Tarkistuslista työpaikalle palaamiseen koronapandemian väistyessä

Mitä tulisi huomioida, kun pandemian jälkeen pääsemme palaamaan takaisin työpaikoille? Kokosimme tarkistuslistan – lue vinkit!

Keväällä 2020 moni työntekijä siirtyi täysin uudenlaiseen tapaan työskennellä. Sellaisissa tehtävissä, joissa etätyö on mahdollista, siirryttiin toimistoilta kotiin ja kesämökeille työskentelemään. Monissa työpaikoissa tähän ei ollut mahdollisuutta, mutta työpaikalla asiat piti järjestellä niin, että sekä työntekijöiden että asiakkaiden tartuntariski saatiin mahdollisimman hyvin hallintaan. Osa työpaikoista joutui merkittävästi supistamaan toimintaansa, lomauttamaan tai laittamaan lapun luukulle ainakin määräajaksi.

Monessa yrityksessä arvioidaan lähiaikoina syksyn työhönpaluun käytäntöjä. Tartuntatilanteen mukaan rajoitusten salliessa on aika lähteä purkamaan pakon edessä tehtyjä käytäntöjä ja palata jonkinlaiseen uuteen normaaliin. Mitä tulisi huomioida työn järjestämisessä? Mitä hyviä käytäntöjä olemme kuluneen vuoden aikana oppineet? Mitä haluamme jatkaa ja mitä kohti mennään?

Olemme koonneet tähän tarkistuslistan huomioistavista asioita.

1. Työnantajan vastuulla on työturvallisuuslain perusteella huolehtia tartuntariskin minimoimisesta työssä. Seuraa ja noudata asiantuntijoiden ja viranomaisten ohjeistuksia tartuntariskin minimoimiseksi. Varmista, että työpaikalla on selkeät ohjeistukset ja riittävästi tarvittavia välineitä ohjeistusten ja suositusten noudattamiseksi. Ajantasaiset ohjeet, määräykset ja suositukset löydät täältä:
   1. Sosiaali- ja terveysministeriön antamat viranomaisohjeet ja päätökset koronavirustilanteessa. 
   2. Aluehallintoviraston vastauksia usein kysyttyihin kysymyksiin koronaviruksesta
   3. Työterveyslaitoksen toimintaohje työnantajille koronavirusepidemiaan varautumiseksi 
2. Varmista, että olet huomioinut kohdan 1. riittävän hyvin.

Sitten asiaan:

3. Huomioi, että nyt ollaan täysin uuden tilanteen äärellä. Älä luota siihen, että voit vain esimerkiksi purkaa etätyösuositukset tai luopua turvaväleistä, suojaplekseistä ja kasvomaskeista, ja toivoa parasta. Paluuta suoraan entisiin toimintatapoihin ei ole.
4. Varmista, että henkilöstön osaaminen on ajan tasalla. Erityisesti, jos henkilöstö on ollut pitkään lomautettuna tai työskennellyt poikkeusolojen ajan muunlaisissa tehtävissä. Huolehdi riittävästä koulutuksesta ja perehdyttämisestä.
5. Tutustukaa toisiinne uudelleen. Jos etätyötä on jatkunut pitkään, kannattaa varata aikaa vuorovaikutuksen ja luottamuksen uudelleenrakentumiselle. Miettikää, mikä tekee teistä teidät ja mitä haluatte vahvistaa.
6. Huomioi ne työntekijät, jotka ovat aloittaneet organisaatiossasi poikkeusolojen aikana. Heillä ei ole muistikuvaa siitä, miten juuri tässä työpaikassa toimittiin ennen koronapandemiaa.
7. Älä tee oletuksia etätyön toimivuudesta tai toimimattomuudesta sen perusteella, miten toimivaksi olet sen itse kokenut. Selvitä hyvissä ajoin henkilöstön näkemykset, toiveet ja odotukset työpaikalle palaamiseen. Jos olet tehnyt asiasta selvityksen tai henkilöstökyselyn esimerkiksi viime syksynä, tarkista ollaanko edelleen samaa mieltä.
8. Suunnittele työpaikalle palaaminen yhdessä henkilöstön kanssa. Tähtää oikeudenmukaisuuteen. Vaikka ohjeistukset olisivat kuinka hyviä ja käytännöt tasapuolisia, ne koetaan epäreiluina, jos tuntuu ettei omaa mielipidettä ole kuunneltu. Tasapuolinen ja oikeudenmukainen kohtelu tarkoittaa useimmiten myös sitä, etteivät kaikki ole täysin tyytyväisiä tehtyihin ratkaisuihin.
9. Kaikkien työntekijöiden palaaminen toimiston työpisteille ei ole itseisarvo. Pohdinta kannattaa aloittaa siitä, miten saatte työnteon mahdollisimman sujuvaksi. Miten jatkossa toteutuu monipaikkainen työskentely?
10. Sopikaa yhteiset pelisäännöt sille, mitkä asiat täytyy tai kannattaa tehdä paikan päällä. Jos aiemmin on tarvittu sopimista siitä, minkä voi tehdä etänä, täytyy nyt sopia, mitä täytyy tehdä paikan päällä.
11. Työskentelykulttuuri ei rakennu hetkessä tai kertapäätöksellä. Sopikaa selkeästi siitä, mistä lähdette liikkeelle ja milloin toimenpiteiden toimivuutta arvioidaan. Muuttakaa suuntaa tarvittaessa. Voi hyvin olla, että muutaman kuukauden jälkeen esim. etä- ja lähityön käytäntöjä on tarpeen arvioida uudelleen.

Katso myös Simo Levannon vinkkiviode toimistolle palaamisesta!

Lue lisää

• Ilmarisen paluu tulevaisuuteen eli korona-exit
• Katja Atsarin blogi: Exit koronasta -suunnitelma työpaikoille – oikeastiko?