Korona ei meitä lannista – Ota ilmarislaisten etätyövinkit haltuun!

Korona-ajan vaatima etätyöskentely on hiljentänyt toimistot. Kotona monella on sitäkin vilkkaampaa. Vanhempien etäpalaverien äänet kaikuvat, lapset ovat vallanneet olohuoneen leikeilleen ja läksyilleen, ja keskittymistä vaativille töillekin pitäisi löytää joku hiljainen nurkka. Myös normaalien arkipäivien ulkoistettu ruokapalvelu vaatii kotitoimistolla suunnittelua ja tekemistä.

– Arki ja työn tekeminen on asettunut koronaviruksen myötä aivan uusiin uomiin. Nyt poikkeusoloissa on erityisen tärkeää pysyä ajan tasalla mitä henkilöstölle kuuluu. Teimme maaliskuun lopussa Ilmarisessa etätyökyselyn, jolla kartoitimme, miten henkilöstö on pärjännyt äkillisen muutoksen keskellä. Kyselimme tiimityöskentelystä etänä sekä arjen sovittamisesta yhteen etätyön kanssa. Pyysimme myös ideoita etätiimityön kehittämiseen sekä käytännön vinkkejä arkeen. Kysely vahvisti käsitystä siitä, että nopea siirtyminen etätyöhön onnistui hyvin, koostaa Ilmarisen henkilöstöjohtaja Sami Ärilä etätyökyselyn tuloksia.

– Avopalautteissa nousivat esille ergonomiaongelmat, työn rytmittäminen ja yksinäisyys. Monet olivat kuitenkin tyytyväisiä, koska työmatkoihin kuluvan ajan voi käyttää muuhun. Arjen ja etätyön yhteensovittaminen onnistuu pääsääntöisesti hyvin. Kyselystä saimme myös ilmarislaisten omia käytännön vinkkejä työn tauottamiseen ja liikuntaan.

Siirtyminen etätöihin sujui mutkattomasti

Ilmarisessa etätyöskentely on tuttua jo vuosien kokemuksella. Suuri osa työntekijöistä on tehnyt etätyötä säännöllisesti useana päivänä viikossa. Epäsäännöllisesti silloin tällöin etätyötä tekee lähes jokainen.

– Etätyöskentelyn tuttuus teki koronapandemian aiheuttamasta laajemmasta etätyöskentelyyn siirtymisestä kaiken kaikkiaan aika helppoa. Työvälineet, etätyön mahdollistavat it-ratkaisut ja erilaisten etätyökalujen osaaminen mahdollistivat työskentelyn jatkumisen ilman sen kummempaa takeltelua. Kaikki etätyöskentelyn mahdollisuudet eivät olleet jokaiselle ilmarislaiselle perin pohjin tuttuja, mutta olemme venyneet hienoon digiloikkaan. Hyödynnämme sujuvasti pilvipalveluita, työskentelemme ja jaamme tietoa Teams-työryhmissä, pidämme etäpalavereja ja juomme etäkahveja, Sami Ärilä kertoo.

Työskentelyä tuunataan tarpeen mukaan

Siirtyminen etäarkeen oli niin nopea, että monia asioita on pitänyt hioa myös matkan varrella. Oleellista on, että tieto uusista toimintatavoista ja parhaista käytännöistä on kaikkien saatavilla ja aina ajan tasalla.

Kun koti on täynnä eri-ikäisiä ihmisiä pikkulapsista alkaen, helpotamme Ilmarisessa etätyötä erilaisilla joustavan työajan käytännöillä. Perheen aikuiset voivat esimerkiksi keskenään vuorotella lastenhoitoa vaikkapa aamu- ja iltavuorona ja tehdä työnsä sen mukaan aikaisin aamulla tai myöhemmin illalla. Hyödyntää voi myös kertyneitä saldotunteja ja lomapäiviä tai pitää osapäivälomaa.

Tiimeissä sovitaan esimiehen johdolla töiden jaosta sen mukaan, minkä tyyppisiä tehtäviä kukin voi etänä tehdä. Toisaalta vaikkapa lasten äänten kuuluminen puheluiden taustalla ei tässä tilanteessa ole ongelma.

Myös perehdytys sujuu etänä

Pohdittavana on ollut myös uusien työntekijöiden perehdyttäminen. Sekin on kertyneiden kokemusten mukaan onnistunut hyvin etänä. Hyvä perehdytyssuunnitelma auttaa.

Uusi työntekijä käy sovitusti hakemassa työvälineensä ja kulkukorttinsa toimitalolta. Perehdytysohjelma työnantajaesittelyineen ja käytännön työohjeineen käydään läpi etäpalaverissa. Perehdytystä ovat helpottaneet jo aiemmin digitaaliseen muotoon tehdyt verkko-oppimismateriaalit ja -koulutukset. Lisäksi tässä tilanteessa on otettu osana perehdytystä käyttöön muuhun tarkoitukseen aiemmin laadittuja sisäisiä ja ulkoisia valmennusmateriaaleja. Kaiken tämän lisäksi vaaditaan aina luonnollisesti myös omaa opiskelua ja omatoimista tutustumista intran loputtomiin tietovarastoihin.

Haasteellisinta on perehdyttäjien mielestä se, ettei tulijalle välttämättä pysty samalla tavalla antamaan vinkkejä työn lomassa kuten normaaliolosuhteissa. Ja eihän työkavereihin tutustuminen etänä tietenkään ole sama asia kuin kasvokkain kohdatessa.

Mitä voin itse tehdä työpäiväni parantamiseksi?

– Vastuu omasta hyvinvoinnista ja työpäivän järkevästä suunnittelusta kotitoimistolla on toimistotyöskentelyä enemmän omalla vastuulla. Miten muokkaan työpisteeni, miten rytmitän päiväni, miten teen eron työpäivän loppumisen ja vapaa-ajan välillä ja kaikki muut tärkeät kysymykset pitää ratkaista uudella tavalla, toteaa Sami Ärilä.

– Tämän pohdinnan tueksi annamme ilmarislaisille monenlaista tietoa, ideoita ja linkkivinkkejä. Ja monia hyviksi koettuja vinkkejä kertyi myös henkilöstön etätyökyselystä.

Etätyöskentelystä voi tehdä ergonomisempaa, vaikka kotoa ei löytyisikään oikeaoppista työpistettä. Kannattaa käyttää luovuutta ja vaihdella paikkaa, käyttää vaikkapa pahvilaatikoita tai kirjoja läppärin korkeuden säätämiseksi ja vaihdella myös tuolia.

Sopivan rytmin löytäminen etäpäiviin ei ole välttämättä helppoa, ja päivä voi olla hyvin sirpaleinen. Joillakin taas työskentelyrupeamat kotona voivat olla sujuvampia ja tehokkaampia kuin toimistolla, mutta niin intensiivisiä, että työn tauottaminen unohtuu. Kalenteriin etukäteen merkityt venyttely- ja hengähdystuokiot auttavat muistamaan säännöllisen virkistäytymisen työpäivän mittaan.

Kävelykokoukset kannattaa myös ottaa käyttöön. Nyt ei mennä porukalla kävelylle, mutta palaverit voi hoitaa sopimalla kaikille yhteisen lenkkiajan ja liittymällä kännykällä Teams-palaveriin.

Tiedonkulun on toimittava

Etätöissä sujuvan tiedonkulun ja viestinnän merkitys on suuri. Tähän on Ilmarisessa panostettu. Koronatoimia koordinoi ryhmä, jossa on edustus eri puolilta organisaatiota. Koronakysymyksille on perustettu oma sähköpostilaatikko ja sinne tuleviin kysymyksiin etsitään ratkaisut ja vastataan päivittäin.

Koronatoimista uutisoidaan intrassa lähes päivittäin. Niin ikään intrasta löytyvä päivittyvä Q&A koostaa kysymyksiä ja vastauksia etätyöstä sekä koronaan liittyvistä muista toimintatavoista. Ilmarislaisten omia vinkkejä etätyöhön voivat kaikki jakaa Teamsissa. Etäinfoja järjestetään säännöllisesti.

Esimiehet saavat myös tiiviisti pandemia-ajan johtamiseen liittyvää tietoa mm. omassa Teams-ryhmässään, viikkoviesteissä ja etäkoulutuksissa.

Työyhteisö on tärkeä etänäkin

Työyhteisön ja esimiehen pitää olla läsnä myös etätöissä. Työkavereiden kohtaaminen on tärkeää – muutenkin kuin työpalavereissa.

– On oleellista huolehtia kaiken teknisen, ergonomisen ja työtehtävien sujuvuuden lisäksi myös yhteisöllisyydestä ja työkaverien etäseurasta. Virtuaaliset aamukahvittelut tai yhdessä pidetyt lounastauot tarjoavat tilaisuuden vapaamuotoiseen jutusteluun ja kuulumisten vaihtoon. Yhdessä hulluttelu ja nauraminen antaa energiaa ja hyvää mieltä koko päiväksi. Tiimin ja esimiehen tuki luo uskoa siihen, että pärjäämme yhdessä tässäkin koettelemuksessa, Ärilä painottaa.  

Hyödynnä Työvire-kyselyä etäjohtamisen tukena

Ilmarisessa henkilöstön virettä tutkitaan normaalitahdilla kahden kuukauden välein. Saamme työvirekyselystä ajankohtaiset tilannekatsaukset ja iloihin ja huoliin voidaan reagoida ripeästi. Pulssitulokset ovat hyvä tilaisuus keskusteluun ja numerojen takana olevien asioiden ja ajatusten jakamiseen.

Ilmarisen asiakkailleen tarjoamat työkalut auttavat pysymän ajan tasalla henkilöstön vireestä. Työvire-kysely on helppo ja nopea tapa mitata työyhteisön virettä ja työkykyä esimerkiksi muutostilanteissa. Kyselyä voi hyödyntää haluamassaan syklissä. Mukaan voi lisätä myös omia kysymyksiä ja kartoittaa esimerkiksi, miten työskentely etätöissä sujuu ja millaista tukea henkilöstö kaipaa uudessa tilanteessa.

• Ota Työvire-kysely käyttöösi

Lue myös:

• Etätyö haastaa itsensä johtamisen taitoja – huolehdi hyvinvoinnistasi
• Koronakriisissä työyhteisö tuo valoa, toivoa ja osaamista 
• Pikakurssi etäjohtamiseen