försäkringslön avses den lön som din arbetstagare skulle få för motsvarande arbete i Finland. Försäkringslönen bygger alltid på lönenivåerna i Finland och påverkas inte av det faktiska lönebeloppet.

Kom överens om försäkringslönen med din arbetstagare innan ni upprättar ett utstationeringsavtal. Avtala alltid skriftligen om försäkringslönen och anteckna den åtminstone i utstationeringsavtalet. Tänk på följande saker när ni kommer överens om försäkringslönen:

  • Försäkringslönen motsvarar den bruttolön som arbetstagaren skulle få för motsvarande arbete i Finland. Försäkringslönen kan vara större eller mindre än den lön som faktiskt betalas ut. 
  • Arbetsgivaren och arbetstagaren kan inte fritt komma överens om försäkringslönen. 
  • Lönen som betalas ut i arbetslandet spelar ingen roll. 
  • Inkludera även eventuella naturaförmåner i försäkringslönen som arbetstagaren skulle få vid motsvarande arbete i Finland.
  • Inkludera bonusar i försäkringslönen från första början om sådana ingår i motsvarande arbete i Finland. 
  • Beakta även en eventuellt längre arbetstid utomlands än den normala arbetstiden i Finland eller om arbetet utomlands kräver särskilda kunskaper och färdigheter.  
  • Kom alltid överens om försäkringslönen skriftligen och ange den i exempelvis utstationeringsavtalet.
  • Försäkringslönen gäller arbete försäkrat enligt ArPL oavsett var arbetet utförs. 

Du behöver inte fastställa någon försäkringslön för korta utlandsuppdrag på mindre än ett halvår, om

  • uppgifterna din arbetstagare arbetar med utomlands motsvarar dem i Finland vid avresetidpunkten  
  • din arbetstagares lön även fortsättningsvis betalas ut från Finland
  • ni inte har kommit överens om någon separat lön undutsändningen. 

Din arbetstagares pensionsavgift fastställs utifrån försäkringslönen – inte från den lön som betalas ut. Innehåll arbetstagarens avgiftsdel även om du tecknat en frivillig ArPL-försäkring.  

Mer information om försäkringslön finns på Telp.fi >

Frivillig ArPL-försäkring

En överföring till ett annat land kan försämra arbetstagarens pensionsskydd. Som finländsk arbetsgivare kan du komplettera pensionsskyddet med en frivillig ArPL-försäkring. Det kan du göra om din arbetstagare omfattades av den sociala tryggheten i Finland när arbetsförhållandet inleddes.

Du kan teckna en frivillig ArPL-försäkring i följande situationer: 

  • Du sänder ut en arbetstagare utomlands för att arbeta för företagets utländska koncern- eller intressebolag, även om arbetsförhållandet med dig som finländsk arbetsgivare inte kvarstår.  
  • Den utsända arbetstagaren övergår till företagets utländska koncern- eller intressebolag (s.k. lokalisering), eller ett annat finskt företag eller dess koncern- eller intressebolag.  
  • Du anställer en arbetstagare utomlands direkt till ett finländskt företag eller dess koncern- eller intressebolag (s.k. lokalt anställd).  
  • Arbetstagaren måste ha omfattats av den sociala tryggheten i Finland utan avbrott när du tecknar en frivillig ArPL-försäkring. 
  • Du kan teckna en frivillig ArPL-försäkring retroaktivt för högst sex månader. 

Försäkringsavgiften för frivilliga ArPL-försäkringar och pensionstillväxten för arbetstagaren bygger på försäkringslönen. Avgiften beräknas på samma sätt som för en obligatorisk ArPL-försäkring. Innehåll arbetstagarens avgiftsdel på vanligt sätt och betala hela avgiften till oss. Anmäl försäkringslönen till inkomstregistret.

Om du vill teckna en frivillig ArPL-försäkring åt en arbetstagare som arbetar utomlands, ring vår försäljningstjänst på 010 284 2385.